Tidig synkronisering och uppgradering av det sammankopplade systemet för anslutning av civilståndsdata

Efter mer än två månader efter att den lokala förvaltningsapparaten på två nivåer har tagits i bruk har de offentliga förvaltningscentralerna på kommun- och distriktsnivå i Nghe An-provinsen mottagit och behandlat hundratusentals handlingar, varav en stor andel är förfaranden relaterade till civilståndsområdet. Systemet för hantering av civilståndsuppgifter som drivs av justitieministeriet är dock ofta bristfälligt och inte synkroniserat, vilket orsakar många svårigheter för både tjänstemän och allmänheten.

Datahanteringssystemet är inte synkroniserat.

I de flesta kommuner och valkretsar i Nghe An- provinsen har antalet dokument ökat kraftigt från början av juli 2025 fram till nu, särskilt förfaranden relaterade till födelseregistrering, dödsfallsregistrering, utdrag ur dödsattester, äktenskap och bekräftelse av civilstånd.

På morgonen den 17 september kom ett stort antal människor till Nga My kommuns servicecenter för offentlig förvaltning för att utföra administrativa förfaranden; många av dem väntade på sin tur att få stöd, ta emot och lösa sina civilståndshandlingar.

Trots att hon var tvungen att hantera många saker, vägledde Ms. Le Thi Thanh Hai (specialist på Nga My kommuns offentliga förvaltningsservicecenter) fortfarande entusiastiskt folk att deklarera information i den elektroniska programvaran. För information som saknades bad hon folk att komplettera eller verifiera den. Ms. Hai berättade dock att processen att konvertera personuppgifter och bearbeta stora bilagor ofta stötte på tekniska fel. ”Nga My är en avlägsen kommun med svåra vägar, och folk är inte bekanta med IT-applikationer, så det är mycket svårt att använda elektronisk programvara. Under de senaste tre dagarna har jag haft mer än 10 handlingar relaterade till födelseregistrering och skilsmässa inställda i systemet, vilket tvingat folk att vänta några dagar på att slutföra procedurerna. Detta är mycket svårt för människor i bergskommuner”, sa Ms. Hai.

I de flesta kommuner och valdistrikt i Nghe An-provinsen har antalet register ökat från början av juli 2025 fram till nu, särskilt förfaranden relaterade till födelseregistrering, dödsfallsregistrering, utdrag ur dödsattester, äktenskap och bekräftelse av civilstånd. Det nuvarande problemet är dock åtkomst till data och hantering av gamla civilståndsregister som lämnades kvar innan de administrativa enheterna slogs samman. Det system för civilståndsdata som förvaltas av justitieministeriet är ofta bristfälligt och inte synkroniserat, vilket leder till svårigheter för kommuner att hantera administrativa förfaranden inom civilståndsområdet.

Herr Lo Kham Kha, ordförande för folkkommittén i Nga My kommun, medgav att kommunens arbete med civilstånd i verkligheten har svårigheter på grund av otillräcklig personal och bristande erfarenhet. Det nya systemet för civilstånd har inte synkroniserat all data, så vissa steg måste fortfarande göras manuellt; kopplingen mellan den nationella portalen för offentliga tjänster och systemet för civilstånd har fortfarande fel och är inte synkroniserad.

Enligt Le Thi Huong, biträdande direktör för Thien Nhan kommuns servicecenter för offentlig förvaltning, garanterar de civilståndsuppgifter som skickas till den lokala ledningen endast 80 % av de civilståndsuppgifter som skickas till den lokala ledningen; 20 % av civilståndsuppgifterna är fortfarande ofullständiga. Därför samordnar provinsiella myndigheter och avdelningar för att vägleda och stödja lokala myndigheter i att konfigurera elektroniska deklarationer för att underteckna civilståndsdokument i programvarusystemet; samtidigt granska för att säkerställa noggrannhet och bekvämlighet.

Med 80 % av de administrativa förfarandena för närvarande hanteras på kommunnivå behöver Nghe An-provinsen prioritera att ordna tillräckligt med tjänster för kommunala rättsliga tjänstemän.

Justitieministeriets elektroniska programvarusystem för civilstånd, som är kopplat till ministeriet för offentlig säkerhet, har många gånger haft anslutningsfel och avbrutit datasynkroniseringen med det provinsiella informationssystemet för administrativa förfaranden. Därför blir tjänstemän inom civilståndsrätten ofta försenade när de arbetar med detta system för att söka information och lösa administrativa förfaranden för personer.

Herr Nguyen The Quan (Truong Vinh-distriktet) berättade: ”Rättstjänstemännen gav entusiastiska instruktioner, processen var tydlig och avgifterna var offentligt angivna. Men när jag skulle fylla i födelsedeklarationen för mitt barn frös systemet plötsligt till. Även om jag sympatiserade, påverkade det också människors arbete att behöva vänta länge.”

Investeringar i synkron IT-infrastruktur

Människor kommer för att hantera administrativa förfaranden och hushållsregistrering till Nga My kommuns offentliga förvaltningsservicecenter i Nghe An-provinsen.

Herr Dang Hoai Nam, biträdande direktör för Van An kommuns offentliga förvaltningsservicecenter, föreslog att relevanta nivåer och sektorer snarast granskar och åtgärdar fel i den sammankopplade databasen för civilstånd så att det offentliga förvaltningssystemet på kommunal nivå kan fungera stabilt och hantera alla civilståndsförfaranden snabbt och bekvämt. Justitieministeriet kommer snart att utfärda specifika riktlinjer för standarder för rättsliga tjänstemän på kommunal nivå enligt den nya regeringsmodellen. Detta är en viktig grund för att rekrytera, organisera och utbilda ett team av kvalificerade rättsliga tjänstemän för att möta de allt högre kraven inom administrativ förvaltning.

Enligt Nguyen Van Thong, vice ordförande för Nghi Loc kommuns folkkommitté, fortsätter de myndigheter som bygger den interoperabla programvaran att uppgradera och förbättra programvaran. Samtidigt ordnar de fullständig utrustning för att teamet av tjänstemän ska kunna utföra interoperabla offentliga tjänsteförfaranden, särskilt skannrar och datorer för att utföra sina uppgifter väl. Enheterna stöder skapandet av konton på den nationella portalen för offentlig tjänst, vägleder människor i att skicka in interoperabla dokument för att minska arbetsbelastningen för tjänstemän inom rättsväsendet och civilståndet, och säkerställer att de dokument som lämnas in av personerna är fullständiga och giltiga från början.

Utifrån ovanstående praxis rekommenderade många orter i Nghe An att justitieministeriet skulle ha lösningar för att komplettera och utveckla teamet av tjänstemän inom justitie- och civilståndsområdet, säkerställa tillräckliga resurser på gräsrotsnivå; finslipa programvara för civilstånd, synkronisera anslutning till den nationella befolkningsdatabasen; förbättra specialiserad utbildning, särskilt om förfaranden med utländska inslag, utöka till tjänstemän på kommunal nivå.

Med tanke på att 80 % av de nuvarande administrativa förfarandena hanteras på kommunnivå behöver Nghe An-provinsen prioritera att ordna tillräckligt med tjänster för kommunala rättsliga tjänstemän; investera i IT-infrastruktur; köpa in tillräckligt med utrustning, fordon och maskiner för att uppfylla kraven för att utföra professionella uppgifter; tillämpa artificiell intelligens för att automatisera repetitiva förfaranden och minska arbetsbelastningen för personalen. Departementet för vetenskap och teknik främjar direkt och online-utbildning för att hjälpa kommuner att förstå processen och bidra till att förbättra effektiviteten i administrativa reformer och digitala omvandlingar.

Inför ovanstående situation granskar och löser Folkkommittén i Nghe An-provinsen för närvarande svårigheter för kommuner och valkretsar. Provinsen fortsätter att investera i ett synkront informationsteknologiskt system, särskilt för offentliga administrativa centra i kommuner och valkretsar, för att säkerställa ett smidigt genomförande av uppgifter.

Källa: https://baotintuc.vn/thoi-su/som-dong-bo-va-nang-cap-he-thong-ket-noi-du-lieu-ho-tich-lien-thong-20250917122458000.htm