Arşiv Kanunu Tasarısı (Değişiklik): Milli Savunma Bakanlığı ve Emniyet Bakanlığı'nın arşiv belgelerini yönetme yetkisi nedir?

Yedinci oturumun programı devam ederken, 24 Mayıs sabahı Meclis salonunda Arşiv Kanunu Tasarısı (Değişik) ile ilgili farklı görüşler içeren bir dizi konu görüşüldü.

Arşivler Kanunu Tasarısı'nın (değiştirilmiş) açıklanması, kabulü ve revizyonu hakkında bilgi veren Ulusal Meclis Genel Sekreteri, Ulusal Meclis Ofisi Başkanı Bui Van Cuong, alınan ve revize edilen yasa tasarısının 65 maddeden oluşan 8 bölümden oluştuğunu; yasa tasarısının hazırlanmasında belirlenen hedef ve bakış açılarına yakından uyulması, Parti politikalarının hızla kurumsallaştırılması, 2011 Arşivler Kanunu'nun uygulanmasındaki eksiklik ve sınırlamaların giderilmesi, Anayasa'da öngörüldüğü gibi vatandaşların bilgiye erişim hakkının daha iyi sağlanmasına katkıda bulunulması ve aynı zamanda arşiv faaliyetlerinin toplumsallaştırılmasının teşvik edilmesi, arşiv topluluğunun oluşturulması yönünde çalışmaların yapılması gerektiğini belirtti.

Ulusal Meclis'te Arşiv Kanunu Tasarısı (Değiştirilmiş) hakkındaki tartışma oturumundan bir kare. Fotoğraf: TRONG HAI

Milli Savunma Bakanlığı ve Emniyet Bakanlığı arşiv belgelerini yönetme yetkisi

Özellikle arşiv belgeleri ve arşiv belge veri tabanlarının yönetimine ilişkin olarak Kanun Tasarısı'nın 10'uncu maddesinde şu hüküm yer almaktadır:

Ev Ofisi Belge ve veritabanı yönetimi şunları içerir: Merkezi düzeydeki Devlet tarihi arşivlerinde saklanan belgeler; Vietnam Devlet Arşivleri'nin arşiv belgelerinin veritabanı; Vietnam Devlet Arşivleri'nin yedek arşiv belgeleri.

Milli Savunma Bakanlığı, Kamu Güvenliği Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı Savunma, Kamu Güvenliği ve Dışişleri Bakanlığı sektörlerine ait operasyonlar sırasında oluşan dokümanların yönetimi ve saklanması, yedek arşivler, özel değer taşıyan arşivler ve arşiv veri tabanlarının oluşturulması.

Parti teşkilatlarının Milli Savunma, Kamu Güvenliği ve Dışişleri Bakanlığı sektörlerindeki belgelerinin yönetimi ve muhafazası, yetkili Parti organlarının yönetmeliklerine göre yapılır.

Ayrıca, kanun tasarısının 11. maddesinde; Milli Savunma, Emniyet ve Dışişleri Bakanlıklarına ait arşiv belge veri tabanının yapımı, yönetimi ve işletilmesi Milli Savunma Bakanı, Emniyet Bakanı ve Dışişleri Bakanı tarafından yürütülür.

Kanun Tasarısı'nın 19. maddesinde; "Mevcut arşivlerde saklama süresi dolduktan sonra, Milli Savunma, Emniyet ve Dışişleri Bakanlığı arşiv belgelerinin sürekli olarak saklanması, Milli Savunma Bakanı, Emniyet Bakanı ve Dışişleri Bakanı tarafından düzenlenir." hükmü yer alıyor.

Toplantıya katılan delegeler. Fotoğraf: TRONG HAI

Dijital belge depolamasıyla paralel olarak kağıt belgeleri depolayın

Bu yasa tasarısında dikkat çeken konulardan biri de elektronik belge saklama konusu.

Daha önce yapılan tartışmalarda bazı delegeler, elektronik arşivlemenin kaynak kapasitesine uygun bir yol haritasının oluşturulması ve elektronik arşivleme içeriğinin ilgili düzenlemelere entegre edilmesi gerektiğini, bazıları da kalıcı olarak arşivlenen dijital belgelerin çıktısının alınarak arşivde saklanması gerektiğini ileri sürmüşlerdi.

Konuyla ilgili olarak Ulusal Meclis Genel Sekreteri ve Ulusal Meclis Ofisi Başkanı Bui Van Cuong şunları söyledi: Dijital arşivleri yönetmek, değerlendirmek ve kullanmak, dijital bir hükümet ve dijital bir toplum inşa etmek için nesnel ve gerekli bir gerekliliktir.

Ancak arşivlemenin gerçekliğine (halen halen ağırlıklı olarak kağıt belgelerin arşivlenmesi) uygun olarak, özellikle de kaynakların bunu sağlama imkânına uygun olarak, kağıt belgelerin arşivlenmesinin dijital belgelerin arşivlenmesiyle paralel olarak düzenlenmesi yönünde kanun tasarısı hazırlanmış olup, kağıt belgelerin arşivlenmesinden dijital belgelerin arşivlenmesine dönüşüm, e-Devlet inşası, e-Devlet ve Dijital Devletin Yönlendirilmesi, Dijital Hükümet yol haritasına göre yürütülmektedir.

Aynı zamanda, Meclis delegelerinin görüşleri de alınarak, elektronik arşivleme konusunda ayrı bir bölüm öngörülmek yerine, bu bölümün arşivleme işlemlerine ilişkin 3. Bölüme entegre edilmesi; arşivleme işlemlerinde tutarlılığın sağlanması, her arşiv belgesi türü için daha açık ve daha kapsamlı düzenlemeler yapılması ve uygulamanın daha kolay ve rahat yapılabilmesi amacıyla yasa tasarısının yapısı yeniden düzenlenmiştir.

Ayrıca, kanun tasarısının 22. maddesinde özel değer taşıyan arşivler ile ciddi hasar riski taşıyan kalıcı arşivler için yedek arşiv kurulması öngörüldüğünden, dijital belgelerin saklanması amacıyla kağıt belgelere dönüştürülmesine ilişkin hükümlerin eklenmemesi öneriliyor.

Kaynak