Personalhantering med hjälp av nyckeltal

I samband med den utbredda digitala omvandlingen inom alla sektorer har tillämpningen av moderna ledningsverktyg som nyckeltal (KPI:er) blivit en oundviklig trend. I Thai Nguyen har implementeringen av KPI:er i vissa utbildningsinstitutioner och företag initialt visat tydlig effektivitet, vilket öppnar upp nya riktningar för att förbättra kvaliteten på personalresurser, öka arbetsproduktiviteten och förnya ledningen.

Tillämpningen av KPI-baserad programvara för personalhantering hos TNG Investment and Trading Joint Stock Company har bidragit till att förbättra arbetsproduktiviteten och de anställdas arbetsmoral.

Framsteg inom universitetsstyrning

Universitetet för informations- och kommunikationsteknologi ( Thai Nguyen University) är en av de största utbildningsinstitutionerna inom informations- och kommunikationsteknologi i Thai Nguyen-provinsen och den norra regionen. För närvarande har universitetet nästan 10 000 studenter inskrivna i 24 utbildningsprogram, med en personalstyrka på 358 lärare, anställda och arbetare.

Sedan 2023 har universitetet varit en av de banbrytande institutionerna inom området när det gäller att tillämpa nyckeltal (KPI:er) för att utvärdera arbetsprestationer. Högskolemiljön kräver höga akademiska standarder och individuell kreativitet, vilket gör kvantifiering av arbetsprestationer till en utmaning. Praktiken visar dock att nyckeltal kan bli ett effektivt ledningsverktyg som stödjer universitetet i att utveckla sin fakultet.

Enligt docent Phung Trung Nghia, rektor vid University of Information Technology and Communications: Tillämpning av nyckeltal bidrar till att förbättra effektiviteten i personalhanteringen och främjar innovation och kreativitet på arbetsplatsen. Prestationsbedömning är inte påtvingad eller strikt kontrollerad, utan baserad på ett system av indikatorer som är utformade för att passa yrkets specifika egenskaper och kopplade till specifika uppgifter såsom undervisning, forskning, studentmentorskap och deltagande i professionella aktiviteter.

Tack vare tydliga och kvantifierbara kriterier har instruktörer en grund för att objektivt granska sina arbetsprestationer och därigenom justera sitt professionella beteende i en positiv riktning. Som ett resultat förbättras även arbetseffektiviteten avsevärt.

Tillämpningen av nyckeltal hjälper fakulteten vid University of Information Technology and Communications (Thai Nguyen University) att vara mer proaktiv i sitt arbete.

Dr. Nguyen Thanh Hai, föreläsare vid fakulteten för informationsteknologi (Universitetet för informationsteknologi och kommunikation), delade med sig av sina tankar om tillämpningen av nyckeltal (KPI:er) och sa: "Att tillämpa nyckeltal hjälper föreläsare att vara mer proaktiva i sitt arbete, samtidigt som de tydliggör implementeringsplanen och resultaten. Baserat på tilldelade indikatorer kan varje person övervaka sina framsteg och utvärdera sin arbetseffektivitet på ett specifikt och transparent sätt. Denna metod har fått universitetets personal och föreläsares godkännande och tillfredsställelse."

I praktiken blir tillämpningen av nyckeltal (KPI:er) för att utvärdera fakultets- och personalens prestationer vid universitet en oundviklig trend, vilket bidrar till att optimera processer, öka transparensen och förbättra kvaliteten. Jämfört med tidigare manuella metoder, som var tidskrävande och benägna att orsaka fel, ger nyckeltal betydande effektivitet i ledningen.

Förbättra arbetsproduktiviteten och arbetsmoralen.

Nyckeltal tillämpas inte bara effektivt inom utbildningssektorn utan även inom tillverkning och näringsliv. Ett utmärkt exempel är TNG Investment and Trading Joint Stock Company, en stor klädtillverkare i Thai Nguyen. Med tanke på den industriella produktionens natur, som kräver hög arbetsdisciplin och strikta operativa procedurer, är implementeringen av nyckeltal inom företaget ett strategiskt steg för att optimera resurser och förbättra effektiviteten.

Ända från början har nyckeltal inte bara fungerat som ett verktyg för prestationsövervakning utan också som en hävstång för att förändra medarbetarnas tankesätt och beteenden. Istället för att arbeta vanemässigt har varje medarbetare tydliga mål kopplade till specifika indikatorer. Medarbetarna är inte längre vaga när det gäller utvärderingskriterier utan förstår förväntningarna från ledningen, vilket stärker deras ansvarskänsla och proaktivitet i sitt arbete.

Det är värt att notera att nyckeltalen på TNG inte tillämpas strikt enligt en fast mall, utan utformas flexibelt för varje produktionsavdelning. Systemet med indikatorer är byggt utifrån faktiska förmågor och justeras regelbundet beroende på produktions- och affärssituationen. Detta tillvägagångssätt bidrar till att skapa konsensus inom teamet, minska konflikter och öka transparensen inom företaget.

Fru Nguyen Phuong Thuy, chef för personalavdelningen på TNG, sa: "Genom praktisk tillämpning har TNG observerat en betydande ökning av arbetsproduktiviteten. Sylinjerna fungerar mer effektivt, andelen defekta varor har minskat avsevärt och orderleveranstider har förkortats. Detta bidrar till att öka företagets konkurrenskraft på marknaden och skapar möjligheter att förbättra de anställdas inkomster, en nyckelfaktor för att behålla högkvalitativa mänskliga resurser."

Inrikesministeriet studerar implementeringen av nyckeltal inom den offentliga sektorn, med förhoppningen att skapa motivation och sund konkurrens mellan tjänstemän och offentliganställda. (På bilden: Tjänstemän vid Gia Sang Ward Public Administrative Service Center som hanterar administrativa förfaranden för medborgarna).

Nyckeltal har blivit ett kraftfullt verktyg inom personalledning. Belöningar och disciplinära åtgärder baseras nu inte längre på subjektiva känslor utan på konkreta data, vilket bidrar till en rättvis och professionell arbetsmiljö. Dessutom hjälper nyckeltal till att snabbt identifiera flaskhalsar i processer, vilket skapar möjligheter till tekniska förändringar, förbättringar och innovation.

Enligt Pham Anh Tuan, vice ordförande för Thai Nguyen-provinsens förening för små och medelstora företag: Flera företag i provinsen har tillämpat nyckeltal (KPI:er) för personalledning. Att fastställa nyckeltal är viktigt, eftersom det hjälper företagschefer att motivera underordnade att slutföra uppgifter och uppnå mål, och gradvis närma sig enhetens mål. Därför är det oerhört viktigt att förbättra effektiviteten av tillämpningen av nyckeltal i företagens produktion och affärsverksamhet.

Pham Anh Tuan påpekade dock att för att effektivt implementera nyckeltal måste företag förbereda nödvändig infrastruktur, stärka intern kommunikation för att integrera nyckeltal i företagskulturen och välja konsultföretag med praktisk erfarenhet. Dessa är viktiga faktorer för att förbättra effektiviteten i personalhanteringen genom nyckeltal.

Den framgångsrika tillämpningen av nyckeltal (KPI:er) i flera företag och skolor i Thai Nguyen-provinsen är ett tydligt bevis på förmågan att förverkliga moderna ledningsprinciper i praktiska förhållanden. I samband med djupgående integration och allt högre krav på kvalitet och konkurrenskraft är ett brett införande av KPI:er i statliga myndigheter och enheter avgörande. KPI:er är inte bara ett ledningsverktyg, utan också en "nyckel" till att frigöra innovation inom varje organisation.

Personalhantering med hjälp av KPI:er (Key Performance Indicators) är en metod som använder kvantitativa mätvärden för att mäta och utvärdera arbetsprestationerna hos anställda, avdelningar eller hela organisationen. KPI:er hjälper till att definiera mål, följa framsteg och fatta beslut relaterade till ersättning, bonusar, utbildning och personalutveckling.

Källa: https://baothainguyen.vn/thoi-su-thai-nguyen/202508/quan-ly-nhan-su-bang-kpi-c0a2e32/