Посилення управління документообігом та архівною роботою в процесі реорганізації апарату політичної системи.

Суворо забороняється незаконне володіння, передача або знищення документів та баз даних документів; не допускається пошкодження або втрата документів та баз даних документів під час процесу реорганізації апарату.

19 березня 2025 року Міністерство внутрішніх справ видало офіційне розпорядження № 414/BNV-VTLTNN народним комітетам провінцій та міст центрального управління щодо посилення управління документообігом та архівною роботою в процесі реорганізації апарату політичної системи відповідно до Висновку Політбюро № 127-KL/TW.

Суворо забороняється незаконне володіння, передача або знищення документів та баз даних документів.

Для забезпечення безперебійної та безперервної роботи з документами та архівами, безпечного управління документами до, під час та після завершення реорганізації політичної системи відповідно до Висновку Політбюро та Секретаріату № 127-KL/TW від 28 лютого 2025 року щодо проведення досліджень та пропозиції щодо продовження реорганізації політичної системи, виконання обов'язків державного управління документами та архівами, Міністерство внутрішніх справ просить Голову Народного комітету області або міста центрального управління терміново спрямувати виконання низки невідкладних завдань щодо посилення управління роботою з документами та архівами в процесі реорганізації апарату місцевого самоврядування, а саме:

По-перше, належним чином та повністю дотримуватися законодавчих норм щодо документів та архівів, виконуючи такі вимоги:

По-перше, всі документи та бази даних документів, що формуються під час діяльності установ та організацій, повинні централізовано, єдиномірно та безпечно керуватися відповідно до кожного архіву; документи та бази даних документів будь-якої установи чи організації повинні підраховуватися та збиратися відповідно до архіву цієї установи чи організації.

По-друге, агентство або організація повинні закрити свої архіви з дати припинення діяльності. Агентство або організація не повинні видавати адміністративні документи відповідно до своїх повноважень з дати набрання чинності рішенням компетентного органу про злиття або припинення діяльності.

По-третє, до та під час організаційного узгодження документи та бази даних повинні продовжувати зберігатися в архівах Провінційного історичного архіву та Архіву агентства (або в місці, де вони зберігаються) адміністративної одиниці до узгодження.

По-четверте, суворо забороняється незаконне володіння, передача або знищення документів та баз даних документів; не допускається пошкодження або втрата документів та баз даних документів під час процесу реорганізації апарату.

По-друге, провінційні історичні архіви відповідають за отримання та координацію з керівниками установ, організацій та адміністративних одиниць щодо подальшого зберігання на місці або тимчасового зберігання всіх архівних документів та баз даних документів у провінції, а також за передачу документів відповідно до їхніх управлінських повноважень новим установам, організаціям та адміністративним одиницям після організаційного облаштування.

По-третє, передача документів та баз даних документів після організаційного облаштування здійснюється відповідно до положень закону про повноваження з архівного управління.

По-четверте, суворо дотримуватися законодавчих норм щодо управління та використання печаток і сертифікатів цифрового підпису на державній службі; захищати державну таємницю та забезпечувати безпеку інформації, документів і даних під час виконання статистичних завдань, їх пакування, передачі, зберігання та використання в процесі реорганізації апарату.

Видання документів, що регулюють перелік ідентифікаційних кодів для документів, записів та текстових символів нових установ та організацій

Міністерство внутрішніх справ рекомендує, щоб Голова Народного комітету провінцій та міст центрального управління ніс відповідальність як керівник за здійснення державного управління архівами на місцях у межах своїх обов'язків та повноважень; забезпечуючи безпеку документів та баз даних документів, що перебувають під їхнім управлінням, відповідно до положень законодавства протягом усього процесу реорганізації апарату.

Терміново видати директиву голови губернського народного комітету про посилення державного управління документообігом та архівною справою.

Розробити план реорганізації державних історичних архівів на рівні провінцій у рамках Проекту реорганізації адміністративних одиниць усіх рівнів та побудови дворівневої моделі організації місцевого самоврядування, подати його компетентним органам для оцінки та впровадження.

Відразу після завершення організаційного облаштування необхідно оперативно виконати такі завдання:

По-перше, видати документ, що регулює перелік ідентифікаційних кодів для документів, записів та текстових символів нових установ та організацій, що перебувають під управлінням.

По-друге, доручити керівникам нових установ та організацій отримувати документи та бази даних, що перебувають під їхнім керівництвом; керівникам нових низових адміністративних одиниць отримувати документи в приміщеннях та складах на території управління, що тимчасово перебувають під управлінням Провінційного історичного архіву.

По-третє, доручити підрозділу, який керує та експлуатує Систему, впроваджувати технічні рішення для забезпечення безперервності та продовження діяльності з видачі документів та врегулювання робочих питань установами та організаціями, що перебувають під його управлінням.

По-четверте, керувати розробкою проектів та планів для управління та обробки бізнес-операцій за раніше складеними документами.

По-п'яте, забезпечити ресурси для безпечного та безперебійного виконання канцелярських та архівних завдань до, під час та після організаційних змін.

По-шосте, повідомити про стан впровадження Міністерству внутрішніх справ, щоб Міністерство внутрішніх справ узагальнило та доповіло уряду .

Видання Плану виконання Директиви Голови Провінційного народного комітету щодо посилення управління документообігом та архівною роботою.

Для Міністерства внутрішніх справ порадити Голові Провінційного народного комітету видати Директиву про посилення управління документообігом та архівною роботою в процесі реорганізації апарату місцевої політичної системи.

Видати План виконання Директиви Голови Провінційного народного комітету щодо посилення управління документообігом та архівною роботою в процесі реорганізації апарату місцевої політичної системи.

Провінційний історичний архів доручає посадовим особам організовувати робочі групи в установах, організаціях та підрозділах для отримання, координації зберігання документів на місці та визначення меж бази даних документів у Системі.

Доручити Провінційному історичному архіву вживати проактивних заходів для збору постійно збережених документів, які були повністю відредаговані в установах та організаціях, що є джерелом документів, що подаються до Провінційного історичного архіву.

Порадити Голові Провінційного народного комітету забезпечити достатні ресурси для забезпечення безпеки документів та баз даних документів у приміщеннях та складах, які були підтверджені та опечатані Провінційним історичним архівом, до їх передачі відповідальному управлінському органу чи організації після реорганізації апарату.

Відразу після завершення організаційного облаштування необхідно оперативно виконати такі завдання:

Доручити Голові Провінційного народного комітету негайно оприлюднити перелік ідентифікаційних кодів для документів, записів та текстових символів установ та організацій, утворених після реорганізації апарату, що підпадає під його управління.

Подавати до Провінційного народного комітету плани та проекти щодо управління та обробки документів установ та організацій до реорганізації апарату.

Координувати роботу з підрозділом управління та експлуатації системи для розробки плану передачі, інтеграції документів та баз даних документів у Систему.

За необхідності проконсультуйтеся з Департаментом державного архіву та документації щодо плану управління та обробки блоку документів та бази даних документів, які були складені перед створенням організаційної структури.

Регулярно надавати консультації та відповідати на запитання установ, організацій та окремих осіб щодо документів та архівів до, під час та після реструктуризації організації.

Підтвердити передачу документів та баз даних документів установ та організацій перед реорганізацією апарату

Для обласних історичних архівів Міністерство внутрішніх справ рекомендує організувати роботу посадових осіб, які керуватимуть підрахунком, упорядкуванням, пакуванням, опечатуванням, підтвердженням обсягу та стану паперових документів та документів на інших носіях інформації (за наявності), а також прийманням та координацією зберігання на місці або тимчасового централізованого зберігання документів установ та організацій.

Координувати з підрозділом управління та експлуатації Системи питання визначення кількості цифрових документів та визначення меж бази даних документів у Системі кожного агентства, організації та адміністративного підрозділу.

Скласти перелік усіх документів та баз даних документів, що наразі зберігаються в Провінційному історичному архіві; продовжувати забезпечувати безпеку, цілісність та зручність використання документів та баз даних документів у Провінційному історичному архіві до моменту їх передачі компетентним установам та організаціям після реорганізації організаційної структури.

Синтезувати кількість, статус документів, базу даних документів та звітувати до Департаменту внутрішніх справ для подальшого звітування до Міністерства внутрішніх справ.

Відразу після завершення організаційного облаштування необхідно оперативно виконати такі завдання:

Координатор організовує та підтверджує передачу документів та баз даних документів установ та організацій до організаційного оформлення компетентному управлінському органу або організації після організаційного оформлення.

До реорганізації апарату порадити Міністерству внутрішніх справ розробити плани та проекти щодо управління документами та базами даних документів, які були зібрані агентствами та організаціями.

Координувати дії з відповідними установами та організаціями для організації реалізації проектів та планів з управління та обробки документів і баз даних, які були складені до реорганізації апарату.
Збір файлів із постійним терміном зберігання, які були повністю відредаговані раніше, в установах та організаціях, що є джерелом документів, поданих до Провінційного історичного архіву. У разі відсутності спеціалізованого архіву, Провінційний історичний архів порадить Департаменту внутрішніх справ організувати приміщення та склади для забезпечення безпеки документів, зібраних під час процесу реорганізації апарату.

Зареєструйтесь, щоб відкрити нові або повторно відкрити облікові записи організацій, керівників та секретарів у Системі, щоб забезпечити видачу та отримання документів.

Міністерство внутрішніх справ вимагає від керівників установ , організацій та голів народних комітетів районного та комунального рівнів відповідальності за забезпечення безпеки документів та баз даних документів, що перебувають під їхнім керівництвом, відповідно до положень законодавства під час процесу реструктуризації апарату, доки документи та бази даних документів не будуть передані до Провінційного історичного архіву та компетентних установ і організацій після реструктуризації апарату.

Доручити підрозділам та окремим особам збирати та упаковувати записи та документи про виконану роботу, а також записи та документи про незавершену роботу (скласти список незавершеної роботи кожного підрозділу).

Доручити підрозділам та окремим особам узагальнити та скласти список незавершеної роботи агентства чи організації; додавати файли та документи, окремо упаковувати та збирати для подання до архіву агентства.

Керувати архівом статистичного агентства, пакувати документи в архіві та надавати вказівки підрозділам та окремим особам щодо складання та пакування ненаданих файлів і документів в архіві; отримувати файли та документи від підрозділів та окремих осіб та збирати їх в архівах та централізованих сховищах і на складах. Необхідно звертати увагу, збирати окремо та мати чіткі позначки для файлів і документів щодо незавершеної роботи.

Організувати необхідні склади, обладнання та людські ресурси для захисту та безпечного зберігання документів до їх передачі компетентному органу чи організації для управління після реорганізації апарату.

Доручити підрозділу, що керує та експлуатує статистичну систему, підтвердити кількість документів та баз даних документів щодо завершеної та незавершеної роботи; розмежувати дані в системі або витягти їх на пристрої зберігання даних, а також забезпечити безпеку та цілісність документів і баз даних до передачі до провінційного історичного архіву або компетентних установ та організацій після реструктуризації апарату.

Голова районного народного комітету доручає відділу внутрішніх справ надати рекомендації щодо організації складів та необхідного обладнання для збору та централізованого зберігання документів спеціалізованих установ, що підпорядковуються районному народному комітету; організувати сили для захисту документів до їх передачі до компетентного управлінського органу чи організації після проведення організаційних заходів.

Відразу після завершення організаційної структури керівник нового агентства, організації чи адміністративного підрозділу повинен негайно дати розпорядження:

Зареєструватися для відкриття нових або повторного відкриття облікових записів організацій, керівників та секретарів у Системі з метою забезпечення видачі та отримання документів; зареєструватися для видачі печаток та сертифікатів цифрового підпису для спеціалізованої державної служби відповідно до нормативних актів.

Координувати дії з Провінційним історичним архівом, підрозділом управління та експлуатації системи, а також відповідними підрозділами та особами щодо отримання документів та баз даних документів щодо незавершеної роботи, що належить до їхнього управління, для подальшого вирішення.

Отримувати документи, бази даних документів, що знаходяться під управлінням, та документи в приміщеннях та складах в зоні управління; координувати роботу з Історичним архівом для розробки бізнес-планів обробки цього блоку документів.

Підраховувати, опечатувати та безпечно зберігати документи в архівах та складах агентства.

Щодо архівів агентства, відділ архівів агентства або особа, призначена для архівування в агентстві, організації чи підрозділі, виконує такі завдання:

Доручити підрозділам та окремим особам заздалегідь зібрати, упакувати файли та документи та передати їх до централізованих сховищ та складів; підготувати склади та необхідні умови для безпечного зберігання документів, отриманих від підрозділів та окремих осіб.

Перераховувати, опечатувати та безпечно зберігати документи в офісі чи архіві агентства чи організації до їх передачі до Провінційного історичного архіву або компетентного агентства чи організації після реорганізації організаційної структури.

Координувати дії з управлінським та операційним підрозділом Статистичної системи для підтвердження кількості документів та баз даних документів установ та організацій у Системі.

Отримувати та окремо зберігати файли та документи незавершеної роботи згідно зі списком.

Подати або зібрати, окремо упакувати раніше завершені та постійно збережені записи, готові до подання до Історичного архіву.

Надішліть упаковані документи та файли, а також список незавершених робіт у їхньому первісному стані.

Для державних службовців, працівників бюджетної сфери та працівників необхідно зібрати та упакувати записи та документи про виконану роботу, а також записи та документи про незавершену роботу; для незавершеної роботи необхідно скласти перелік та чітко вказати: назву роботи; ім'я особи, призначеної для її виконання; кількість наявних документів та матеріалів; термін виконання (якщо такий є).

Ведення статистики записів та документів про виконані роботи та записів та документів про незавершені роботи в Системі; створення списку записів робіт або списку документів про незавершені роботи в Системі.

Надішліть оригінальний пакет документів і файлів, а також перелік незавершених робіт над Системою до архіву агентства чи підрозділу, або особі, відповідальній за збір документів під час процесу реорганізації апарату.

Відразу після завершення організаційних заходів необхідно оперативно узгодити дії з Архівом Агентства та підрозділом, який керує та експлуатує Систему, щодо передачі записів та документів щодо незавершеної роботи підрозділу або особі, відповідальній за подальше ведення цієї роботи.

Закриття рахунків організацій та фізичних осіб для установ та організацій, які припиняють діяльність негайно після прийняття рішення про організаційну реструктуризацію.

Що стосується підрозділу, який керує та експлуатує Систему, Міністерство внутрішніх справ вимагає визначити та розмежувати обсяг документів і баз даних документів у Системі відповідно до кожного облікового запису установи, організації та особи; в якому, на основі переліку незавершеної роботи підрозділів та осіб, визначити обсяг даних та скласти перелік облікових записів організацій та осіб із незавершеною роботою; підготувати план передачі за вказівкою.

Зібрати та повідомити Провінційному народному комітету та Департаменту внутрішніх справ про систему ідентифікаційних кодів документів, файлових кодів та символів документів, що наразі використовуються в Системі, щоб вона слугувала основою для встановлення ідентифікаційних кодів документів, файлових кодів та символів документів установ та організацій після реорганізації апарату в єдиний, синхронізований спосіб, уникаючи дублювання.

Відразу після завершення організаційного облаштування необхідно оперативно виконати такі завдання:

Оновити систему кодів ідентифікації документів, кодів файлів та текстових символів нових установ та організацій, щоб забезпечити безперебійну роботу системи.

Відкривати облікові записи для нових агентств, організацій та фізичних осіб, забезпечуючи зв'язок з раніше пов'язаними документами та базами даних документів, щоб гарантувати безперебійну обробку роботи в Системі.
Витягувати та упаковувати документи та бази даних документів недіючих установ, організацій та підрозділів і передавати їх до Провінційного історичного архіву або компетентних установ та організацій після реструктуризації апарату.

Мати план використання документів та баз даних документів у Системі для задоволення нагальних потреб установ, організацій та окремих осіб під час процесу реструктуризації апарату.
Будь ласка, ознайомтеся з повним текстом офіційного розсилання № 414/BNV-VTLTNN у доданому ФАЙЛІ:

Джерело: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987