นักบัญชี ทรัพยากรบุคคล และคนงานต้องรู้

สรุปกฎเกณฑ์สำคัญ และคำตอบเกี่ยวกับการปิดสมุดบัญชีประกันสังคม ปี 2566 ที่นักบัญชี ทรัพยากรบุคคล และพนักงานต้องใส่ใจ

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

รับผิดชอบการปิดบัญชีประกันสังคมให้กับพนักงาน

ภายใต้มาตรา 48 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 เมื่อเลิกสัญญาจ้างงาน บริษัทและลูกจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบตามลำดับดังต่อไปนี้:

- ภายใน 14 วันทำการนับจากวันที่สิ้นสุดสัญญาจ้างงาน ทั้งสองฝ่ายต้องรับผิดชอบชำระเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสิทธิของทั้งสองฝ่าย ยกเว้นในกรณีต่อไปนี้ซึ่งอาจขยายเวลาได้แต่ไม่เกิน 30 วัน:

+ รัฐวิสาหกิจที่ไม่ใช่บุคคลธรรมดาหยุดดำเนินการ;

+ องค์กรเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง เทคโนโลยี หรือเหตุผล ทางเศรษฐกิจ ;

+ แยก, แยกออก, รวม, รวมเข้าด้วยกัน; การขาย การให้เช่า การดัดแปลงประเภทธุรกิจ; การโอนกรรมสิทธิ์และสิทธิใช้ทรัพย์สินของบริษัทและสหกรณ์

+ เนื่องจากภัยธรรมชาติ เพลิงไหม้ การโจมตีของศัตรู หรือ โรคระบาดอันตราย

- เงินเดือน ประกันสังคม ประกัน สุขภาพ ประกันการว่างงาน ค่าชดเชยเลิกจ้าง และผลประโยชน์อื่นของลูกจ้างตามข้อตกลงจ้างงานร่วมและสัญญาจ้างแรงงาน ให้ได้รับความสำคัญในการจ่ายเงินในกรณีที่วิสาหกิจหรือสหกรณ์เลิกจ้าง ยุบเลิก หรือล้มละลาย

- รัฐวิสาหกิจมีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดังนี้:

+ ดำเนินการตรวจยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมและประกันการว่างงานและส่งคืนพร้อมเอกสารต้นฉบับของพนักงานคนอื่นๆ หากสถานประกอบการได้เก็บรักษาไว้;

+ จัดเตรียมสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานของพนักงาน หากพนักงานร้องขอ ค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสารและส่งเอกสารนั้นทางธุรกิจเป็นผู้ชำระ

ดังนี้: จากข้อกำหนดข้างต้น เมื่อยุติสัญญาจ้างงาน บริษัทจะรับผิดชอบในการยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมและประกันการว่างงาน (หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าปิดสมุดประกันสังคม) ให้กับลูกจ้าง

ดังนั้นนักบัญชีและเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในองค์กรจึงต้องใส่ใจกับกฎเกณฑ์นี้เพื่อดำเนินการปิดบัญชีประกันสังคมให้กับพนักงานที่เลิกจ้าง

พนักงานสามารถปิดบัญชีประกันสังคมเองได้หรือไม่?

ภายใต้มาตรา 48 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 บริษัทมีหน้าที่ดำเนินการตามขั้นตอนการยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมและประกันการว่างงานให้ครบถ้วน และส่งคืนพร้อมสำเนาต้นฉบับของเอกสารอื่นๆ หากบริษัทเก็บเอกสารดังกล่าวไว้จากลูกจ้าง

นอกจากนี้ มาตรา 21 วรรค 5 แห่งพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2557 ยังบัญญัติให้สถานประกอบการมีหน้าที่ประสานงานกับสำนักงานประกันสังคมในการส่งคืนสมุดประกันสังคมให้ลูกจ้าง ยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมเมื่อลูกจ้างเลิกจ้าง เลิกสัญญาจ้างงาน หรือลาออกจากงาน ตามที่กฎหมายบัญญัติ

ดังนั้นจะเห็นได้ว่าการปิดสมุดบัญชีประกันสังคมนั้นเป็นความรับผิดชอบขององค์กร และดำเนินการโดยการประสานงานกับสำนักงานประกันสังคม

ดังนั้นพนักงานจึงไม่สามารถปิดสมุดบัญชีประกันสังคมที่สำนักงานประกันสังคมได้หลังจากลาออกจากงาน ไม่ว่าจะลาออกตามกฎหมายหรือกะทันหันก็ตาม แต่จะต้องกลับมาที่บริษัทเดิมเพื่อขอให้ดำเนินการปิดสมุดบัญชีประกันสังคมให้เสร็จสิ้น

บทลงโทษสำหรับธุรกิจที่ไม่ปิดสมุดประกันสังคมสำหรับพนักงาน

ตามมาตรา 12 แห่งพระราชกฤษฎีกา 12/2022/ND-CP บริษัทที่ไม่ดำเนินการตามขั้นตอนการยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมและประกันการว่างงานให้กับพนักงานหลังจากสิ้นสุดสัญญาจ้างงานตามบทบัญญัติของกฎหมาย จะต้องรับโทษดังต่อไปนี้:

- ตั้งแต่ 2 ล้านดอง เป็น 4 ล้านดอง สำหรับการฝ่าฝืนที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน 1 ถึง 10 คน

- ตั้งแต่ 4 ล้านดอง เป็น 10 ล้านดอง สำหรับการฝ่าฝืนที่มีคนงานตั้งแต่ 11 ถึง 50 คน

- ตั้งแต่ 10 ล้านดอง เป็น 20 ล้านดอง สำหรับการฝ่าฝืนที่มีคนงาน 51 ถึง 100 คน

- จาก 20 ล้านดอง เป็น 30 ล้านดอง สำหรับการฝ่าฝืนที่เกี่ยวข้องกับคนงาน 101 ถึง 300 ราย

- ตั้งแต่ 30 ล้านดอง เป็น 40 ล้านดอง สำหรับการฝ่าฝืนที่มีพนักงานตั้งแต่ 301 คนขึ้นไป

นอกจากนี้ ธุรกิจยังต้องดำเนินการยืนยันระยะเวลาการจ่ายเงินประกันสังคมและประกันการว่างงานให้กับลูกจ้างตามกฎหมายอีกด้วย

พนักงานควรทำอย่างไร เมื่อบริษัทไม่หยุดสมุดประกันสังคม?

ภายใต้มาตรา 18 แห่งพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2557 ลูกจ้างมีสิทธิร้องขอให้หน่วยงาน องค์กร หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องทบทวนการตัดสินใจและการดำเนินการของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล เมื่อมีเหตุผลอันเชื่อได้ว่าการตัดสินใจและการดำเนินการดังกล่าวฝ่าฝืนกฎหมายประกันสังคมและละเมิดสิทธิและผลประโยชน์อันชอบธรรมของตน

ดังนั้นในกรณีที่ลูกจ้างบอกเลิกสัญญาจ้างงานแล้ว แต่ทางบริษัทไม่ยอมปิดสมุดประกันสังคมตามระเบียบ พนักงานจะต้องติดต่อบริษัทเพื่อขอให้บริษัทปิดสมุดประกันสังคมให้ก่อน

ถ้าหากบริษัทยังไม่ปิดสมุดบัญชีประกันสังคมตามระเบียบบังคับ พนักงานสามารถยื่นเรื่องร้องเรียนต่อผู้ตรวจการกลางกรมแรงงาน ทหารผ่านศึกและสวัสดิการสังคมที่บริษัทมีสำนักงานใหญ่ เพื่อดำเนินการชดเชยตามอำนาจหน้าที่

ขั้นตอนการปิดสมุดบัญชีประกันสังคม 2566

ตามคำสั่ง 595/QD-BHXH ในปี 2560 นายจ้างจะต้องปิดสมุดประกันสังคมตามลำดับต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: รายงานการลดแรงงาน

ก่อนที่จะดำเนินการตามขั้นตอนการปิดประกันสังคม นายจ้างต้องดำเนินการตามขั้นตอนการแจ้งลดการจ้างงานเสียก่อน

- ตามมาตรา 23 ของคำตัดสิน 595/QD-BHXH เอกสารสำหรับการรายงานการลดแรงงานประกอบด้วย:

+ แบบแสดงรายการปรับปรุงข้อมูลประกันสังคมและประกันสุขภาพ (แบบ ตก.1-ตส.)

+ แบบแจ้งรายการหน่วยงานปรับข้อมูลประกันสังคมและประกันสุขภาพ (แบบ ตก.3-ทส.)

+ รายชื่อพนักงานที่เข้าร่วมโครงการประกันสังคม ประกันสุขภาพ ประกันอุบัติเหตุ ประกันอุบัติเหตุและโรคจากการทำงาน (แบบ ด02-ทส.)

+ รายการข้อมูล (แบบ D01-TS);

+ บัตรประกันสุขภาพของพนักงานที่ยังใช้ได้ (1 ฉบับ/คน);

- นายจ้างส่งเอกสารแจ้งลดหย่อนการจ้างงานไปยังหน่วยงานประกันสังคมที่นายจ้างเข้าร่วมโดยตรงหรือส่งทาง ไปรษณีย์

- เมื่อรายงานการลดหย่อนประกันสังคมสำเร็จแล้ว สามารถดำเนินการปิดสมุดประกันสังคมได้

ขั้นตอนที่ 2: ปิดสมุดประกันสังคม

- ตามมาตรา 23 ของคำสั่ง 595/QD-BHXH เอกสารสำหรับขั้นตอนการปิดสมุดประกันประกอบด้วย:

+ แบบแจ้งหน่วยงานที่เข้าร่วม ปรับข้อมูลประกันสังคมและประกันสุขภาพ (แบบ ตก.3-ทส.)

+ รายชื่อลูกจ้างที่เข้าร่วมโครงการประกันสังคม ประกันสุขภาพ ประกันการว่างงาน ประกันอุบัติเหตุและโรคจากการทำงาน (แบบ ด02-ทส.)

+ รายการข้อมูล (แบบ D01-TS)

+ หนังสือประกันสังคม

+ แผ่นพับประกันสังคม

+ คำวินิจฉัยยกเลิกสัญญาจ้างแรงงาน (หรือเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้องกับการสิ้นสุดสัญญาจ้างแรงงาน)

+ บัตรประกันสุขภาพของพนักงานที่ยังใช้ได้ (1 ฉบับ/คน);

- นายจ้างยื่นคำขอปิดสมุดประกันสังคม ณ สำนักงานประกันสังคมที่นายจ้างเข้าร่วม หรือส่งทางไปรษณีย์

เวลาปิดสมุดประกันสังคม

ตามมาตรา 48 วรรค 1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 ภายใน 14 วันทำการนับแต่วันที่สิ้นสุดสัญญาจ้างงาน ทั้งสองฝ่ายต้องรับผิดชอบชำระเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสิทธิของแต่ละฝ่ายให้ครบถ้วน เว้นแต่ในกรณีต่อไปนี้ ซึ่งอาจขยายเวลาออกไปได้แต่ไม่เกิน 30 วัน:

- นายจ้างมิใช่บุคคลธรรมดาผู้ยุติการประกอบกิจการ;

- นายจ้างเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง เทคโนโลยี หรือด้วยเหตุผลทางเศรษฐกิจ

- แยก, แยกออก, รวม, รวมเข้าด้วยกัน; การขาย การให้เช่า การดัดแปลงประเภทธุรกิจ; การโอนกรรมสิทธิ์และสิทธิใช้ทรัพย์สินของบริษัทและสหกรณ์

- เนื่องมาจากภัยธรรมชาติ เพลิงไหม้ การโจมตีของศัตรู หรือ โรคระบาดอันตราย

ทั้งนี้ ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ระยะเวลาปิดสมุดประกันสังคมจะไม่เกิน 14 วัน และในกรณีพิเศษตามมาตรา 48 วรรค 1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พ.ศ. 2562 ระยะเวลาปิดสมุดประกันสังคมสูงสุดจะไม่เกิน 30 วัน

แหล่งที่มา