Semnătura digitală: „cheia” tranzacțiilor electronice sigure și rapide

VHO - Semnăturile digitale înlocuiesc treptat semnăturile tradiționale în era digitală, ajutând persoanele fizice și companiile să efectueze tranzacții în siguranță, să economisească costuri și să beneficieze de transparență juridică.

Semnătura digitală este o soluție de autentificare și semnare a documentelor electronice folosind criptarea, permițând identificarea semnatarului, asigurând integritatea datelor și nerepudierea după semnare. În Vietnam, semnătura digitală a devenit un instrument esențial pentru companii și persoane fizice în tranzacțiile electronice: declararea impozitelor, emiterea facturilor electronice, semnarea contractelor, transmiterea înregistrărilor administrative, tranzacțiile bancare etc. Acest articol prezintă clar conceptul, tipurile de semnătură digitală, utilitățile practice, metodele de înregistrare, costurile, notele de siguranță și recomandările pentru companii și persoane fizice.

Ilustrare.

Ce este o semnătură digitală și care este valoarea sa juridică?

O semnătură digitală este o valoare electronică asociată datelor electronice (text, fișiere, facturi etc.), creată folosind un algoritm de criptare cu cheie publică (PKI). Atunci când un document este semnat digital, sistemul creează o pereche de chei (cheie publică și cheie privată). Cheia privată este păstrată secretă de către semnatar pentru a crea semnătura; cheia publică este utilizată pentru a verifica semnătura și a autentifica originea și integritatea documentului.

Din punct de vedere legal, semnăturile digitale au aceeași valoare de autentificare ca semnăturile și sigiliile olografe în multe tipuri de tranzacții electronice, conform reglementărilor actuale: semnarea documentelor, contractelor, înregistrărilor electronice; sunt mijloace obligatorii/acceptate în multe proceduri fiscale, vamale, declarații, facturi electronice, servicii publice online. Prin urmare, semnăturile digitale ajută părțile care efectuează tranzacții să aibă o bază pentru a dovedi originea și pentru a evita disputele privind semnăturile.

Tipuri comune de semnături digitale

Semnătură digitală atașată dispozitivului (token/USB): cheia privată este stocată în dispozitivul USB cu token; la semnare, trebuie să introduceți token-ul în dispozitiv și să introduceți codul PIN.

Semnătură digitală SIM PKI (semnătură digitală pe cartela SIM a telefonului): cheie privată stocată în cartela SIM a abonatului mobil; convenabilă pentru semnarea pe telefon.

Semnătură digitală în cloud / semnătură digitală electronică (semnătură electronică pe platformă cloud): cheia privată este păstrată de furnizor într-un mediu securizat (HSM). Utilizatorul semnează folosind autentificarea multi-factor (parolă + OTP/cod biometric). Această formă este din ce în ce mai populară datorită confortului său, permițând semnarea rapidă pe web/mobil.

Semnături digitale specializate/ale unor terți: furnizate de furnizori de servicii de certificare a semnăturilor digitale cu servicii de gestionare și integrare pentru companii.

Aplicații practice — unde vă pot ajuta semnăturile digitale?

Declarați impozite, trimiteți declarații electronice, consultați și semnați declarații la autoritățile fiscale.

Emiterea și semnarea facturilor electronice (obligatorie pentru multe companii).

Semnarea de contracte electronice, documente administrative, rapoarte, contracte de muncă, contracte de vânzare-cumpărare.

Tranzacții cu agențiile statului (servicii publice online), înregistrarea afacerilor, depunerea documentelor de licitație, proceduri vamale.

Tranzacții bancare electronice: autentificarea tranzacțiilor, aprobarea tranzacțiilor mari, semnarea electronică a documentelor.

Guvernanță corporativă internă: semnarea și aprobarea procedurilor, aprobarea cheltuielilor, documente contabile, stocarea documentelor electronice valabile din punct de vedere legal.

Beneficii remarcabile ale semnăturii digitale

Economisiți timp: semnați - schimbați - aprobați direct pe platforma electronică, fără a fi nevoie să imprimați sau să livrați.

Economii de costuri: reduceți costurile de imprimare, depozitare, transport și gestionare a documentelor pe hârtie.

Accelerarea tranzacțiilor, comerțul electronic: extinderea capacităților de semnare la distanță, facilitarea tranzacțiilor transfrontaliere.

Securitate și legalitate: asigură integritatea datelor, autentifică semnatarii; documentele semnate digital pot servi drept martori în litigii.

Ecologic: reduceți consumul de hârtie, economisiți resurse.

Integrare automată: ușor de conectat cu ERP, CRM, software de contabilitate, sisteme de facturare electronică.

Cum se înregistrează, se emite și se utilizează semnăturile digitale (prezentare generală)

Alegeți un furnizor de servicii de certificare a semnăturilor digitale cu reputație bună. În Vietnam, există mulți furnizori comerciali care oferă semnături digitale pentru companii și persoane fizice (servicii de tokenuri, SIM PKI, semnătură în cloud). Alegeți în funcție de nevoile dvs.: semnare pe computer (token USB), semnare pe telefon (SIM PKI) sau semnare multi-platformă (cloud).

Pregătiți documentele: documente legale (pentru companii) sau carte de identitate/CCCD/pașaport (pentru persoane fizice), informații despre reprezentant, scrisoare de autorizare (dacă este necesar).

Trimiteți cererea, verificați identitatea: direct la punctul de emitere sau prin procesul electronic KYC, dacă este acceptat de furnizor.

Primiți dispozitivul sau activați serviciul cloud: primiți token-ul USB sau activați cartela SIM/aplicația, primiți cheia și manualul de utilizare; configurați codul PIN/OTP.

Instalare software/driver: instalați driverul tokenului și software-ul de semnare sau conectați-vă la portalul de semnătură în cloud pentru a semna documente.

Semnarea și stocarea: semnarea documentelor prin metoda necesară; stocarea semnăturii digitale și/sau a fișierelor de certificare într-un sistem de stocare electronică pentru a asigura recuperarea acestora.

Cost de referință

Întreprindere: de obicei plătește o taxă de inițializare + o taxă anuală de abonament; pachetul poate include un token USB, o cartelă PKI pentru cartela SIM sau o semnătură în cloud. Prețul depinde de furnizor, de numărul de certificate necesare și de serviciile suplimentare (integrare, asistență).

Personal: abonamente mai ieftine disponibile; dacă se utilizează o cartelă SIM PKI, poate fi adăugată la factura de mobil; abonamente de semnătură în cloud disponibile per utilizator.

(Costurile reale variază în funcție de furnizor și de configurația serviciului; companiile ar trebui să compare mai mulți furnizori înainte de a se înscrie.)

Riscuri, limitări și măsuri de siguranță

Pierderea cheii private: Dacă token-ul USB este pierdut sau cartela SIM este deturnată, blocați imediat certificatul pentru a evita utilizarea abuzivă. Păstrați întotdeauna codul PIN și codul OTP în siguranță și nu partajați cheia privată.

Legalitatea depinde de conformitate: pentru ca un document semnat digital să fie recunoscut legal, procesul de emitere, autentificare și certificare trebuie să respecte standardele și reglementările aplicabile.

Notă de compatibilitate: unele sisteme administrative și bancare au propriile cerințe tehnice (formatul semnăturii, ora certificatului, standardul PKI). Înainte de achiziție, verificați compatibilitatea cu software-ul/sistemul pe care îl utilizați.

Întreținere și backup: pentru semnăturile în cloud, întrebați furnizorul despre planurile de backup, securitatea HSM și SLA; pentru token-urile USB, păstrați mai multe copii valide ale înregistrărilor emiterii (nu faceți backup la cheile private într-un loc nesigur).

Instruirea personalului: erorile de semnare (semnarea documentului greșit) pot cauza daune; sunt necesare îndrumări privind procedurile de semnare, arhivare și verificare.

Recomandări pentru companii și persoane fizice

Întreprinderi: evaluați nevoile de semnare (numărul de semnături/zi, semnarea pe dispozitive mobile sau desktop, integrarea sistemului), alegeți tipul de semnătură adecvat (token dacă este necesară securitate ridicată; cloud dacă este nevoie de confort și integrare API). Comparați cel puțin 3 furnizori în ceea ce privește securitatea, capacitățile de integrare, serviciile post-vânzare și prețul. Configurați procese interne (cine semnează, stochează, verifică).

Personal: Dacă semnați des contracte, declarați impozite sau efectuați tranzacții bancare, ar trebui să dețineți o semnătură digitală (PKI SIM sau cloud) pentru comoditate. Păstrați-vă PIN-ul/OTP-ul în siguranță și actualizați-vă parola în mod regulat.

Ambele: înainte de semnarea unui contract important, verificați din nou datele care urmează să fie semnate; păstrați originalul cu semnătura digitală într-un loc sigur; blocați imediat certificatul dacă există suspiciuni că este compromis.

Aspecte juridice și conformitate: atunci când aveți îndoieli cu privire la validitatea juridică într-un anumit caz (litigiu, tranzacție specială), consultați un expert juridic pentru a vă asigura că semnătura digitală și procesul pe care îl utilizați îndeplinesc cerințele de probă într-o instanță sau o autoritate competentă.

Încheia

Semnătura digitală este un instrument cheie în transformarea digitală, contribuind la optimizarea proceselor, reducerea costurilor și creșterea securității tranzacțiilor electronice. Odată cu dezvoltarea semnăturii în cloud și a SIM PKI, aplicarea semnăturii digitale este din ce în ce mai convenabilă, potrivită atât pentru întreprinderile mici și mijlocii, cât și pentru utilizatorii individuali. Cu toate acestea, pentru a maximiza beneficiile și a minimiza riscurile, este necesar să alegeți un furnizor de renume, să respectați procesul de emitere/certificare și să implementați un management intern strict.

Sursă: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html