พูดกันตรงๆ: การประชุมที่มากเกินไปนั้นสิ้นเปลืองและควรตัดลดออกไป

การประชุมเป็นสิ่งจำเป็น แต่การประชุมที่มากเกินไป ยาวนานเกินไป และไร้ประสิทธิภาพ กำลังกลายเป็นการสิ้นเปลืองอย่างร้ายแรง

ถ้าลองนับรวมทั้งหมดแล้ว มีการประชุมทั่วประเทศกี่ครั้งต่อปี? ไม่มีใครให้คำตอบที่แน่นอนได้ สิ่งที่เราทราบก็คือ ในหลายหน่วยงาน ตารางงานของเจ้าหน้าที่และข้าราชการเต็มไปด้วยการประชุม

ในบางท้องที่และรัฐวิสาหกิจ การประชุมสรุปงานตอนเช้ากลายเป็นขั้นตอนบังคับ แม้ว่าเนื้อหาจะมักเป็นเพียงการรับฟังรายงานเกี่ยวกับเรื่องที่ได้บันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรแล้วก็ตาม เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในวันนั้นก็จบลงเช่นกัน

การประชุมเป็นสิ่งจำเป็น ไม่มีใครปฏิเสธบทบาทของการประชุมในการเป็นผู้นำและการบริหารจัดการ แต่ปัญหาคือ การประชุมมากเกินไป การประชุมที่ยืดเยื้อเกินไป และการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ กำลังกลายเป็นรูปแบบของการสิ้นเปลืองที่น่าเป็นห่วงอย่างยิ่ง

ทำไมถึงมีการประชุมมากมายขนาดนี้? ประการแรก เป็นเพราะนิสัยการบริหารจัดการที่ล้าสมัย การประชุมจะจัดขึ้นทุกครั้งที่มีปัญหา ในหลายหน่วยงาน การประชุมได้กลายเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานโดยอัตโนมัติ มีการพูดคุยเกี่ยวกับคำสั่งใหม่ การนำเอกสารใหม่มาใช้ และการแก้ไขปัญหาความล่าช้าผ่านการประชุมทบทวน ประการที่สอง หลายหน่วยงานยังไม่ได้นำการบริหารจัดการแบบมุ่งเน้นเป้าหมายหรือผลลัพธ์มาใช้อย่างเต็มที่ งานต่างๆ ไม่ได้ถูกมอบหมายให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งอย่างชัดเจน โดยกำหนดความรับผิดชอบและกำหนดเวลาที่แน่นอน ดังนั้นการประชุมจึงจำเป็นสำหรับการเตือนความจำและการติดตามผล ประการที่สาม ความกลัวที่จะรับผิดชอบนำไปสู่การประชุมเพื่อ "แบ่งปันความเสี่ยง" หลายปัญหาอาจแก้ไขได้อย่างรวดเร็วผ่านการมอบหมายงาน แต่หัวหน้าหน่วยงานยังคงเลือกที่จะจัดการประชุม การประชุมขนาดใหญ่จัดขึ้นเพื่อสร้างความรู้สึกรับผิดชอบร่วมกัน เพื่อให้แน่ใจว่าเมื่อเกิดข้อผิดพลาด ภาระจะถูกแบ่งปันกัน

นายเจิ่น กัม ตู สมาชิกถาวรของสำนักเลขาธิการคณะกรรมการกลางพรรค ได้ลงนามและประกาศข้อสรุปของสำนักเลขาธิการเกี่ยวกับการปรับปรุงวิธีการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพของระบบ การเมือง ตามที่สำนักเลขาธิการระบุ การปรับโครงสร้างและลดความยุ่งยากของกลไกองค์กรของระบบการเมืองเมื่อเร็วๆ นี้ได้บรรลุผลสำเร็จอย่างมีนัยสำคัญ อย่างไรก็ตาม ยังมีบางประเด็นที่ต้องแก้ไขและจัดการ เช่น การออกเอกสารและการประชุมที่มากเกินไป ดังนั้น สำนักเลขาธิการจึงกำหนดให้ลดจำนวนการประชุมประจำปีลงอย่างน้อยร้อยละ 10 จำกัดการประชุมที่ไม่จำเป็น ลดระยะเวลาการประชุม และให้แน่ใจว่าคำกล่าวสรุปของผู้นำไม่เกิน 50 นาที คำสั่งนี้แสดงให้เห็นว่า "การประชุมมากเกินไป" ไม่ใช่เพียงความรู้สึกส่วนบุคคลอีกต่อไป แต่เป็นปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อทั้งระบบ

การประชุมที่กินเวลานานหลายชั่วโมง โดยมีผู้เข้าร่วมหลายสิบหรือหลายร้อยคน หมายความว่างานหลายร้อยชั่วโมงจะ "หยุดชะงัก" ในขณะเดียวกัน เนื้อหาส่วนใหญ่สามารถจัดการได้ทั้งหมดผ่านเอกสารลายลักษณ์อักษร รายงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือการแลกเปลี่ยนข้อมูลออนไลน์สั้นๆ

ที่สำคัญกว่านั้น เมื่อเจ้าหน้าที่ใช้เวลามากเกินไปในการประชุม เวลาที่พวกเขาสามารถทุ่มเทให้กับงานจริง การลงพื้นที่ และการให้บริการประชาชนและธุรกิจก็จะลดลงอย่างมาก งานล่าช้า ประสิทธิภาพลดลง และท้ายที่สุด สังคมก็ต้องรับผลกระทบ

ที่อันตรายกว่านั้นคือ การประชุมมากเกินไปทำให้เกิดความรู้สึกพึงพอใจในตนเองและยึดติดกับพิธีการ เมื่อมีปัญหา…ก็มีการประชุม เมื่อความรับผิดชอบไม่ชัดเจน…ก็มีการประชุมอีกครั้ง เมื่อภารกิจยังไม่เสร็จ…ก็มีการประชุมเพื่อเรียนรู้จากประสบการณ์

การลดจำนวนการประชุมไม่ได้หมายถึงการลดความเป็นผู้นำหรือประสิทธิภาพ ตรงกันข้าม มันเป็นวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยเคารพเวลาของบุคลากรและทรัพยากรของสังคม เมื่อการประชุมแต่ละครั้งได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบ จัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพ ตรงประเด็น และนำไปสู่ข้อสรุปที่ชัดเจน ระบบก็จะทำงานได้อย่างราบรื่นและงานก็จะคืบหน้าไปตามกำหนดเวลา

ถึงเวลาแล้วที่เราจะต้องพูดตรงไปตรงมาและยอมรับว่า การสิ้นเปลืองเวลาจากการประชุมที่มากเกินไปนั้นไม่ใช่เรื่องเล็กน้อยอีกต่อไป การลดการประชุมที่ไม่จำเป็นลงก็เท่ากับเป็นการกำจัดความสิ้นเปลืองที่มองไม่เห็นแต่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง เวลาเหล่านั้นควรนำไปใช้ในการลงมือทำ แก้ปัญหา และพัฒนาคุณภาพชีวิตของผู้คน

ที่มา: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm