ยกเลิกการประชุมเพื่อช่วยให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยล้าน้อยลง

โจชัว เซอร์เคิล ชาวอเมริกัน คิดว่าเขาถึงขีดจำกัดแล้วเนื่องจากตารางประชุมประจำสัปดาห์ที่แน่นขนัดของเขา

“ผมอยากจะร้องไห้เมื่อเห็นตารางประชุมของตัวเอง” ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของบริษัทแอปจัดการธุรกิจ Asana กล่าว การประชุมติดต่อกันทำให้เขาทำงานได้ยาก

ความวิตกกังวลที่เพิ่มมากขึ้นของเซอร์เคิลได้รับการยอมรับจากบริษัท จึงเสนอให้ยกเลิกการประชุมชั่วคราว พวกเขาเรียกมันว่า "การประชุมวันสิ้นโลก "

“ฉันคิดว่าสิ่งต่างๆ กำลังดีขึ้น” เซอร์เคิลกล่าว

ภาพประกอบ: วอชิงตันโพสต์ — ภาพประกอบ: *วอชิงตันโพสต์*

การประชุมที่ล้นมือเป็นปัญหาสำหรับพนักงานออฟฟิศหลายคน ผลการศึกษาใหม่ของ Microsoft พบว่า 68% ของพนักงานบอกว่าพวกเขาถูกรบกวนและไม่สามารถมีสมาธิได้เนื่องจากการประชุม

บริษัทต่างๆ เพิ่มการประชุมในช่วงโควิด-19 เพื่อเชื่อมต่อกับพนักงาน นิสัยนี้ยังคงรักษาไว้แม้เวลาจะผ่านไปสี่ปีแล้ว แต่บริษัทต่างๆ กำลังค่อยๆ ทบทวนวัฒนธรรมการประชุม โดยลดการประชุมลงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดภาวะหมดไฟของพนักงาน

Steven Rogelberg ศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนา กล่าวว่า "มีผู้สนใจการประชุมในสำนักงานจำนวนมาก"

ทีมงานเก้าคนของ Zerkel ได้นำการประชุมวันพุธออกจากตารางงาน ทำให้ประหยัดเวลาได้ 11 ชั่วโมงต่อเดือน ต่อมาได้ มี การเปิดตัว Doomsday Meetings โดยมีผู้เข้าร่วม 60 คน ซึ่งทำให้บริษัทต้องจัดทำคู่มือแนะนำแผนกต่างๆ ให้ลดการประชุมลงโดยทั่วไป

“เราปรับเปลี่ยนตารางเวลาและโครงสร้างการประชุมอย่างรอบคอบ” รีเบคก้า ฮินด์ส หัวหน้าฝ่ายกลยุทธ์ของ Asana กล่าว “เรายกเลิกการประชุมที่ไม่มีสาระมากนัก” ขณะเดียวกัน ผู้นำก็สนับสนุนให้ผู้คนปฏิเสธการประชุมที่ไม่สร้างคุณค่า

ปลายเดือนมกราคม แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ Shopify ได้ขอให้พนักงานยกเลิกการประชุมทั้งหมดเป็นเวลาสองสัปดาห์ ภายในเดือนกรกฎาคม พนักงานคาดว่าจะลดการประชุมลง 14% และภายในสิ้นปี 18%

ปีที่แล้ว บริษัทซอฟต์แวร์ Techsmith ได้งดการประชุมเป็นเวลาหนึ่งเดือน โดยเสนอการประชุมทางข้อความหรือ วิดีโอ คอนเฟอเรนซ์ ผลสำรวจภายในพบว่าพนักงานมีประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น 15% และ 85% ระบุว่าจะงดหรือลดการประชุม นอกจากนี้ จำนวนผู้เข้าร่วมก็ลดลงด้วย

“เราปกป้องพลังงานของพนักงานเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้ดีที่สุด” Wendy Hamilton ซีอีโอกล่าว

แพลตฟอร์มระบบอัตโนมัติ Zapier ได้นำนโยบาย “Focus Week” มาใช้กับพนักงาน โดยพนักงานแต่ละคนจะกำหนดเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญของงานในแต่ละสัปดาห์ พวกเขาไม่ได้ตัดการประชุมออกไปทั้งหมด แต่สนับสนุนให้หลีกเลี่ยงการประชุมหากไม่จำเป็น

พนักงานร้อยละ 80 กล่าวว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมายแล้ว ตามผลสำรวจของ Brandon Sammut ผู้อำนวยการฝ่ายบุคลากรของ Zapier

แอป Slack ซึ่งเป็นแอปสำหรับองค์กรด้านทรัพยากรบุคคล ยังได้เปิดตัว Summer Focus Fridays และ Creator Weeks ที่ให้พนักงานสามารถทำงานเป็นเซสชันที่เน้นเนื้อหาและไม่มีการรบกวน

พวกเขากำลังทดลองลดการประชุมลง 50% และส่งเสริมให้มีเวลาพักมากขึ้น Slack ใช้ AI เพื่อสรุปประเด็นสำคัญ เพื่อให้พนักงานสามารถข้ามการประชุมได้

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงนี้ยังนำมาซึ่งความท้าทายมากมาย ในบางกรณี การลดลงของการประชุมหมายถึงโอกาสในการเรียนรู้และสังเกตการณ์จากผู้อื่นน้อยลง

ศาสตราจารย์โรเกลเบิร์กกล่าวว่ากลยุทธ์การลดการประชุมจะมีประสิทธิภาพหากครอบคลุมทั่วทั้งแผนก ผู้นำมีหน้าที่วางแผนและมีส่วนร่วมกับผู้อื่น ขณะที่พนักงานมีหน้าที่กำหนดเป้าหมายของตนเอง “การผสมผสานกันนี้จะทำให้บรรยากาศการประชุมเปลี่ยนไปอย่างน่าตกใจน้อยลง” เขากล่าว

เซอร์เคิลรู้สึกขอบคุณบริษัทสำหรับตารางงานใหม่ “พวกเขากล้าหาญและมุ่งมั่นกับการเปลี่ยนแปลงนี้” เขากล่าว

Ngoc Ngan (อ้างอิงจาก วอชิงตันโพสต์ )

แหล่งที่มา