สิ่งที่นักบัญชี ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล และพนักงานควรรู้

นี่คือบทสรุปของข้อกำหนดและคำตอบที่สำคัญบางประการเกี่ยวกับการปิดบัญชีประกันสังคมในปี 2023 ที่นักบัญชี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และพนักงานจำเป็นต้องทราบ

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

หน้าที่ความรับผิดชอบในการจัดทำเอกสารประกันสังคมสำหรับพนักงานให้เสร็จสมบูรณ์

ตามบทบัญญัติมาตรา 48 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 เมื่อสัญญาจ้างงานสิ้นสุดลง นายจ้างและลูกจ้างต่างมีหน้าที่รับผิดชอบดังต่อไปนี้:

- ภายใน 14 วันทำการนับจากวันที่สัญญาจ้างงานสิ้นสุดลง ทั้งสองฝ่ายมีหน้าที่ต้องชำระเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสิทธิของแต่ละฝ่ายให้ครบถ้วน ยกเว้นในกรณีต่อไปนี้ ซึ่งอาจขยายระยะเวลาได้ แต่ไม่เกิน 30 วัน:

+ ธุรกิจที่ไม่ใช่บุคคลธรรมดาจะยุติการดำเนินงาน

+ ธุรกิจต่างๆ อาจเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง เทคโนโลยี หรือด้วยเหตุผล ทางเศรษฐกิจ

+ การแบ่งแยก การควบรวม การรวมกิจการ การขาย การให้เช่า การเปลี่ยนประเภทธุรกิจ การโอนกรรมสิทธิ์และสิทธิในการใช้ทรัพย์สินของวิสาหกิจและสหกรณ์

+ เนื่องจากภัยพิบัติทางธรรมชาติ ไฟไหม้ สงคราม หรือโรคระบาดร้ายแรง

- ในกรณีที่ธุรกิจหรือสหกรณ์หยุดดำเนินการ ยุบเลิก หรือล้มละลาย ค่าจ้าง ประกันสังคม ประกัน สุขภาพ ประกันการว่างงาน ค่าชดเชย และสวัสดิการอื่น ๆ ของพนักงานตามที่ระบุไว้ในข้อตกลงการเจรจาต่อรองร่วมและสัญญาจ้างงาน จะได้รับสิทธิ์ในการจ่ายก่อนเป็นลำดับแรก

- ธุรกิจต่างๆ มีความรับผิดชอบดังต่อไปนี้:

+ ดำเนินการตามขั้นตอนการยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินสมทบประกันสังคมและประกันการว่างงานให้เสร็จสมบูรณ์ และส่งคืนเอกสารเหล่านั้นพร้อมกับเอกสารต้นฉบับอื่นๆ หากบริษัทได้เก็บรักษาเอกสารเหล่านั้นไว้จากพนักงาน

+ จัดส่งสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานของพนักงาน หากพนักงานร้องขอ โดยนายจ้างจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสารและส่งเอกสาร

ดังนั้น ตามระเบียบข้างต้น เมื่อสัญญาจ้างงานสิ้นสุดลง บริษัทมีหน้าที่รับผิดชอบในการยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินสมทบประกันสังคมและประกันการว่างงาน (หรือในทางปฏิบัติคือการปิดบัญชีประกันสังคม) ของพนักงาน

ดังนั้น นักบัญชีและเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในธุรกิจต่างๆ จึงจำเป็นต้องตระหนักถึงระเบียบข้อบังคับนี้ เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นในการสรุปข้อมูลประกันสังคมสำหรับพนักงานที่สัญญาจ้างงานสิ้นสุดลง

พนักงานสามารถดำเนินการเรื่องเอกสารประกันสังคมของตนเองให้เสร็จสมบูรณ์ได้หรือไม่?

ตามมาตรา 48 ของประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 ธุรกิจมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินสมทบประกันสังคมและประกันการว่างงาน และส่งคืนเอกสารเหล่านั้นพร้อมกับสำเนาต้นฉบับของเอกสารอื่น ๆ หากธุรกิจได้เก็บเอกสารเหล่านั้นไว้จากลูกจ้าง

นอกจากนี้ วรรค 5 ของมาตรา 21 แห่งกฎหมายประกันสังคม พ.ศ. 2557 ยังระบุว่า สถานประกอบการมีหน้าที่ประสานงานกับหน่วยงานประกันสังคมเพื่อคืนสมุดประกันสังคมให้แก่ลูกจ้างและยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินสมทบประกันสังคมเมื่อลูกจ้างสิ้นสุดสัญญาจ้างงาน สัญญาว่าจ้าง หรือลาออกตามกฎหมาย

ดังนั้น จะเห็นได้ว่า การปิดบัญชีประกันสังคมเป็นความรับผิดชอบขององค์กรธุรกิจ และดำเนินการโดยประสานงานกับหน่วยงานประกันสังคม

ดังนั้น พนักงานจึงไม่สามารถดำเนินการเรื่องเอกสารประกันสังคมให้เสร็จสมบูรณ์ที่สำนักงานประกันสังคมด้วยตนเองได้หลังจากออกจากงาน ไม่ว่าการลาออกนั้นจะเป็นไปตามกฎหมายหรือโดยพลการก็ตาม พวกเขาต้องกลับไปที่บริษัทเดิมเพื่อขอให้ดำเนินการเรื่องเอกสารประกันสังคมให้เสร็จสมบูรณ์แทน

บทลงโทษสำหรับธุรกิจที่ไม่ดำเนินการจัดทำเอกสารประกันสังคมสำหรับพนักงานให้เสร็จสมบูรณ์

ตามบทบัญญัติมาตรา 12 แห่งพระราชกฤษฎีกา 12/2022/ND-CP สถานประกอบการที่ละเลยไม่ดำเนินการตามขั้นตอนการยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินสมทบประกันสังคมและประกันการว่างงานสำหรับลูกจ้างหลังจากการสิ้นสุดสัญญาจ้างงานตามที่กฎหมายกำหนด จะต้องรับโทษดังต่อไปนี้:

- ค่าปรับตั้งแต่ 2 ล้านดองถึง 4 ล้านดอง สำหรับการกระทำผิดที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน 1 ถึง 10 คน;

- ค่าปรับตั้งแต่ 4 ล้านดองถึง 10 ล้านดอง สำหรับการละเมิดที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน 11 ถึง 50 คน;

- ค่าปรับตั้งแต่ 10 ล้านดองถึง 20 ล้านดอง สำหรับการละเมิดที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน 51 ถึง 100 คน;

- ค่าปรับตั้งแต่ 20 ล้านดองถึง 30 ล้านดอง สำหรับการละเมิดที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน 101 ถึง 300 คน;

- ค่าปรับตั้งแต่ 30 ล้านดองถึง 40 ล้านดอง สำหรับการละเมิดที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน 301 คนขึ้นไป

นอกจากนี้ ธุรกิจต่างๆ ยังต้องดำเนินการตามขั้นตอนการตรวจสอบระยะเวลาการจ่ายเงินสมทบประกันสังคมและประกันการว่างงานของพนักงานตามที่ระเบียบกำหนดไว้ด้วย

พนักงานควรทำอย่างไรเมื่อนายจ้างไม่ดำเนินการเรื่องข้อมูลประกันสังคมให้เสร็จสมบูรณ์?

ตามบทบัญญัติมาตรา 18 แห่งกฎหมายประกันสังคม พ.ศ. 2557 ลูกจ้างมีสิทธิที่จะร้องขอให้หน่วยงาน องค์กร และบุคคลผู้มีอำนาจตรวจสอบการตัดสินใจและการกระทำของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลเหล่านั้น เมื่อมีเหตุให้เชื่อได้ว่าการตัดสินใจและการกระทำเหล่านั้นละเมิดกฎหมายประกันสังคมและกระทบต่อสิทธิและผลประโยชน์อันชอบธรรมของตน

ดังนั้น หากลูกจ้างได้บอกเลิกสัญญาจ้างงานแล้ว แต่ทางนายจ้างยังไม่ได้ดำเนินการเรื่องข้อมูลประกันสังคมให้เสร็จสมบูรณ์ตามที่กำหนด ลูกจ้างควรติดต่อกับนายจ้างก่อนและขอให้ดำเนินการเรื่องข้อมูลประกันสังคมให้เสร็จสมบูรณ์

หากธุรกิจยังคงไม่ดำเนินการเรื่องเอกสารประกันสังคมให้เสร็จสมบูรณ์ตามที่กำหนด พนักงานสามารถยื่นเรื่องร้องเรียนต่อหัวหน้าผู้ตรวจการของกรมแรงงาน ทหารผ่านศึก และกิจการสังคมในเขตที่ธุรกิจตั้งอยู่ เพื่อขอให้พิจารณาแก้ไขปัญหาตามอำนาจหน้าที่ของตน

ขั้นตอนการปิดบัญชีประกันสังคมในปี 2023

ตามมติที่ 595/QD-BHXH ปี 2017 นายจ้างต้องดำเนินการจัดทำเอกสารประกันสังคมให้เสร็จสมบูรณ์ตามลำดับดังต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: รายงานการลดจำนวนพนักงาน

ก่อนที่จะสรุปข้อมูลประกันสังคม นายจ้างต้องดำเนินการตามขั้นตอนการแจ้งลดจำนวนพนักงานให้เสร็จสิ้นเสียก่อน

- ตามมาตรา 23 ของมติ 595/QD-BHXH เอกสารรายงานการลดจำนวนพนักงานประกอบด้วย:

+ แบบฟอร์มแจ้งปรับข้อมูลประกันสังคมและประกันสุขภาพ (แบบฟอร์ม TK1-TS)

+ แบบฟอร์มแจ้งการปรับข้อมูลประกันสังคมและประกันสุขภาพ (แบบฟอร์ม TK3-TS)

+ รายชื่อพนักงานที่เข้าร่วมในระบบประกันสังคม ประกันสุขภาพ ประกันอุบัติเหตุ ประกันอุบัติเหตุจากการทำงาน และประกันโรคจากการทำงาน (แบบฟอร์ม D02-TS)

+ เอกสารสรุปข้อมูล (แบบฟอร์ม D01-TS)

+ บัตรประกันสุขภาพที่ยังไม่หมดอายุของพนักงาน (1 ฉบับ/คน);

- นายจ้างต้องส่งรายงานการลดจำนวนพนักงานโดยตรงไปยังหน่วยงานประกันสังคมที่นายจ้างลงทะเบียนไว้ หรือส่งทาง ไปรษณีย์ ก็ได้

- หลังจากรายงานการลดเงินสมทบประกันสังคมเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถดำเนินการปิดบัญชีประกันสังคมของคุณได้

ขั้นตอนที่ 2: ดำเนินการตรวจสอบและบันทึกข้อมูลประกันสังคมให้เสร็จสมบูรณ์

- ตามมาตรา 23 ของมติ 595/QD-BHXH เอกสารที่จำเป็นสำหรับการปิดบัญชีประกันสังคม ได้แก่:

+ แบบฟอร์มแจ้งข้อมูลสำหรับหน่วยงานที่เข้าร่วม การปรับปรุงข้อมูลประกันสังคมและประกันสุขภาพ (แบบฟอร์ม TK3-TS)

+ รายชื่อพนักงานที่เข้าร่วมในระบบประกันสังคม ประกันสุขภาพ ประกันการว่างงาน ประกันอุบัติเหตุจากการทำงาน และประกันโรคจากการทำงาน (แบบฟอร์ม D02-TS)

+ เอกสารสรุปข้อมูล (แบบฟอร์ม D01-TS)

+ สมุดประกันสังคม

+ ใบแจ้งประกันสังคม

+ คำสั่งยุติสัญญาจ้างงาน (หรือเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการยุติสัญญาจ้างงาน)

+ บัตรประกันสุขภาพที่ยังไม่หมดอายุของพนักงาน (1 ฉบับ/คน);

- นายจ้างต้องยื่นเอกสารการปิดประกันสังคมไปยังหน่วยงานประกันสังคมที่นายจ้างลงทะเบียนไว้ หรือส่งทางไปรษณีย์

วันปิดรับสมัครประกันสังคม

ตามมาตรา 48 วรรค 1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 กำหนดให้ภายใน 14 วันทำการนับจากวันที่สัญญาจ้างงานสิ้นสุดลง ทั้งสองฝ่ายต้องรับผิดชอบในการชำระเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสิทธิและผลประโยชน์ของแต่ละฝ่าย เว้นแต่ในกรณีต่อไปนี้ ซึ่งอาจขยายระยะเวลาได้ แต่ไม่เกิน 30 วัน:

- นายจ้างไม่ใช่บุคคลธรรมดาที่เลิกกิจการ

- นายจ้างเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง เทคโนโลยี หรือด้วยเหตุผลทางเศรษฐกิจ

- การแบ่งแยก การควบรวม การรวมกิจการ การขาย การให้เช่า การเปลี่ยนประเภทธุรกิจ การโอนกรรมสิทธิ์และสิทธิในการใช้ทรัพย์สินของวิสาหกิจและสหกรณ์

- เนื่องมาจากภัยพิบัติทางธรรมชาติ ไฟไหม้ สงคราม หรือโรคระบาดร้ายแรง

ดังนั้น ตามระเบียบแล้ว ระยะเวลาในการปิดบัญชีประกันสังคมจะไม่เกิน 14 วัน และในกรณีพิเศษตามที่ระบุไว้ในวรรค 1 มาตรา 48 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 ระยะเวลาสูงสุดในการปิดบัญชีประกันสังคมจะไม่เกิน 30 วัน

[โฆษณา_2]
แหล่งที่มา