133/2025/ND-CP sayılı Kararname uyarınca merkezi olmayan ve devredilen Fikri Mülkiyet alanında idari prosedürlerin yürütülmesine ilişkin Rehberlik Belgelerinin yayınlanması

31 Ağustos tarihinde, Bilim ve Teknoloji Bakanlığı Fikri Mülkiyet Dairesi, Fikri Mülkiyet Dairesi ile illerdeki ve merkezi olarak yönetilen şehirlerdeki Halk Komitelerine bağlı uzmanlaşmış kuruluşlar arasında, 133/2025/ND-CP sayılı Kararname uyarınca dağıtılan ve devredilen Fikri Mülkiyet alanındaki idari prosedürlerin yürütülmesinde koordinasyon mekanizmasına rehberlik eden Belgenin yayımlanması hakkında 581/QD-SHTT sayılı Kararı yayınladı.

1. Uygulama kapsamı

Bu belge, Bilim ve Teknoloji Bakanlığı'nın devlet yönetimi alanında merkeziyetçiliği ve yetki devrini düzenleyen 12 Haziran 2025 tarihli ve 133/2025/ND-CP sayılı Kararname uyarınca fikri mülkiyet (FM) alanında yerinden yönetim ve yetki devrine tabi idari prosedürlerin (AP) yürütülmesinde, Fikri Mülkiyet Ulusal Ofisi (NOIP) ile illerin ve merkezi olarak yönetilen şehirlerin Halk Komitelerine bağlı uzman kuruluşlar arasındaki koordinasyon mekanizması hakkında rehberlik sağlamaktadır.

2. Uygulanabilir konular

Bu belge, Bilim ve Teknoloji Bakanlığı'nın devlet yönetimi alanında merkeziyetçiliği ve yetki devrini düzenleyen 12 Haziran 2025 tarihli ve 133/2025/ND-CP sayılı Kararnamesi uyarınca fikri mülkiyet alanında idari işlemleri yürüten kurum, birim ve bireyler için geçerlidir.

3. Koordinasyonda genel ilkeler

a) Fikri mülkiyete ilişkin idari işlemlerin yürütülmesinin, mevzuata uygun ve kesintisiz bir şekilde, merkezden dağıtılarak yürütülmesini sağlamak.

b) Yerel düzeyde fikri mülkiyete ilişkin idari prosedürlerin uygulanmasında vatandaşlara ve işletmelere azami kolaylık sağlamak.

c) Fikri mülkiyete ilişkin bilgi ve verilerin eksiksiz, tutarlı, hızlı ve güvenli bir şekilde paylaşılmasını sağlamak; şeffaflık ve hesap verebilirliği artırırken yönetim, istatistik ve operasyonlara hizmet etmek.

d) Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi ile yerel yönetimler arasında kayıt ve verilerin değişimi ve işlenmesinde bilgi teknolojisinin uygulanmasını güçlendirmek, ağ güvenliğini ve emniyetini sağlamak.

d) Memurların ve kamu çalışanlarının kapasitelerini ve mesleki uzmanlıklarını artırmak; devlet yönetiminde merkezi ve yerel düzeyler arasındaki koordinasyonu güçlendirmek.

e) Fikri mülkiyetin devlet tarafından yönetilmesinde odak noktası olarak Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'nin rolünü teyit ederken, yerel yönetimlerin rolünü ve kapasitesini teşvik etmek.

e) Açık, şeffaf ve zamanında.

4. Fikri Mülkiyet Ofisi aşağıdakilerden sorumludur:

a) 133/2025/ND-CP sayılı Kararname uyarınca merkezden uzaklaştırılmış ve devredilmiş idari prosedürleri uygulamak üzere İl Halk Komitesi ile koordinasyon halinde çalışan uzmanlaşmış birimlerin odak görevlilerinin (liderler ve memurlar dahil) listesini yerel yönetime bildirmek.

b) Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'nin odak görevlileri ile yerelliklerin odak görevlileri arasında, uzmanlık, profesyonellik ve ortaya çıkan durumların ele alınması konusunda zamanında destek sağlamak amacıyla iletişim kanalları kurmak.

c) Yerel odak görevlileri için uzmanlık, meslek ve ortaya çıkan durumların ele alınması konusunda rehberlik ve eğitim düzenleyin (yüz yüze, çevrimiçi, vaka bazında...).

d) İl ve merkezden yönetilen şehirlerin Halk Komitelerine bağlı uzman kuruluşlara idari işlemlerin sonuçlandırılması için gerekli bilgileri doğru ve zamanında sağlamak, idari işlemlerin mevzuata uygun olarak sonuçlandırılması için gereken süreyi sağlamak.

5. İl/şehir Halk Komitelerine bağlı uzmanlaşmış kuruluşlar şunlardan sorumludur:

a) Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'nin yasal düzenlemeleri ve mesleki rehberliği uyarınca merkezi olmayan ve devredilen idari prosedürlerin uygulanmasını organize etmek.

b) Yerel düzeyde fikri mülkiyet alanında idari işlemlerin yürütülmesi, alınması ve yürütülmesinde görev alacak odak görevlilerinin (liderler ve memurlar dahil) listesini ilan etmek.

c) Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'nin rehberlik ve eğitim oturumlarına tam katılım sağlayarak, idari işlemlerin sorunsuz, kesintisiz ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlamak.

d) İdari işlemlerin alınması ve işlenmesi sürecinde ortaya çıkan sorun ve güçlükleri zamanında Fikri Mülkiyet Ulusal Ofisine bildirmek.

d) Dosyaların alınması ve işlenmesinin durumu hakkında düzenli olarak bilgi sağlamak ve güncellemek ve Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'nin çözümü derhal destekleyebilmesi için sorunlar üzerinde düşünmek.

e) Uygulama sürecinde ortaya çıkan ve mevzuatta yer almayan veya Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi yönetiminde orijinal bilgi/belgelerin doğrulanmasını gerektiren durumlarda, yerel yönetim, konunun çözümünde koordinasyon sağlanması amacıyla Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisine koordinasyon talebi/teklifi gönderir.

g) Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'nin ek belge ve veri doğrulaması talep etmesi halinde 48 saat içinde yanıt vermekten sorumludur.

6. Merkezi olmayan ve devredilen idari işlemlerin çözümüne hizmet etmek üzere fikri mülkiyet tesciline ilişkin bir veri tabanı oluşturmak.

a) Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi:

a1) Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi ile il Halk Komitesi'ne bağlı uzman kuruluşlar arasında, merkezi olmayan ve devredilmiş idari prosedürlerin yürütülmesi amacıyla ortak bir veritabanı (Paylaşımlı Veritabanı olarak adlandırılır) kurmak, buna şunlar dahildir:

- Fikri mülkiyet nesnelerinin elektronik kayıt verileri ve fikri mülkiyet kuruluşları/temsilcileri, fikri mülkiyet kuruluşları/değerleme uzmanlarına ilişkin veriler;

- Verilerin Fikri Mülkiyet Tescil Başvuru Yönetim Sistemi (WIPO IPAS Sistemi) ile senkronize edilmesi;

a2) Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'nin idari işlemlerinin yürütülmesine ilişkin Bilgi Sistemi'nde profesyonel görevleri yürütmek üzere https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn adresinde bir hesap oluşturun.

- IP koruma sertifikalarının başvuru numarası, sertifika numarası, başvuru sahibi adı veya IP temsilcisi/IP değerlendiricisinin bilgilerine göre doğrulanmasına olanak sağlar.

- İletişim kanallarının sorunsuz çalışmasını sağlamak; yerel yönetimlere hızlı ve zamanında destek sağlamak.

a3) Yapım aşamasındaki Paylaşımlı Veritabanı henüz faaliyete geçmemişken, İdari İşlemler Çözüm Bilgi Sistemi'ne gelen talebin alınmasından itibaren 48 saat içinde, yerel yönetimlere ilişkin idari işlemlerin çözümüne hizmet edecek bilgi/belgeleri sağlayın. Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi tarafından sağlanan ve paylaşılan bilgi/belgeler doğru, eksiksiz olmalı ve yasallığı garanti altına alacak şekilde veri izlenebilirliğine sahip olmalıdır.

a4) Teknik destek, sistem kullanımına ilişkin yerel rehberlik ve her bir idari prosedür grubu için uygun yetkilendirme.

a5) BT teknik hatalarına karşı bir yedek planınız olsun.

b) İl/şehir Halk Komitelerine bağlı ihtisas kuruluşları:

- Merkezi olmayan ve devredilmiş idari prosedürlerin yürütülmesi sürecinde SHCN bilgilerini aramak ve kullanmak için atanan arama hesabını kullanın.

- Erişim bilgilerinin merkezi olmayan ve yetkili idari işlemlerin gerçekleştirilmesi amacıyla kullanılmasından ve istismar sürecinde yetkisiz taraflarla paylaşılmamasından sorumludur.

- Departmanın yerel destek fonksiyonlarını yerine getirebilmesi için arama sistemindeki sorunlara yanıt vermek ve iyileştirmeler önermek.

- VBBH'ye ilişkin bilgiye, veri tabanından ulaşılamadığı durumlarda, iletişim araçları (Zalo mesajlaşma uygulaması, ...) ile VBBH'nin yayınlanmasının ardından sahadan sorumlu birim/büro temsilcileri de dahil olmak üzere bilgi alışverişinde bulunmak.

- Merkezi Hükümete doğrudan bağlı bir il/ilçenin Halk Komitesi, ihtiyaç duyulması halinde belirli görevlerin incelenmesi hakkının genişletilmesini önerebilir.

- Veri bulunamaması veya tutarsızlık şüphesi olması durumunda, yerel yönetim, doğrulama talebinde bulunmak için (başvuru/kayıt kodu, sertifika numarası, doğrulama nedeni vb. ile) doğrudan Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi ile bilgi kanalları aracılığıyla iletişime geçebilir.

c) Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi ile İl Halk Komitesi arasındaki ortak veri tabanı henüz tamamlanmamışsa, Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi, İl Halk Komitesine bilgilerin tam ve zamanında iletilmesini sağlamak amacıyla dosyaların işlenmesi sürecinde değişim için iletişim kanalları kuracaktır.

7. Fikri mülkiyet haklarına ilişkin ücret ve masrafların tahsili hakkında

a) Genel ilkeler

- Ücret/masraf tahsilatının 263/2016/TT-BTC sayılı Genelgede belirtilen düzenlemelere (içerik, ücret düzeyi, tahsil yetkisi) uygun olması gerekmektedir;

- Yerel yönetimler, idari işlemleri yürütmek için yetkileri dahilinde ücret toplarlar (merkeziyetsiz);

- Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi, Ofisin çalışma içeriğine ilişkin yayın ve kayıt ücretleri dahil olmak üzere ücretleri/masrafları toplar.

b) İl/şehir Halk Komitesine bağlı ihtisas kuruluşları:

- Yerel olarak gerçekleştirilen iş içeriğine karşılık gelen ücretleri/masrafları hesaplamak ve bildirmek (varsa);

- Aşağıdaki bilgilere göre, kişilerin ve işletmelerin İl Halk Komitesine ücret ve harçları, Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisine ise yayın/kayıt ücretlerini ödemeleri talimatı:

Alıcı: Fikri Mülkiyet Ofisi

Hesap numarası: 1038988888

Banka: Vietnam Dış Ticaret Anonim Ticaret Bankası ( Vietcombank )

Ödeme yöntemi: Banka havalesi veya https://ipvietnam.gov.vn/huong-dan-nop-don-phi-le-phi-shcn-online bağlantısındaki QR kodunu tarayın.

Transfer içeriğinin kaydedilmesine ilişkin talimatlar: TTCT [İşlem Prosedürü Kodu] [Başvuranın Adı]

- Ödenen ücret miktarını teyit etmek ve başvuranın ücret makbuzunu bulmak için başvuran hakkında bilgileri Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'ne gönderin (Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'nin İdari Prosedürler İşleme Bilgi Sistemi aracılığıyla: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/).

c) Fikri Mülkiyet Ofisi:

- Fikri Mülkiyet Ulusal Ofisi'ne ödenen ücret ve harçların tutarını, Fikri Mülkiyet Ulusal Ofisi'nin İdari Prosedürler İşleme Bilgi Sistemi aracılığıyla https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/ adresinden kontrol edin, karşılaştırın ve onaylayın.

- Elektronik makbuzların başvuru sahiplerine e-posta yoluyla gönderilmesi; ücret makbuzlarının il Halk Komitesi'ne bağlı uzman kuruluşlara bildirilmesi veya gönderilmesi (Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'nin idari işlemlerinin yürütülmesi için Bilgi Sistemi aracılığıyla).

- Verilerin düzenli olarak veya talep üzerine yerel yönetimlerle kontrol edilerek, yinelenen/hatalı veri toplanmasının engellenmesi.

8. Yerel idari prosedür çözümünün sonuçlarının sağlanması

a) İdari işlemlerin sonuçlandırılmasına ilişkin kararın verildiği tarihten itibaren 1 ay içinde, il/ilçe Halk Komitesine bağlı uzman kuruluş, idari işlemlerin sonuçlandırılmasına ilişkin kararı, yönetmeliğe göre yayımlanması ve tescili için Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisine gönderir.

b) Yerel yönetimler tarafından yürütülen idari işlemler, Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'nde yürütülen diğer işlemlerle ilişkilidir. İdari işlem sonuçları, Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi'ndeki işlemleri desteklemek üzere başvuru sahibine gönderilir.

9. İdari prosedürlerin alınması ve işlenmesinin durumu hakkında bilgi sağlayın

- İl/ilçe Halk Komiteleri bünyesindeki uzman kuruluşlar, periyodik veya ani olarak, alınan ve işleme konulan idari işlem dosyalarının sayısı hakkında Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisine bilgi sağlar.

- Bilgi verme zamanı: Her ayın en geç 17'si;

- Bilgilendirme şekli: Yönetmeliğin Ek-I'inde yer alan forma göre.

- Aylık istatistiklerin toplanma zamanı: Bir önceki ayın 15'inden istatistik ayının 14'üne kadar.

10. Koordinasyon organizasyonu

Ulusal Fikri Mülkiyet Ofisi (NOIP) ve illerin ve merkezi olarak yönetilen şehirlerin Halk Komitelerine bağlı uzman kuruluşlar, bu Belge temelinde idari prosedürleri kendi hakları ve ademi merkeziyetçilikleriyle çözmek için koordinasyon sağlayacaktır. Uygulama sürecinde herhangi bir sorun ortaya çıkarsa, birimler sentez, araştırma ve çözüm önerileri için derhal NOIP'e rapor verecektir.

Lütfen Kullanım Kılavuzunu buradan okuyun:

Kaynak: https://skhcn.laichau.gov.vn/tin-tuc/tin-kh-cn-trong-tinh/ban-hanh-tai-lieu-huong-dan-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-linh-vuc-so-huu-tri-tue-duoc-phan-cap-phan-quyen-theo-ng.html