นักบัญชี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และพนักงานจำเป็นต้องรู้

สรุปกฎเกณฑ์และคำตอบสำคัญเกี่ยวกับการปิดสมุดประกันสังคม ปี 2566 ที่นักบัญชี บุคลากร และพนักงานต้องใส่ใจ

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

รับผิดชอบการปิดบัญชีประกันสังคมให้กับพนักงาน

ตามมาตรา 48 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 เมื่อเลิกสัญญาจ้างงาน บริษัทและลูกจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบดังต่อไปนี้:

- ภายใน 14 วันทำการนับแต่วันที่สิ้นสุดสัญญาจ้างงาน ทั้งสองฝ่ายมีหน้าที่รับผิดชอบชำระเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสิทธิของแต่ละฝ่าย ยกเว้นในกรณีต่อไปนี้ซึ่งอาจขยายเวลาได้แต่ไม่เกิน 30 วัน:

+ วิสาหกิจที่ไม่ใช่บุคคลธรรมดาหยุดดำเนินการ;

+ วิสาหกิจเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง เทคโนโลยี หรือเหตุผล ทางเศรษฐกิจ ;

+ การแบ่งแยก การแยกกิจการ การรวมกิจการ การควบรวมกิจการ การขาย การให้เช่า การแปลงประเภทกิจการ การโอนกรรมสิทธิ์และสิทธิการใช้ทรัพย์สินของบริษัทและสหกรณ์

+ เนื่องจากภัยธรรมชาติ ไฟไหม้ การโจมตีของศัตรู หรือโรคระบาดร้ายแรง

- เงินเดือน ประกันสังคม ประกัน สุขภาพ ประกันการว่างงาน เงินชดเชยเลิกจ้าง และสวัสดิการอื่น ๆ ของลูกจ้างตามข้อตกลงการจ้างแรงงานร่วมและสัญญาจ้างแรงงาน จะได้รับสิทธิพิเศษในการจ่ายในกรณีที่วิสาหกิจหรือสหกรณ์เลิกจ้าง ยุบเลิก หรือล้มละลาย

- วิสาหกิจมีหน้าที่ความรับผิดชอบดังต่อไปนี้:

+ ดำเนินการยืนยันระยะเวลารับเงินประกันสังคมและประกันการว่างงานให้ครบถ้วนและส่งคืนพร้อมเอกสารต้นฉบับของลูกจ้างอื่น ๆ หากทางสถานประกอบการเก็บไว้;

+ จัดเตรียมสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานของพนักงาน หากพนักงานร้องขอ ค่าใช้จ่ายในการคัดลอกและจัดส่งเอกสารเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท

ดังนี้: จากหลักเกณฑ์ข้างต้น เมื่อสิ้นสุดสัญญาจ้างงาน บริษัทมีหน้าที่ยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมและประกันการว่างงาน (หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าการปิดสมุดประกันสังคม) ให้กับลูกจ้าง

ดังนั้นนักบัญชีและเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในองค์กรจึงจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับกฎระเบียบนี้เพื่อดำเนินการปิดบัญชีประกันสังคมสำหรับพนักงานที่สิ้นสุดสัญญาจ้างงาน

พนักงานสามารถปิดบัญชีประกันสังคมของตัวเองได้หรือไม่?

ภายใต้มาตรา 48 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 สถานประกอบการมีหน้าที่ดำเนินการยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมและประกันการว่างงาน และส่งคืนพร้อมสำเนาเอกสารต้นฉบับอื่นๆ หากสถานประกอบการเก็บไว้จากลูกจ้าง

นอกจากนี้ มาตรา 21 วรรค 5 แห่งพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2557 ยังกำหนดให้สถานประกอบการมีหน้าที่ประสานงานกับสำนักงานประกันสังคมเพื่อส่งคืนสมุดประกันสังคมให้แก่ลูกจ้าง ยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมเมื่อลูกจ้างเลิกจ้าง เลิกสัญญาจ้าง หรือออกจากงาน ตามที่กฎหมายบัญญัติ

ดังนั้นจะเห็นได้ว่าการปิดบัญชีประกันสังคมเป็นความรับผิดชอบขององค์กรและดำเนินการโดยมีการประสานงานกับสำนักงานประกันสังคม

ดังนั้นพนักงานจึงไม่สามารถปิดสมุดประกันสังคมที่สำนักงานประกันสังคมได้หลังจากลาออกจากงาน ไม่ว่าจะลาออกตามกฎหมายหรือกะทันหันก็ตาม แต่จะต้องกลับมาที่บริษัทเดิมเพื่อขอให้ดำเนินการปิดสมุดประกันสังคมให้เสร็จสิ้น

บทลงโทษสำหรับธุรกิจที่ไม่ปิดบัญชีประกันสังคมสำหรับพนักงาน

ตามมาตรา 12 แห่งพระราชกฤษฎีกา 12/2022/ND-CP วิสาหกิจที่ไม่ดำเนินการตามขั้นตอนการยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมและประกันการว่างงานแก่ลูกจ้างหลังจากสิ้นสุดสัญญาจ้างงานตามบทบัญญัติของกฎหมาย จะต้องรับโทษดังต่อไปนี้:

- ปรับตั้งแต่ 2 ล้านดอง เป็น 4 ล้านดอง สำหรับการฝ่าฝืนที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน 1 ถึง 10 คน

- ปรับตั้งแต่ 4 ล้านดอง เป็น 10 ล้านดอง สำหรับผู้ฝ่าฝืนที่มีคนงานตั้งแต่ 11 ถึง 50 คน

- ปรับตั้งแต่ 10 ล้านดอง เป็น 20 ล้านดอง สำหรับผู้ฝ่าฝืนตั้งแต่ 51 ถึง 100 คน

- ปรับตั้งแต่ 20 ล้านดอง เป็น 30 ล้านดอง สำหรับผู้ฝ่าฝืนที่มีคนงาน 101 ถึง 300 คน

- ปรับตั้งแต่ 30 ล้านดอง เป็น 40 ล้านดอง สำหรับการฝ่าฝืนที่มีพนักงานตั้งแต่ 301 คนขึ้นไป

นอกจากนี้ ธุรกิจยังต้องดำเนินการยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมและประกันการว่างงานให้กับลูกจ้างตามกฎหมายอีกด้วย

เมื่อบริษัทไม่ยอมปิดบัญชีประกันสังคม พนักงานควรทำอย่างไร?

ภายใต้มาตรา 18 แห่งพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2557 ลูกจ้างมีสิทธิขอให้หน่วยงาน องค์กร และบุคคลที่มีอำนาจหน้าที่ทบทวนการตัดสินใจและการดำเนินการของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล เมื่อมีเหตุอันควรเชื่อได้ว่าการตัดสินใจและการดำเนินการดังกล่าวฝ่าฝืนกฎหมายประกันสังคมและละเมิดสิทธิและผลประโยชน์อันชอบธรรมของตน

ดังนั้นในกรณีที่ลูกจ้างได้เลิกจ้างลูกจ้างแล้ว แต่ทางบริษัทไม่ยอมปิดสมุดประกันสังคมตามระเบียบ ลูกจ้างจะต้องติดต่อบริษัทให้ปิดสมุดประกันสังคมให้ก่อน

หากสถานประกอบการยังไม่ปิดสมุดประกันสังคมตามระเบียบ ลูกจ้างสามารถยื่นเรื่องร้องเรียนต่อผู้ตรวจการใหญ่กรมแรงงาน ทหารผ่านศึก และสวัสดิการสังคม ที่สถานประกอบการตั้งอยู่ เพื่อดำเนินการให้เป็นไปตามอำนาจหน้าที่

ขั้นตอนการปิดสมุดประกันสังคม ปี 2566

ตามมติที่ 595/QD-BHXH ในปี 2560 นายจ้างจะต้องปิดสมุดประกันสังคมตามลำดับต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: รายงานการลดแรงงาน

ก่อนที่จะดำเนินการปิดประกันสังคม นายจ้างจะต้องดำเนินการแจ้งลดการจ้างงานเสียก่อน

- ตามมาตรา 23 ของการตัดสินใจ 595/QD-BHXH เอกสารสำหรับการรายงานการลดแรงงานประกอบด้วย:

+ แบบแจ้งปรับปรุงข้อมูลประกันสังคมและประกันสุขภาพ (แบบ ตท.1-ตท.)

+ แบบแจ้งรายการปรับปรุงข้อมูลประกันสังคมและประกันสุขภาพ (แบบ ทก.3-ทส.)

+ รายชื่อพนักงานที่เข้าร่วมโครงการประกันสังคม ประกันสุขภาพ ประกันอุบัติเหตุ ประกันอุบัติเหตุและโรคจากการทำงาน (แบบ ด02-ทส.)

+ รายการข้อมูล (แบบ D01-TS);

+ บัตรประกันสุขภาพพนักงานที่ยังไม่หมดอายุ (1 ฉบับ/คน);

- นายจ้างส่งแฟ้มแจ้งลดหย่อนการจ้างแรงงานโดยตรงไปยังสำนักงานประกันสังคมที่นายจ้างเข้าร่วมหรือส่งทาง ไปรษณีย์

- เมื่อรายงานการลดหย่อนประกันสังคมสำเร็จแล้ว สามารถดำเนินการปิดสมุดประกันสังคมได้

ขั้นตอนที่ 2: ปิดสมุดประกันสังคม

- ตามมาตรา 23 ของคำสั่ง 595/QD-BHXH เอกสารสำหรับขั้นตอนการปิดสมุดประกันประกอบด้วย:

+ แบบแจ้งหน่วยงานที่เข้าร่วม ปรับข้อมูลประกันสังคมและประกันสุขภาพ (แบบ ทก.3-ทส.)

+ รายชื่อลูกจ้างที่เข้าร่วมโครงการประกันสังคม ประกันสุขภาพ ประกันการว่างงาน ประกันอุบัติเหตุและโรคจากการทำงาน (แบบ ด02-ทส.)

+ รายการข้อมูล (แบบ D01-TS)

+ หนังสือประกันสังคม

+ แผ่นพับประกันสังคม

+ คำสั่งยกเลิกสัญญาจ้างแรงงาน (หรือเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้องกับการยกเลิกสัญญาจ้างแรงงาน)

+ บัตรประกันสุขภาพพนักงานที่ยังไม่หมดอายุ (1 ฉบับ/คน);

- นายจ้างยื่นคำขอปิดสมุดประกันสังคมที่สำนักงานประกันสังคมที่นายจ้างเข้าร่วมหรือยื่นทางไปรษณีย์

เวลาปิดสมุดประกันสังคม

ตามมาตรา 48 วรรค 1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 ภายใน 14 วันทำการนับแต่วันที่สิ้นสุดสัญญาจ้างงาน ทั้งสองฝ่ายมีหน้าที่ชำระเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสิทธิของแต่ละฝ่ายอย่างครบถ้วน ยกเว้นในกรณีต่อไปนี้ ซึ่งอาจขยายเวลาได้แต่ไม่เกิน 30 วัน:

- นายจ้างมิใช่บุคคลผู้หยุดดำเนินการ;

- นายจ้างเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง เทคโนโลยี หรือด้วยเหตุผลทางเศรษฐกิจ

- การแบ่งแยก การแยกส่วน การรวมกิจการ การควบรวมกิจการ การขาย การให้เช่า การแปลงประเภทกิจการ การโอนกรรมสิทธิ์และสิทธิการใช้ทรัพย์สินของกิจการและสหกรณ์

- เนื่องมาจากภัยธรรมชาติ ไฟไหม้ การโจมตีของศัตรู หรือโรคระบาดร้ายแรง

ดังนั้น ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ระยะเวลาปิดสมุดประกันสังคมจะไม่เกิน 14 วัน และในกรณีพิเศษตามมาตรา 48 วรรค 1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 ระยะเวลาปิดสมุดประกันสังคมสูงสุดจะไม่เกิน 30 วัน

แหล่งที่มา