สร้างโปรไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

การสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสารและไฟล์งาน ช่วยให้ จังหวัดฮาติ๋ง ปรับปรุงการบริหารจัดการด้านการปกครองและส่งเสริมกระบวนการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

ในอดีต เอกสารกระดาษที่ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นและตราประทับของหน่วยงานที่มีอำนาจถือว่ามีผลทางกฎหมายและใช้ในการดำเนินงาน การกำกับดูแล และธุรกรรมของหน่วยงานบริหารราชการแผ่นดิน กรมกิจการภายในยังได้แนะนำคณะกรรมการประชาชนจังหวัดให้จัดทำคำสั่งและแนวทางปฏิบัติมากมายเกี่ยวกับการจัดการและการจัดทำเอกสารกระดาษด้วย

อย่างไรก็ตาม การนำขั้นตอนการเก็บรักษาและจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิมไปใช้ในหน่วยงานและองค์กรบางแห่งยังคงไม่สอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับในปัจจุบัน เช่น เอกสารไม่ได้ถูกจัดเก็บอย่างครบถ้วน ยังไม่ได้รับการประมวลผล และยังไม่ได้ถูกรวบรวม จัดระเบียบ หรือประเมินมูลค่า... จากความเป็นจริงนี้ ในปี 2564 จังหวัดฮาติ๋งจึงริเริ่มโครงการนำร่องการสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสารและแฟ้มงาน

การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

การจัดทำบันทึกอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของเจ้าหน้าที่และข้าราชการในการจัดการขั้นตอนทางปกครอง

นายไม๋ ตรวง ซิงห์ รองผู้อำนวยการกรมกิจการภายใน และผู้ริเริ่มโครงการ กล่าวว่า “การสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นระบบรูปแบบใหม่ที่มีความแตกต่างมากมายเมื่อเทียบกับการสร้างไฟล์แบบดั้งเดิมที่ใช้กระดาษ เอกสารถูกสร้างขึ้นบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรือแปลงเป็นดิจิทัลจากเอกสารในสื่อจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ เอกสารดิจิทัลสามารถสร้างเป็นไฟล์ได้โดยอัตโนมัติในสภาพแวดล้อมเครือข่ายด้วยฟังก์ชันการสร้างไฟล์ที่รวมอยู่ในระบบจัดการเอกสาร”

จากการประเมินพบว่า จังหวัดฮาติ๋งเป็นหนึ่งในพื้นที่ชั้นนำในการดำเนินการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล รวมถึงการจัดการการใช้เอกสารเพื่อให้บริการสาธารณะออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในส่วนบางส่วนและทั้งหมด

การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

บันทึกต่างๆ ถูกสร้างขึ้นทางออนไลน์ด้วยกระบวนการที่ราบรื่น ช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บกระดาษ

ในปี 2021 จังหวัดฮาติ๋งได้ทดลองใช้ระบบนี้ในหน่วยงานระดับจังหวัด 6 แห่ง (สำนักคณะกรรมการประชาชนจังหวัด, กรมกิจการภายใน, กรมการคลัง, กรมสารสนเทศและการสื่อสาร, กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และกรมยุติธรรม) และหน่วยงานระดับอำเภอ 3 แห่ง (คณะกรรมการประชาชนเมืองฮาติ๋ง, อำเภอคัมเซียน และอำเภอทัคฮา) ส่งผลให้มีการสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จำนวน 3,231 ไฟล์

ภายในปี 2022 การสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารได้ถูกนำไปใช้ในทุกหน่วยงานและองค์กรระดับจังหวัด รวมถึงคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอ เมือง และตำบล โดยมีจำนวนไฟล์ที่สร้างในหน่วยงานและท้องถิ่นเหล่านี้รวมกว่า 51,600 ไฟล์ ซึ่งกว่า 13,000 ไฟล์เสร็จสมบูรณ์แล้ว ในปี 2023 จังหวัดฮาติ๋งยังคงเดินหน้าดำเนินการสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอย่างต่อเนื่อง โดยมีเป้าหมายที่จะสร้างไฟล์ในระดับจังหวัด 90% ระดับอำเภอ 80% และระดับตำบล 30% (ไม่รวมไฟล์ที่เป็นความลับของรัฐหรือเอกสารที่มีความซับซ้อน)

ในทางปฏิบัติ การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ได้พิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์มากมายต่อการบริหารราชการแผ่นดิน ส่งเสริมการปฏิรูปการบริหาร และปรับปรุงประสิทธิภาพในการจัดการและจัดเก็บเอกสาร

การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยเร่งกระบวนการค้นหาและประมวลผลเอกสารให้เร็วขึ้น

คุณโฮ ถิ เนียม ผู้เชี่ยวชาญจากกรมปฏิรูปการบริหารและการจัดเก็บเอกสาร (กรมกิจการภายใน) กล่าวว่า “นับตั้งแต่เริ่มนำระบบการสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในซอฟต์แวร์บริหารจัดการงาน ประโยชน์แรกที่เห็นได้ชัดคือปริมาณการจัดเก็บเอกสารกระดาษลดลงอย่างมาก นอกจากนี้ เมื่อสร้างไฟล์ออนไลน์แล้ว กระบวนการค้นหาและประมวลผลข้อมูลและเอกสารก็รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น การแก้ไขเอกสารก็ง่ายและรวดเร็วขึ้นเช่นกัน เพราะไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์เอกสารกระดาษซ้ำๆ เพื่อขอความเห็นจากหน่วยงานต่างๆ อีกต่อไป ยิ่งไปกว่านั้น ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสาร ซึ่งมีโอกาสเกิดขึ้นได้มากกว่ากับไฟล์กระดาษ”

อีกหนึ่งประโยชน์ของการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ในซอฟต์แวร์บันทึกการทำงานคือ เมื่อมีการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้าราชการและเจ้าหน้าที่ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการประมวลผลและแก้ไขปัญหาเอกสารภายในระบบเดียวกันได้ ซึ่งจะช่วยให้การประมวลผลเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่นและสม่ำเสมอ ในทางกลับกัน ยังช่วยให้หัวหน้าหน่วยงานและฝ่ายต่างๆ สามารถจัดการกระบวนการให้คำปรึกษาและการปฏิบัติงานของข้าราชการและเจ้าหน้าที่แต่ละคนเมื่อได้รับมอบหมายให้เป็นผู้นำในงานใดงานหนึ่งได้อีกด้วย

การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

กรมกำลังดำเนินการสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสารและงานสำหรับทั้ง 216 ตำบล อำเภอ และเมืองในจังหวัด โดยใช้วิธีการฝึกอบรมภาคปฏิบัติ หน่วยงานได้ออกเอกสารแนะนำกระบวนการสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บริหารจัดการงาน ซึ่งมีเนื้อหาสำคัญ ได้แก่ กระบวนการร่างและลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการป้อนข้อมูลแคตตาล็อกไฟล์ของหน่วยงานลงในซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสารและงาน และกระบวนการสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสารและงาน อาจกล่าวได้ว่าการสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ค่อนข้างซับซ้อน แต่ในกระบวนการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์และรัฐบาลดิจิทัลนั้น เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง
นายไม ตรวง ซิงห์
รองผู้อำนวยการกรมกิจการภายใน

ฟุก กวาง - ไม ฮวาง

แหล่งที่มา