ยกเลิกการประชุมเพื่อลดความเหนื่อยล้าของพนักงาน

[โฆษณา_1]

โจชัว เซอร์เคล ในสหรัฐอเมริกา เชื่อว่าเขาถึงจุดแตกหักแล้วกับตารางการประชุมที่แน่นขนัดในแต่ละสัปดาห์

“ผมอยากร้องไห้ทุกครั้งที่เห็นตารางประชุม” ผู้จัดการฝ่ายการตลาดของบริษัทแอปพลิเคชันบริหารจัดการธุรกิจ Asana กล่าว การประชุมที่ไม่มีวันจบสิ้นทำให้เขาทำงานให้เสร็จได้ยาก

ความวิตกกังวลที่เพิ่มมากขึ้นของเซอร์เคิลถูกบริษัทสังเกตเห็น และบริษัทจึงเสนอให้ยกเลิกการประชุมปกติเป็นการชั่วคราว พวกเขาเรียกแผนนี้ว่า " วันสิ้นโลกของการประชุม "

"ผมคิดว่าสถานการณ์กำลังดีขึ้น" เซอร์เคลกล่าว

ภาพประกอบ: วอชิงตันโพสต์ — ภาพประกอบ: *วอชิงตันโพสต์*

การประชุมมากเกินไปเป็นปัญหาที่พนักงานออฟฟิศจำนวนมากเผชิญ ผลการวิจัยใหม่ที่เผยแพร่โดย Microsoft แสดงให้เห็นว่า 68% ระบุว่าการทำงานของพวกเขาถูกรบกวนและไม่มีเวลาเพียงพอที่จะจดจ่ออยู่กับงานเนื่องจากการประชุมบ่อยครั้ง

ในช่วงการระบาดของโควิด-19 บริษัทต่างๆ เพิ่มการประชุมเพื่อรักษาความสัมพันธ์กับพนักงาน แม้ว่าแนวปฏิบัตินี้จะยังคงดำเนินต่อไปอีกสี่ปี แต่บริษัทต่างๆ ก็ค่อยๆ ทบทวนวัฒนธรรมการประชุมของตนใหม่ โดยลดจำนวนการประชุมลงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดความเหนื่อยล้าของพนักงาน

"ปัจจุบันนี้ การประชุมในสำนักงานได้รับความสนใจเป็นอย่างมาก" สตีเวน โรเกลเบิร์ก ศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนา กล่าว

ทีมของเซอร์เคิลซึ่งประกอบด้วยสมาชิก 9 คน ได้ยกเลิกการประชุมในวันพุธออกจากตารางงาน ทำให้ประหยัดเวลาได้ 11 ชั่วโมงต่อเดือน จากนั้น กฎ " วันสิ้นโลกของการประชุม" ก็ถูกนำไปใช้กับพนักงาน 60 คน ส่งผลให้บริษัทต้องจัดทำคู่มือเพื่อเป็นแนวทางให้แต่ละแผนกในการลดจำนวนการประชุมที่กำหนดไว้

“เรากำลังปรับตารางเวลาและโครงสร้างการประชุมอย่างรอบคอบ” รีเบคก้า ฮินด์ส หัวหน้าฝ่ายวิจัยเชิงกลยุทธ์ของอาซานา กล่าว “บริษัทกำลังยกเลิกการประชุมที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์มากนัก” ในขณะเดียวกัน ผู้นำก็สนับสนุนให้พนักงานปฏิเสธการประชุมที่ไม่มีประโยชน์

ในช่วงปลายเดือนมกราคม แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ Shopify ขอให้พนักงานยกเลิกการประชุมทั้งหมดเป็นเวลาสองสัปดาห์ โดยคาดการณ์ว่าภายในเดือนกรกฎาคม พนักงานจะลดการประชุมลง 14% และตัวเลขนี้จะเพิ่มขึ้นเป็น 18% ภายในสิ้นปี

ปีที่แล้ว บริษัทซอฟต์แวร์ Techsmith ไม่ได้จัดประชุมเลยเป็นเวลาหนึ่งเดือน โดยเลือกใช้การส่งข้อความหรือการ ประชุมทางวิดีโอ แทน ผลสำรวจภายในแสดงให้เห็นว่า พนักงาน 15% มีประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น และ 85% ระบุว่าพวกเขาจะงดการประชุมหรือลดระยะเวลาการประชุมลง ในขณะเดียวกัน จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมก็ลดลงด้วย

"เราปกป้องพลังงานของพนักงานเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ" เวนดี้ แฮมิลตัน ซีอีโอ กล่าว

แพลตฟอร์มระบบอัตโนมัติ Zapier ได้นำนโยบาย "สัปดาห์แห่งการโฟกัส" มาใช้กับพนักงาน โดยแต่ละคนจะตั้งเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญของงานสำหรับทั้งสัปดาห์ พวกเขาไม่ได้งดการประชุมโดยสิ้นเชิง แต่สนับสนุนให้หลีกเลี่ยงการประชุมหากไม่จำเป็น

จากผลสำรวจของแบรนดอน แซมมุท หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ Zapier พบว่า พนักงาน 80% กล่าวว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้แล้ว

แอปพลิเคชันด้านทรัพยากรบุคคลอย่าง Slack ยังได้นำเอา สัปดาห์แห่งนวัตกรรม และ วันศุกร์แห่งการโฟกัส มาใช้ในช่วงฤดูร้อน เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีสมาธิและไม่ถูกรบกวน

พวกเขาทำการทดลองลดจำนวนการประชุมลง 50% และส่งเสริมให้มีเวลาพักผ่อนมากขึ้น Slack ใช้ AI ในการสรุปประเด็นสำคัญเพื่อให้พนักงานสามารถข้ามการประชุมได้

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงนี้ก็ก่อให้เกิดความท้าทายหลายประการ ในบางกรณี การลดจำนวนการประชุมหมายถึงโอกาสในการเรียนรู้และสังเกตผู้อื่นลดลง

ศาสตราจารย์โรเกลเบิร์กกล่าวว่า กลยุทธ์ลดจำนวนการประชุมจะได้ผลก็ต่อเมื่อนำไปใช้ในทุกแผนก ผู้บริหารมีหน้าที่วางแผนและส่งเสริมให้ผู้อื่นเข้าร่วม ในขณะที่พนักงานเองก็ต้องกำหนดเป้าหมายของตนเองเช่นกัน “การผสมผสานนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้พวกเขาตกใจเมื่อวัฒนธรรมการประชุมเปลี่ยนแปลงไป” เขากล่าว

เซร์เคิลแสดงความขอบคุณต่อบริษัทสำหรับตารางการทำงานใหม่ โดยกล่าวว่า "พวกเขาใจกล้าและแน่วแน่ในการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้"

Ngoc Ngan (อ้างอิงจาก วอชิงตันโพสต์ )

[โฆษณา_2]
แหล่งที่มา