Gestionarea facturilor de intrare: Responsabilitățile și drepturile gospodăriilor comerciale

Facturile de intrare sunt documente importante care ajută companiile să dovedească costuri valide, să determine originea mărfurilor și să îndeplinească obligațiile fiscale în conformitate cu reglementările.

În contextul înăspririi tot mai mari a politicilor fiscale și de facturare electronică, înțelegerea reglementărilor legale, a drepturilor și responsabilităților atunci când se utilizează facturi de intrare nu numai că ajută companiile să funcționeze transparent și legal, dar pune și bazele pentru trecerea la un mecanism de declarare și deducere fiscală în noua perioadă.

Gospodăriile comerciale trebuie să respecte obligațiile de gestionare a facturilor. Foto: Le Dong/VNA

Conform prevederilor Decretului 123/2020/ND-CP privind facturile și bonurile, facturile sunt documente contabile create de organizații și persoane fizice care vând bunuri și prestează servicii, care înregistrează informații privind vânzarea de bunuri și servicii, exprimate sub formă de facturi electronice sau facturi tipărite de autoritățile fiscale. Facturile de intrare sunt facturi pe care întreprinderile sau gospodăriile comerciale le primesc la achiziționarea de bunuri și servicii de la vânzător, având valoarea de a dovedi costuri valide, servind la contabilizare și deducere fiscală. În anumite cazuri speciale, este permisă întocmirea unei Liste de bunuri și servicii achiziționate în locul facturilor, cum ar fi achiziționarea de produse agricole și acvatice de la producători direcți, achiziționarea de resturi, produse artizanale, sol, rocă, nisip și pietriș extras manual sau bunuri de la gospodării și persoane fizice cu venituri sub pragul de impozitare.

În ceea ce privește subiectele de aplicare, Decretul 123/2020/ND-CP (modificat prin Decretul 70/2025/ND-CP) prevede că toate organizațiile și persoanele fizice care vând sau achiziționează bunuri și furnizează servicii, inclusiv gospodăriile și persoanele fizice care desfășoară activități de afaceri, sunt obligate să creeze, să gestioneze și să utilizeze facturi. La vânzarea de bunuri sau la furnizarea de servicii, vânzătorul trebuie să creeze o factură pe care să o înmâneze cumpărătorului, inclusiv în cazurile de bunuri promoționale, cadouri, consum intern sau plată în locul salariului. Factura trebuie creată la momentul corect al transferului de proprietate asupra bunurilor sau al finalizării serviciului, indiferent dacă plata a fost sau nu încasată.

Pentru exportul de mărfuri (inclusiv procesarea la export), momentul emiterii facturilor de comerț electronic, a facturilor electronice cu valoare adăugată sau a facturilor electronice de vânzare se stabilește de către vânzător, dar nu mai târziu de următoarea zi lucrătoare de la data vămuirii mărfurilor în conformitate cu legislația vamală.

Utilizarea facturilor aduce numeroase beneficii gospodăriilor de afaceri. Facturile de intrare ajută la dovedirea validității cheltuielilor, la identificarea clară a originii bunurilor, la protejarea drepturilor în tranzacții și la inspecțiile autorităților. Pentru gospodăriile de afaceri care plătesc impozite prin declarare sau prin metoda deducerii, facturile de intrare reprezintă, de asemenea, baza pentru deducerea taxei pe valoarea adăugată.

Cu toate acestea, gospodăriile agricole trebuie să respecte și obligația de a gestiona facturile. Deși gospodăriile contractante nu trebuie să implementeze regimul contabil, acestea trebuie să țină evidențe și documente care dovedesc originea bunurilor, în special atunci când solicită utilizarea facturilor individuale sau atunci când agenția de management efectuează inspecții. Pentru gospodăriile agricole care declară impozite, întocmirea și păstrarea facturilor și documentelor este obligatorie. Începând cu 1 ianuarie 2026, gospodăriile agricole cu venituri de 3 miliarde VND/an sau mai mult trebuie să implementeze integral regimul contabil, de facturare și de documente, conform legii.

Gospodăriile agricole cu venituri anuale de peste 200 de milioane până la 3 miliarde VND, dacă aleg să plătească impozitul conform metodei de deducere a TVA-ului atunci când respectă reglementările privind registrele contabile, facturile, documentele și se înregistrează voluntar pentru metoda de deducere (TVA la ieșire minus TVA deductibilă la intrare), trebuie să implementeze regimul contabil și să păstreze facturile la intrare.

Încălcările privind utilizarea facturilor de intrare, cum ar fi cumpărarea și vânzarea de facturi false, utilizarea facturilor ilegale, a facturilor care au fost întrerupte sau care nu corespund tranzacțiilor reale, vor fi tratate în conformitate cu Decretul nr. 125/2020/ND-CP privind reglementarea sancțiunilor administrative pentru încălcări ale taxelor și facturilor și Decretul nr. 102/2021/ND-CP de modificare a Decretelor privind sancțiunile administrative pentru încălcări în domeniile taxelor, facturilor, vămilor, asigurărilor, loteriilor...

În plus, gospodăriile comerciale care nu dețin facturi de intrare pentru a dovedi originea mărfurilor pot fi amendate în conformitate cu Decretul 98/2020/ND-CP privind sancțiunile administrative pentru încălcări în activitățile comerciale, producția, comercializarea mărfurilor contrafăcute și interzise și protejarea drepturilor consumatorilor (modificat prin Decretul 24/2025/ND-CP), cu amenzi cuprinse între 300.000 și 50 de milioane VND, în funcție de valoarea mărfurilor încălcate, și li se pot confisca sau distruge forțat bunurile încălcate.

Conform prevederilor Circularei 219/2013/TT-BTC privind Legea privind taxa pe valoarea adăugată, modificată prin clauza 10, articolul 1 din Circulara 26/2015/TT-BTC privind taxa pe valoarea adăugată, administrarea fiscală și modificarea unui număr de articole privind facturile pentru vânzarea de bunuri și prestarea de servicii, condițiile pentru deducerea taxei pe valoarea adăugată aferente intrărilor includ: deținerea unei facturi legale pentru bunurile și serviciile achiziționate și deținerea unui document de plată fără numerar pentru bunurile și serviciile cu o valoare de 20 de milioane VND sau mai mult. În lipsa unei facturi legale, unitatea comercială nu va putea deduce taxa pe valoarea adăugată aferentă intrărilor.

În special, gospodăriile de afaceri care plătesc impozit forfetar nu sunt obligate să țină evidențe contabile, dar trebuie să păstreze facturi, contracte și documente care dovedesc legalitatea bunurilor și serviciilor, în special atunci când operează la piețele de frontieră, la punctele de trecere a frontierei sau în zonele economice de frontieră. Între timp, gospodăriile de afaceri care declară impozite trebuie să respecte pe deplin regimurile contabile, de facturare și de documente conform legislației fiscale în vigoare.

Respectarea reglementărilor privind facturarea nu este doar o obligație, ci și o măsură de protejare a drepturilor persoanelor fizice implicate în afaceri, de asigurare a transparenței activităților comerciale, de prevenire a riscurilor juridice și de facilitare a tranziției către un model modern de gestionare a impozitelor.

Sursă: https://baotintuc.vn/kinh-te/quan-ly-hoa-don-dau-vao-trach-nhiem-va-quyen-loi-cua-ho-kinh-doanh-20251104130316084.htm