Utfärdande av vägledande dokument om hantering av administrativa förfaranden inom området immateriella rättigheter som är decentraliserade och delegerade i enlighet med dekret nr 133/2025/ND-CP

Den 31 augusti utfärdade departementet för immaterialrätt - Ministeriet för vetenskap och teknik beslut nr 581/QD-SHTT om att offentliggöra dokumentet som vägleder samordningsmekanismen mellan departementet för immaterialrätt och specialiserade organ under folkkommittéerna i provinser och centralt styrda städer för hanteringen av administrativa förfaranden inom området immaterialrätt, vilka är decentraliserade och delegerade enligt dekret nr 133/2025/ND-CP.

1. Tillämpningsområde

Detta dokument ger vägledning om samordningsmekanismen mellan det nationella kontoret för immaterialrätt (NOIP) och specialiserade organ under folkkommittéerna i provinser och centralt styrda städer vid hanteringen av administrativa förfaranden (AP) inom området immateriella rättigheter (IP) som är decentraliserade och delegerade enligt dekret nr 133/2025/ND-CP daterat 12 juni 2025, som reglerar decentralisering och delegering inom området statlig förvaltning av ministeriet för vetenskap och teknik .

2. Tillämpliga ämnen

Detta dokument gäller för myndigheter, enheter och individer som deltar i hanteringen av administrativa förfaranden inom området immateriella rättigheter som är decentraliserade och delegerade i enlighet med regeringsdekret nr 133/2025/ND-CP daterat 12 juni 2025 om decentralisering och delegering inom området statlig förvaltning av ministeriet för vetenskap och teknik.

3. Allmänna principer för samordning

a) Säkerställa att administrativa förfaranden gällande immateriella rättigheter decentraliseras och delegeras smidigt, i enlighet med föreskrifter och utan avbrott.

b) Skapa maximal bekvämlighet för människor och företag vid implementering av administrativa förfaranden gällande immateriella rättigheter på lokal nivå.

c) Säkerställa att information och data om immateriella rättigheter delas fullständigt, konsekvent, snabbt och säkert; i tjänst för ledning, statistik och verksamhet, samtidigt som transparens och ansvarsskyldighet förbättras.

d) Stärka tillämpningen av informationsteknik vid utbyte och bearbetning av register och data mellan den nationella myndigheten för immaterialrätt och lokala myndigheter, för att säkerställa nätverkssäkerhet.

d) Förbättra kapaciteten och den professionella expertisen hos statstjänstemän och offentliganställda; stärka samordningen i statlig förvaltning mellan central och lokal nivå.

e) Främja lokala myndigheters roll och kapacitet, samtidigt som man bekräftar den nationella myndigheten för immaterialrätt som kontaktpunkt för statlig förvaltning av immateriella rättigheter.

e) Öppen, transparent och aktuell.

4. Immaterialrättsmyndigheten ansvarar för:

a) Meddela lokalsamhället listan över kontaktpersoner (inklusive ledare och tjänstemän) för specialiserade enheter som deltar i samordning med den provinsiella folkkommittén för att genomföra decentraliserade och delegerade administrativa förfaranden i enlighet med dekret nr 133/2025/ND-CP.

b) Upprätta kommunikationskanaler mellan kontaktpersoner vid den nationella myndigheten för immaterialrätt och kontaktpersoner på olika orter för att ge snabbt stöd i fråga om expertis, professionalism och hantering av uppkomna situationer.

c) Organisera vägledning och utbildning för lokala kontaktpersoner (personligen, online, per fall...) om expertis, yrkesroll och hantering av uppkomna situationer.

d) Tillhandahålla information för att underlätta avvecklingen av administrativa förfaranden till specialiserade organ under folkkommittéerna i provinser och centralt styrda städer korrekt och snabbt, och säkerställa att tidsfristen för avveckling av administrativa förfaranden iakttas enligt föreskrifter.

5. Specialiserade organ under folkkommittéerna i provinser/städer ansvarar för:

a) Organisera genomförandet av decentraliserade och delegerade administrativa förfaranden i enlighet med lagbestämmelser och professionell vägledning från den nationella myndigheten för immaterialrätt.

b) Tillkännage listan över kontaktpersoner (inklusive ledare och tjänstemän) som utsetts att ansvara för, delta i mottagande och hantering av administrativa förfaranden inom området immateriella rättigheter på lokal nivå.

c) Delta fullt ut i väglednings- och utbildningstillfällena vid den nationella myndigheten för immaterialrätt och säkerställa att administrativa förfaranden hanteras smidigt, utan avbrott och i enlighet med föreskrifter.

d) I god tid rapportera eventuella problem och svårigheter i processen att ta emot och behandla administrativa förfaranden till den nationella myndigheten för immaterialrätt.

d) Regelbundet tillhandahålla och uppdatera information om statusen för mottagande och behandling av underlag och reflektera över problem så att den nationella myndigheten för immaterialrätt snabbt kan stödja en lösning.

e) För situationer som uppstår under implementeringsprocessen och som saknar regler eller kräver verifiering av originalinformation/dokument som förvaltas av den nationella myndigheten för immaterialrätt, ska lokalmyndigheten skicka en begäran/ett förslag om samordning till den nationella myndigheten för immaterialrätt för samordning i lösningen av ärendet.

g) Ansvarig för att svara inom 48 timmar när den nationella myndigheten för immaterialrätt begär ytterligare dokument och dataverifiering.

6. Upprätta en databas över registrering av immateriella rättigheter för att underlätta hanteringen av decentraliserade och delegerade administrativa förfaranden.

a) Nationella myndigheten för immaterialrätt ska:

a1) Upprätta en gemensam databas mellan det nationella kontoret för immaterialrätt och specialiserade organ under den provinsiella folkkommittén (kallad "Delad databas") för att hantera decentraliserade och delegerade administrativa förfaranden, inklusive:

- Elektroniska registreringsuppgifter för immateriella objekt och uppgifter om organisationer/ombud för immateriella rättigheter, organisationer/värderare för immateriella rättigheter;

- Synkronisera data med det nationella immaterialrättsmyndighetens (WIPO IPAS-system) system för hantering av ansökningar om registrering av immateriella rättigheter;

a2) Skapa ett konto för att hantera professionella uppgifter i informationssystemet för hantering av administrativa förfaranden vid den nationella myndigheten för immaterialrätt på adressen: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn.

- Tillåter autentisering av IP-skyddscertifikat med hjälp av ansökningsnummer, certifikatnummer, sökandes namn eller information från IP-representant/IP-bedömare.

- Säkerställ att kommunikationskanalerna fungerar smidigt; att orter får snabb och snabb support.

a3) Tillhandahålla information/dokument för att underlätta hanteringen av administrativa förfaranden för orter inom 48 timmar efter mottagandet av begäran i informationssystemet för administrativa förfaranden, under den tid den gemensamma databasen som är under uppbyggnad ännu inte är i drift. Informationen/dokumenten som tillhandahålls och utbyts av den nationella myndigheten för immaterialrätt måste vara korrekta, fullständiga och ha dataspårbarhet, vilket säkerställer lagligheten.

a4) Teknisk support, lokal vägledning om systemanvändning och lämplig auktorisering för varje grupp av administrativa procedurer.

a5) Ha en reservplan för tekniska IT-fel.

b) Specialiserade organ under folkkommittéerna i provinser/städer:

- Använd det tilldelade sökkontot för att söka upp och använda SHCN-information i processen att hantera decentraliserade och delegerade administrativa procedurer.

- Ansvarig för att använda åtkomstinformation i syfte att utföra decentraliserade och auktoriserade administrativa förfaranden och inte dela den med obehöriga parter under exploateringsprocessen.

- Svara på problem och föreslå förbättringar av söksystemet så att avdelningen kan utföra sina lokala stödfunktioner.

- Utbyta information om VBBH när information inte kan slås upp i databasen via kommunikationsmedia (Zalo-meddelandeapplikationen, ...), inklusive representanter för avdelningar/kontor/enheter som ansvarar för området efter att VBBH utfärdats.

- Folkkommittén i en provins/stad som lyder direkt under centralregeringen kan föreslå att utöka rätten att slå upp vissa funktioner, om behov uppstår.

- Om inga uppgifter hittas eller om avvikelser misstänks kan kommunen kontakta Nationella myndigheten för immaterialrätt direkt via informationskanaler för att begära verifiering (med ansöknings-/registerkod, certifikatnummer, verifieringsorsak etc.).

c) När den delade databasen mellan det nationella kontoret för immaterialrätt och den provinsiella folkkommittén ännu inte är färdigställd, ska det nationella kontoret för immaterialrätt upprätta kommunikationskanaler för utbyte under behandlingen av ärenden för att säkerställa fullständig och snabb information till den provinsiella folkkommittén.

7. Angående uppbörd av avgifter och kostnader för immateriella rättigheter

a) Allmänna principer

- Uppbörden av avgifter/arvoden måste följa de bestämmelser (innehåll, avgiftsnivå, uppbördsmyndighet) som föreskrivs i cirkulär nr 263/2016/TT-BTC;

- Kommuner tar ut avgifter inom ramen för sina befogenheter för att hantera administrativa förfaranden (decentraliserat);

- Nationella myndigheten för immaterialrätt tar ut avgifter/arvoden relaterade till myndighetenes verks innehåll, inklusive: publicerings- och registreringsavgifter.

b) Specialiserade organ under provinsens/stadens folkkommitté ska:

- Beräkna och meddela avgifter/kostnader motsvarande det arbetsinnehåll som utförs lokalt (om sådana finns);

- Instruktioner för privatpersoner och företag att betala avgifter och kostnader till den provinsiella folkkommittén och publicerings-/registreringsavgifter till den nationella myndigheten för immaterialrätt enligt följande information:

Mottagare: Immaterialrättsmyndigheten

Kontonummer: 1038988888

Bank: Vietnams gemensamma aktiebank för utrikeshandel ( Vietcombank )

Betalningsmetod: Banköverföring eller skanna QR-koden på länken: https://ipvietnam.gov.vn/huong-dan-nop-don-phi-le-phi-shcn-online.

Instruktioner för registrering av överföringsinnehåll: TTCT [Transaktionsprocedurkod] [Sökandens namn]

- Skicka information om sökanden till den nationella myndigheten för immaterialrätt (via den nationella myndigheten för immaterialrättsligt ägandes informationssystem för administrativa förfaranden på: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/) för att bekräfta avgiftsbeloppet och slå upp avgiftskvittot för sökanden.

c) Immaterialrättsmyndigheten ska:

- Kontrollera, jämföra och bekräfta beloppet för avgifter och kostnader som betalats till den nationella myndigheten för immaterialrätt via den nationella myndigheten för immaterialrätts informationssystem för administrativa förfaranden på: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/.

- Skicka elektroniska kvitton via e-post till sökande; meddela eller skicka avgiftskvitton till specialiserade organ under den provinsiella folkkommittén (via informationssystemet för hantering av administrativa förfaranden vid den nationella myndigheten för immaterialrätt).

- Kontrollera data med orter regelbundet eller på begäran för att säkerställa att ingen dubbel/felaktig insamling sker.

8. Tillhandahållande av resultat av lokala administrativa förfaranden

a) Inom 1 månad från dagen för utfärdandet av beslutet om att lösa administrativa förfaranden ska den fackliga myndigheten under provinsens/stadens folkkommitté skicka beslutet om att lösa administrativa förfaranden till den nationella myndigheten för immaterialrätt för publicering och registrering enligt föreskrifter.

b) Administrativa förfaranden som hanteras av lokala myndigheter är relaterade till andra förfaranden som utförs vid den nationella myndigheten för immaterialrätt. Resultaten av hanteringen av det administrativa förfarandet skickas till sökanden som ett komplement till förfarandena vid den nationella myndigheten för immaterialrätt.

9. Lämna information om status för mottagande och hantering av administrativa förfaranden

- Regelbundet eller plötsligt tillhandahåller specialiserade organ under folkkommittéerna i provinser/städer information till den nationella myndigheten för immaterialrätt om antalet mottagna och behandlade administrativa förfarandeärenden.

- Tidpunkt för informationstillhandahållande: senast den 17:e varje månad;

- Metod för att lämna information: enligt formuläret i bilaga I till föreskrifterna.

- Tid för att samla in månadsstatistik: från den 15:e föregående månad till den 14:e statistikmånaden.

10. Samordningsorganisation

Nationella kontoret för immaterialrätt (NOIP) och specialiserade organ under folkkommittéerna i provinser och centralt styrda städer ska samordna för att lösa administrativa förfaranden med sina respektive rättigheter och decentralisering på grundval av detta dokument. Om problem uppstår under implementeringsprocessen ska enheterna omedelbart rapportera till NOIP för syntes, forskning och förslag på lösningar.

Läs gärna instruktionsboken här:

Källa: https://skhcn.laichau.gov.vn/tin-tuc/tin-kh-cn-trong-tinh/ban-hanh-tai-lieu-huong-dan-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-linh-vuc-so-huu-tri-tue-duoc-phan-cap-phan-quyen-theo-ng.html