Як оптимізувати Outlook для ефективнішого керування електронною поштою, ніж Gmail.

Опануйте ці 10 порад щодо налаштування Outlook, щоб автоматично очищати папку "Вхідні", блокувати відстеження та використовувати швидкі комбінації клавіш Gmail для максимального підвищення продуктивності.

Хоча Gmail наразі лідирує на ринку, Microsoft Outlook все ще може похвалитися багатьма потужними функціями, здатними значно оптимізувати робочі процеси. Однак багато корисних інструментів в Outlook не ввімкнено за замовчуванням, через що користувачі втрачають можливості перетворити захаращену поштову скриньку на професійний робочий простір. Нижче наведено кілька важливих порад щодо покращення керування електронною поштою.

Покращення конфіденційності та блокування відстеження.

Компанії часто використовують приховані «пікселі відстеження» в електронних листах, щоб знати, коли ви їх відкриваєте. Щоб захистити свою конфіденційність на Outlook.com, перейдіть до меню Налаштування (значок шестерні) > Пошта > Небажана пошта . У розділі Параметри безпеки виберіть Блокувати вкладення, зображення та посилання від усіх, кого немає в моєму списку безпечних відправників і доменів . Це допомагає запобігти прихованому відстеженню та спробам фішингу.

Крім того, ви можете перейти до Пошти > Макет , щоб вимкнути опцію «Не показувати зображення відправників», а на вкладці Обробка повідомлень зніміть прапорець навпроти опції відображення логотипів відправників, пов’язаних із покупками. Щоб важливі електронні листи не загубилися, додайте надійні адреси до списку надійних відправників у тому ж меню налаштувань.

Автоматично очищуйте свою поштову скриньку за допомогою функції «Очистити».

Функція «Очищення» – це потужний інструмент, який автоматизує очищення електронних листів від певних відправників. Наприклад, ви можете налаштувати Outlook так, щоб він зберігав електронні листи про банківські транзакції лише за останні 10 днів та автоматично архівував старіші листи.

Щоб це зробити, виберіть електронний лист, перейдіть на вкладку «Головна» та виберіть «Очистити» . З’явиться вікно з чотирма основними параметрами обробки:

Цей інтерфейс дозволяє налаштувати функцію «Очистка» для автоматичного переміщення або видалення електронних листів відповідно до встановленого правила.

• Перемістити всі повідомлення з папки "Вхідні".
• Перемістити всі поточні та майбутні повідомлення.
• Зберігати лише найновіші повідомлення.
• Автоматично переміщувати повідомлення, старші за 10 днів.

Пришвидшіть обробку за допомогою жестів пальцем та комбінацій клавіш Gmail.

У мобільному додатку ви можете налаштувати жест пальцем вліво або вправо для видалення, архівування або позначення електронних листів, перейшовши в Налаштування > Електронна пошта > Параметри пальцем . Для користувачів комп’ютерів, знайомих зі сполученнями клавіш Google, Outlook дозволяє переключитися на сполучення клавіш Gmail у Налаштуваннях > Загальні > Доступність > Сполучення клавіш .

Варто відзначити одну функцію – це «Швидкі кроки». Цей інструмент дозволяє об’єднати кілька дій одним клацанням миші, наприклад, позначити електронний лист як прочитаний і перемістити його до папки архіву. Ви можете налаштувати це в розділі «Пошта» > «Швидкі кроки» .

Керування штучним інтелектом та додатковими функціями.

Якщо ви хочете абсолютної безпеки даних і не хочете використовувати штучний інтелект Copilot, ви можете перейти в Налаштування > Copilot , щоб вимкнути цю функцію. Крім того, в розділі «Конфіденційність і дані » слід вимкнути опції збору діагностичних даних та аналізу контенту, щоб Microsoft не збирав інформацію з ваших електронних листів.

Нарешті, увімкніть функцію «Скасувати надсилання» в розділі «Пошта» > «Написати та відповісти» . Ви можете встановити час очікування до 30 секунд, щоб мати змогу відкликати неправильно доставлені або помилкові електронні листи, перш ніж їх буде фактично надіслано.

Реклама

Джерело: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html