Ка Мау вказує, що оцифрування документів має бути вибірковим за часом та документами, які потребують оцифрування, і не повинно оцифровуватися масово, щоб уникнути відходів.

21 квітня 2025 року вдень постійний заступник секретаря провінційного партійного комітету Камау товариш Нгуєн Дик Хієн провів робочу нараду з представниками керівництва консультативно-допоміжних органів провінційного партійного комітету, комітету Вітчизняного фронту та громадсько-політичних організацій провінційного рівня, районних партійних комітетів, міських партійних комітетів та партійних комітетів безпосереднього підпорядкування провінційному партійному комітету щодо роботи з архівування, управління документами, баз даних документів та оцифрування документів у процесі реорганізації апарату політичної системи.

Сцена зустрічі

На робочому засіданні делегатів було проінформовано про офіційну депешу Секретаріату № 64-CV/TW від 10 квітня 2025 року щодо архівування та управління документами та базами даних документів у процесі впорядкування та організації апарату політичної системи та адміністративних одиниць на місцевому рівні; офіційну депешу Центрального партійного офісу № 14204-CV/VPTW від 9 квітня 2025 року, яка містить рекомендації щодо оцифрування документів під час впорядкування адміністративних одиниць та низку пов'язаних з цим документів.

Представники деяких установ та підрозділів доповіли про досягнуті результати в архівуванні, управлінні документами, базами даних документів та оцифруванні архівів установ та підрозділів; водночас, відзначили труднощі та проблеми з персоналом, обладнанням, фінансуванням, що обслуговують архівування, управління документами, базами даних документів та оцифруванням документів у процесі реорганізації апарату...

Представник Інспекційного комітету провінції Камау доповів про поточний стан архівних документів на засіданні Інспекційного комітету провінційного партійного комітету; про впровадження оцифрування та застосування програмного забезпечення Центрального інспекційного комітету з управління документами за останній час: відповідно, записи інспекцій та нагляду, що зберігаються в Агентстві, були впорядковані, проіндексовані, оцифровано 5914/9396 вхідних документів, оцифровано 2700/3176 вихідних документів (термін 2020-2025); спеціалізовані відділи оновлюють петиції та файли справ до програмного забезпечення Центрального інспекційного комітету; для інспекційного комітету районного рівня вони редагують та оцифровують документи та файли справ (01 підрозділ завершив редагування та оцифрування), оновлення петицій та файлів до програмного забезпечення Центрального інспекційного комітету на районному рівні не проводилося, програмне забезпечення працює нестабільно, а деякі місця не підключені; Водночас повідомлялося про низку труднощів і проблем у процесі редагування та оцифрування документів: брак сканерів та захищених USB-накопичувачів для копіювання конфіденційних документів, а також спочатку виникли труднощі з оновленням записів у програмному забезпеченні Центрального інспекційного комітету. « Інформація про партійні організації та членів партії не була синхронізована з базою даних, що призвело до труднощів з оновленням полів коду партійної організації та коду члена партії, через брак інформації; програмне забезпечення для петицій не дозволяє додавати файли петицій до системи, що вимагає ручного введення, що займає багато часу ... ».

Товариш Нгуєн Дик Хієн, постійний заступник секретаря провінційного партійного комітету Камау , підсумував: У звіті зазначено, що оцифрування архівних документів деяких установ та підрозділів не виправдало очікувань; він звернувся до консультативних та допоміжних органів провінційного партійного комітету, установ, підрозділів та партійних організацій, що безпосередньо підпорядковуються провінційному партійному комітету, з проханням визначити оцифрування документів як нагальну потребу та визначити пріоритети ресурсів для оперативного редагування та оцифрування документів, щоб забезпечити встановлені терміни відповідно до вказівок Центрального комітету; а не звинувачувати в цьому конфіденційні документи, ті чи інші, щоб уникнути затримок в оцифруванні документів. Він запропонував керівникам установ та підрозділів зустрітися, щоб ретельно обговорити методи, способи реалізації, терміни завершення, а також необхідність створення команд, найму більшої кількості кадрів та державних службовців, а також чітко розподілити завдання для спільного редагування та оцифрування документів; Зверніть увагу, що під час оцифрування необхідно вибрати часові рамки та документи, які потрібно оцифрувати. Не оцифровуйте масово, тому що коли оцифрування завершено, але не використовується, не поширюється або не використовується в роботі, оцифрування буде неефективним, а й марнотратним. Доручити канцелярії обласного партійного комітету надавати рекомендації щодо оцифрування документів, одночасно узагальнювати труднощі, проблеми та пропозиції установ і підрозділів, і звітувати перед Постійним комітетом обласного партійного комітету для отримання вказівок щодо їх видалення, допомагаючи партійним організаціям, установам і підрозділам якомога швидше завершити роботу з редагування та оцифрування відповідно до встановлених термінів.

Кхань Хунг

Джерело: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html