Personalhantering med nyckeltal

I samband med den digitala transformationen som sprider sig över alla områden har tillämpningen av moderna ledningsverktyg som nyckeltal (KPI) blivit en oundviklig trend. I Thai Nguyen har implementeringen av KPI i ett antal utbildningsinstitutioner och företag initialt visat tydlig effektivitet, vilket öppnar upp nya riktningar för att förbättra kvaliteten på personalresurser, öka arbetsproduktiviteten och förnya ledningen.

Tillämpning av KPI-programvara för personalhantering hos TNG Investment and Trading Joint Stock Company bidrar till att förbättra arbetsproduktiviteten och arbetsmedvetenheten hos de anställda.

Framsteg inom universitetsstyrning

Universitetet för informations- och kommunikationsteknologi ( Thai Nguyen University) är en av de största utbildningsinstitutionerna inom informations- och kommunikationsteknologi i Thai Nguyen-provinsen och den norra regionen. Skolan har för närvarande nästan 10 000 studenter som studerar 24 utbildningsprogram, med ett team på 358 anställda, lärare och arbetare.

Sedan 2023 har skolan varit en av pionjärerna inom området när det gäller att tillämpa nyckeltal (KPI) för att utvärdera arbetseffektivitet. Universitetsutbildningsmiljön kräver hög akademisk och personlig kreativitet, så att kvantifiera arbetseffektivitet är en utmaning. Praktiken visar dock att nyckeltal kan bli ett effektivt ledningsverktyg som stödjer skolan i att utveckla sin lärarkår.

Enligt docent Dr. Phung Trung Nghia, rektor vid University of Information Technology and Communications: Tillämpning av nyckeltal bidrar till att förbättra effektiviteten i personalhanteringen och främja innovationsanda och kreativitet i arbetet. Prestationsbedömning är inte påtvingad eller strikt kontrollerad, utan baseras på ett system av indikatorer som är utformade för att passa professionella egenskaper, i samband med specifika uppgifter som undervisning, forskning, studenthandledning och deltagande i professionella aktiviteter.

Tack vare tydliga och kvantifierbara kriterier har föreläsare en grund för att objektivt granska arbetsprestationer och därigenom justera professionellt beteende i en positiv riktning. Arbetsprestationerna förändras därför också tydligt.

Att tillämpa nyckeltal hjälper lärarpersonalen vid universitetet för informations- och kommunikationsteknologi (Thai Nguyen University) att vara mer proaktiva i sitt arbete.

Dr. Nguyen Thanh Hai, föreläsare vid fakulteten för informationsteknologi (Universitetet för informationsteknologi och kommunikation), sa om tillämpningen av KPI-index: Att tillämpa KPI hjälper föreläsare att vara mer proaktiva i sitt arbete, samtidigt som de tydliggör implementeringsplanen och resultaten. Baserat på det tilldelade indexet kan varje person övervaka framstegen och utvärdera sina arbetsprestationer på ett specifikt och transparent sätt. Denna metod har mött enighet och tillfredsställelse från skolans personal och föreläsare.

I praktiken blir tillämpningen av nyckeltal (KPI) för att utvärdera personalens och lärarnas prestationer vid universitet en oundviklig trend, vilket bidrar till att optimera processer, öka transparensen och förbättra kvaliteten. Jämfört med tidigare manuella metoder som är tidskrävande och felbenägna, ger KPI tydlig effektivitet i ledningen.

Förbättra arbetsproduktiviteten och arbetsmedvetenheten

Inte bara inom utbildningsområdet tillämpas KPI även effektivt inom produktion och näringsliv. Ett typiskt exempel är TNG Investment and Trading Joint Stock Company, en stor klädtillverkare i Thai Nguyen. Med tanke på den industriella produktionens egenskaper som kräver hög arbetsdisciplin och strikta operativa procedurer är implementeringen av KPI i företaget ett strategiskt steg för att optimera resurser och förbättra prestandan.

Sedan implementeringen har nyckeltal inte bara varit ett verktyg för prestationsövervakning, utan också en hävstång för att förändra medarbetarnas tankesätt och beteende. Istället för att arbeta på egen hand har varje chef och anställd tydliga mål, kopplade till specifika indikatorer. Medarbetarna är inte längre vaga gällande utvärderingskriterier utan förstår tydligt förväntningarna från ledningen, vilket stärker deras ansvarskänsla och initiativförmåga i arbetet.

Det är värt att notera att nyckeltalen på TNG inte tillämpas strikt enligt en mall, utan är flexibelt utformade för varje produktionsavdelning. Systemet med indikatorer är byggt utifrån faktisk kapacitet och justeras regelbundet enligt produktions- och affärssituationen. Detta tillvägagångssätt bidrar till att skapa konsensus inom teamet, minska konflikter och öka transparensen inom företaget.

Fru Nguyen Phuong Thuy, chef för organisationsavdelningen på TNG, sa: Genom praktisk tillämpning har TNG noterat en tydlig ökning av arbetsproduktiviteten. Sylinjerna fungerar mer effektivt, andelen defekta produkter minskar avsevärt och orderleveranstiden förkortas. Detta bidrar till att förbättra företagets konkurrensposition på marknaden och skapar förutsättningar för att förbättra arbetstagarnas inkomster, en nyckelfaktor för att behålla högkvalitativa mänskliga resurser.

Inrikesministeriet undersöker implementeringen av KPI-index inom den offentliga sektorn, med förhoppningen att skapa motivation och sund konkurrens mellan kadrer och tjänstemän. (På bilden: Personal vid Gia Sang Ward Public Administration Service Center som hanterar administrativa förfaranden för personal).

KPI har blivit ett kraftfullt verktyg inom personalledning. Belöningar och disciplin baseras nu inte längre på känslor utan på specifika data, vilket bidrar till att bygga en rättvis och professionell arbetsmiljö. Inte bara det, KPI hjälper också till att snabbt upptäcka flaskhalsar i processen, vilket skapar förutsättningar för förändring, teknisk förbättring och innovation.

Enligt Pham Anh Tuan, vice ordförande för föreningen för små och medelstora företag i Thai Nguyen-provinsen: Det finns ett antal företag i provinsen som tillämpar nyckeltal (KPI) för personalledning. Att fastställa nyckeltal är nödvändigt för att hjälpa affärschefer att motivera underordnade att slutföra arbete och uppnå mål, och gradvis närma sig det mål som enheten har satt. Därför är det oerhört viktigt att förbättra effektiviteten i tillämpningen av KPI i företagens produktion och affärsverksamhet.

Pham Anh Tuan påpekade dock att för att effektivt implementera nyckeltal måste företag förbereda tillräcklig infrastruktur, stärka den interna kommunikationen för att göra nyckeltal till en del av företagskulturen och välja en konsultenhet med praktisk erfarenhet. Dessa är viktiga faktorer för att bidra till att förbättra effektiviteten i personalhantering genom nyckeltal.

Den framgångsrika tillämpningen av nyckeltal (KPI) i ett antal företag och skolor i Thai Nguyen-provinsen är ett tydligt exempel på förmågan att omsätta moderna ledningsprinciper i praktiska förhållanden. I samband med djup integration och allt högre krav på kvalitet och konkurrenskraft är det nödvändigt att replikera KPI i statliga myndigheter och enheter. KPI är inte bara ett ledningsverktyg, utan också "nyckeln" för att öppna dörren till innovation inifrån varje organisation.

Personalhantering med hjälp av KPI (Key Performance Indicator) är en metod för att använda kvantitativa indikatorer för att mäta och utvärdera prestationer hos anställda, avdelningar eller hela organisationen. KPI hjälper till att definiera mål, övervaka framsteg och fatta beslut relaterade till lön, bonus, utbildning, personalutveckling...

Källa: https://baothainguyen.vn/thoi-su-thai-nguyen/202508/quan-ly-nhan-su-bang-kpi-c0a2e32/