Как оптимизировать Outlook для более эффективного управления электронной почтой, чем в Gmail.

Освойте эти 10 советов по настройке Outlook, чтобы автоматически очищать входящие сообщения, блокировать отслеживание и использовать сочетания клавиш Gmail для повышения производительности.

Несмотря на то, что Gmail в настоящее время лидирует на рынке, Microsoft Outlook по-прежнему обладает множеством мощных функций, способных значительно оптимизировать рабочие процессы. Однако многие полезные инструменты в Outlook не включены по умолчанию, из-за чего пользователи упускают возможности превратить захламленный почтовый ящик в профессиональное рабочее пространство. Ниже приведены несколько важных советов, которые помогут улучшить управление электронной почтой.

Повысьте уровень конфиденциальности и заблокируйте отслеживание.

Компании часто используют скрытые «пиксели отслеживания» в электронных письмах, чтобы знать, когда вы их открываете. Чтобы защитить свою конфиденциальность в Outlook.com, перейдите в «Настройки» (значок шестеренки) > «Почта» > «Спам» . В разделе «Параметры безопасности » выберите «Блокировать вложения, изображения и ссылки от отправителей, не входящих в мой список надежных отправителей и доменов» . Это поможет предотвратить скрытое отслеживание и попытки фишинга.

Кроме того, вы можете перейти в «Почта» > «Макет» , чтобы отключить параметр «Не показывать изображения отправителя», а на вкладке «Обработка сообщений» снять флажок с опции отображения логотипов отправителей, связанных с покупками. Чтобы важные электронные письма не потерялись, добавьте доверенные адреса в список «Надежные отправители» в том же меню настроек.

Автоматически очищайте свой почтовый ящик с помощью функции «Очистка».

Функция «Очистка» — это мощный инструмент, который автоматизирует удаление писем от определенных отправителей. Например, вы можете настроить Outlook так, чтобы он сохранял только письма о банковских транзакциях за последние 10 дней и автоматически архивировал более старые письма.

Для этого выберите электронное письмо, перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Очистить» . Откроется окно с четырьмя основными вариантами обработки:

Этот интерфейс позволяет настроить функцию «Очистка» для автоматического перемещения или удаления электронных писем в соответствии с заданным правилом.

• Переместите все сообщения из папки «Входящие».
• Переместите все текущие и будущие сообщения.
• Сохраняйте только самые последние сообщения.
• Автоматическое перемещение сообщений старше 10 дней.

Ускорьте обработку с помощью жестов смахивания и сочетаний клавиш Gmail.

В мобильном приложении можно настроить жест смахивания влево или вправо для удаления, архивирования или пометки писем, перейдя в «Настройки» > «Электронная почта» > «Параметры смахивания» . Для пользователей компьютеров, знакомых с сочетаниями клавиш Google, Outlook позволяет переключиться на сочетания клавиш Gmail в разделе «Настройки» > «Общие» > «Специальные возможности» > «Сочетания клавиш» .

Одна из примечательных функций — «Быстрые действия». Этот инструмент позволяет объединять несколько действий в один клик, например, пометить письмо как прочитанное и переместить его в папку архива. Настроить это можно в разделе «Почта» > «Быстрые действия» .

Управление ИИ и дополнительными функциями.

Если вам нужна абсолютная защита данных и вы не хотите использовать Copilot AI, вы можете отключить эту функцию в разделе «Настройки» > «Copilot» . Кроме того, в разделе «Конфиденциальность и данные » следует отключить параметры сбора диагностических данных и анализа контента, чтобы Microsoft не собирала информацию из ваших электронных писем.

Наконец, включите функцию «Отменить отправку» в меню «Почта» > «Создать и ответить» . Вы можете установить тайм-аут до 30 секунд, чтобы иметь возможность отозвать ошибочно доставленные или отправленные некорректные письма до того, как они будут фактически отправлены.

Реклама

Источник: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html