Digital transformation av mänskliga resurser: "Flaskhalsen" finns inte i programvaran

Bildtext — Företagen behöver rekrytera många arbetare under årets sista månader.

Tekniken har inte nått företag ännu

Digital transformation inom HR har nämnts som en oundviklig trend i många år, men när den implementeras i praktiken möter den många hinder. I många företag köps programvara för HR-hantering in, datasystem konfigureras, men gamla arbetsprocesser förblir desamma, vilket gör att arbetet inte bara inte minskar utan också fördubblas.

På ett företag som specialiserar sig på tillverkning av bildelar i Tan Thuan Export Processing Zone ( Ho Chi Minh City) sa Ms. Minh Thy, företagets personalchef, att företaget har haft HRM-programvara i tre år, men att alla register fortfarande måste sparas parallellt på papper. Varje månad måste HR-avdelningen behandla dussintals uppsägningsregister, nyanställda, utvärderingar av provanställningar, tidtagning, förmåner etc., men uppgifterna som matas in i programvaran är endast för "jämförelse", och det slutgiltiga beslutet baseras fortfarande på papper.

”Förr i tiden var det svårt att göra det manuellt, men nu med programvara måste vi fortfarande göra det manuellt eftersom vi är rädda för att göra misstag. Så det är dubbelt så svårt”, tillade Minh Thy.

På Hanwan Company Limited i Tan Binh Ward sa Ms. Nguyen Ha, HR-anställd på företaget, att företaget ville digitalisera men för att spara kostnader valde de billig programvara med begränsade funktioner, som inte var kopplad till tidregistrerings- och lönesystemet, vilket gjorde att anställda var tvungna att manuellt mata in data två gånger.

Dessutom är företagets ledare fortfarande vana vid att styra utifrån känslor, "gillar att titta på ansikten för att tilldela arbete", så teknikrapporterna är bara en formalitet. "Chefen tror fortfarande mer på pappersarbete än programvara, så det digitala systemet är bara till för presentation", delade Ms. Ha.

På liknande sätt sade Nguyen Trong Dai, HR-chef på Dai Thanh Paper Company, att företag har svårt att rekrytera erfaren personal när de transformeras digitalt. Även om profiler på sociala nätverk och rekryteringsplattformar är rikliga, är informationen inte autentisk.

”Många har mycket bra profiler och imponerande titlar, men när de börjar arbeta är deras faktiska kapacitet bara cirka 40 %. Det är också svårt att verifiera deras tidigare arbetsplats eftersom företag ofta inte delar personaluppgifter med varandra”, tillade Trong Dai.

Enligt en rapport från ABeam Consulting, även om 68 % av vietnamesiska företag planerar att investera i ett personalledningssystem (HRIS), använder de flesta fortfarande Excel, med data utspridd och saknande kopplingar. Detta gör att tekniken inte spelar en stödjande roll utan en börda. Dessa berättelser visar att det största problemet inte är bristen på teknik utan det faktum att människor inte har förändrat sitt sätt att arbeta, processer inte har omstrukturerats, data inte har standardiserats och ledare inte fullt ut har stärkt det digitala operativsystemet.

Ändra ditt tankesätt för att tjäna människor

Frågan om digital transformation inom personalhantering måste ses ur ett strategiskt perspektiv. Enligt en rapport från Världsbanken har 63 % av sydostasiatiska företag svårt att rekrytera personal med rätt kompetens. Dessutom ligger andelen nya jobb i Vietnam kvar på 20–25 % per år, högst bland unga anställda. Detta visar att det inte bara handlar om lön eller förmåner att behålla personal, utan också om arbetsmiljö, kultur och karriärutvecklingsmekanismer.

För att lösa problemet med att tillämpa digital teknik inom personalledning föreslog även Ms. Van Hoang, representant för ABeam Consulting, att företag kan tillämpa HR-portföljmodellen. Det är en modell som betraktar människor som investeringstillgångar. Istället för att bara lagra register och utvärdera nyckeltal behöver företag bara bygga ett centralt datasystem för kompetens, kapacitet, utbildningskostnader och successionsplanering. Detta är inte programvara utan ett sätt att omorganisera tänkandet inom personalledning.

Följaktligen har vissa organisationer i Vietnam också visat effektivitet när de använder denna modell. Till exempel tillämpar Techcombank personaldata för att prognostisera kapacitetsbehov, och planerar därmed systematiskt succession och minskar omsättningen av unga anställda med 30 %. JUKI Vietnam Company implementerade programmet "Smart Factory HR" och standardiserade data från 5 000 anställda i realtid med SAP SuccessFactors-systemet, vilket bidrog till att minska fel och öka transparensen i utvärderingen...

”HR-branschens framtid ligger i kopplingen mellan människor – data – strategi. HR-personal är inte längre bara filhanterare, utan förändringsledare som använder data för att prognostisera personalbehov och utveckla team”, tillade Hoang Van.

Ur ett statligt ledningsperspektiv anser docent Dr. Tran Van Minh, expert på offentlig förvaltning vid National Academy of Public Administration, att digital transformation bara är effektiv när den åtföljs av processreformer. Om bara programvara läggs till i den gamla processen är det inte annorlunda än att köra bil på en landsväg. Innan digitaliseringen pågår är det nödvändigt att standardisera processen, tydligt definiera ansvarsområden, utbilda användare och framför allt skapa förtroende för data. Tekniken är bara ett medel, människorna är drivkraften. För att effektivt transformera digitalt bör företag genomföra digital transformation i etapper, testa på en avdelning och sedan expandera baserat på feedback och praktiska justeringar istället för att implementera massivt.

Enligt Ho Chi Minh City Business Association försenades många företags- och fastighetsregistreringsärenden efter sammanslagningen av administrativa gränser på grund av felaktig programvara för offentlig förvaltning, begränsad personalstyrka och osynkroniserade operationer. Andelen sena ärenden är upp till 41 %, vilket visar att även den offentliga sektorn, där digital transformation är starkt prioriterad, inte kan undgå situationen med "programvara utan människor".

Därför är digital transformation inom personalledning inte en berättelse om stark eller svag programvara, utan en berättelse om att omorganisera hur företag hanterar människor. Teknologi är bara verkligt värdefull när den hjälper till att minska bördan, öka produktiviteten och skapa en transparent arbetsmiljö, istället för att göra allt mer komplicerat. För att framgångsrikt transformera digitalt är det första som behöver förändras tankesättet och förtroendet för data.

Källa: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm