الكفاءة التشغيلية للمؤسسات البريدية العامة

تم تنفيذ المشروع التجريبي لتطبيق آلية تكليف مقدمي خدمات البريد العام بتوجيه واستلام ورقمنة السجلات وإرجاع نتائج تسوية الإجراءات الإدارية في المقاطعة لمدة عام. أظهرت النتائج أن مشاركة مقدمي خدمات البريد العام في استلام السجلات وإرجاع نتائج تسوية الإجراءات الإدارية قد حققت فوائد عديدة، حيث وفرت الراحة للمؤسسات والأفراد، وخففت ضغط العمل على موظفي الخدمة المدنية، مما سمح لهم بالتركيز على أداء عملهم المهني بكفاءة وأداء مهام إدارة الدولة.

على مر السنين، ساهمت أنشطة مركز خدمات الإدارة العامة الإقليمي - قسم مراقبة الإجراءات الإدارية في تطوير أساليب عمل الهيئات الإدارية الحكومية نحو التخصص، وفصل الأنشطة المهنية عن مهمة استلام الملفات وإرجاع نتائج تسوية الإجراءات الإدارية إلى الهيئات والأفراد. وفي الوقت نفسه، هيأت ظروفًا مواتية للمنظمات والأفراد لتقديم الملفات وتلقي نتائج تسوية الإجراءات الإدارية، وتحسين جودة وكفاءة تسوية الإجراءات الإدارية للجهات والوحدات.

ومع ذلك، لتنفيذ التوجيهات، واستلام الوثائق، وإرجاع نتائج تسوية الإجراءات الإدارية، يجب على الإدارات والفروع ترتيب موظفي الخدمة المدنية لأداء المهام في مركز خدمة الإدارة العامة الإقليمي - مراقبة الإجراءات الإدارية. وهذا يتسبب في نقص موظفي الخدمة المدنية في الإدارات والفروع لأداء مهام إدارة الدولة في الوحدة. علاوة على ذلك، في الواقع، لا تنشأ جميع المجالات بانتظام طلبات لحل الإجراءات الإدارية، وبالتالي فإن ترتيب موظفي الخدمة المدنية ليكونوا في الخدمة طوال اليوم عند المنضدة لا يحقق كفاءة عالية. وبناءً على ذلك، ساهمت مشاركة المؤسسات البريدية العامة في ترتيب الموظفين لأداء مهمة استلام الملفات وإرجاع نتائج تسوية الإجراءات الإدارية بدلاً من موظفي الخدمة المدنية والموظفين العموميين في الإدارات والفروع في مركز خدمة الإدارة العامة الإقليمي - مراقبة الإجراءات الإدارية في تقليل عبء العمل على وكالات إدارة الدولة، مما يساعد الوكالات على التركيز على الموارد البشرية لأداء المهام المهنية، وتحسين فعالية وكفاءة أنشطة إدارة الدولة، والمساهمة في التنفيذ الجيد لسياسة تبسيط الرواتب، وتبسيط تنظيم الوكالات الإدارية للدولة؛ تحسين وتغيير طريقة وابتكار أسلوب العمل في استلام ورقمنة الملفات وإرجاع نتائج تسوية الإجراءات الإدارية لتوفير الوقت والتكاليف وخلق الراحة للمؤسسات والأفراد.

يرشد موظفو مكتب البريد الإقليمي المواطنين إلى إجراءاتهم الإدارية في مركز خدمات الإدارة العامة الإقليمي - قسم مراقبة الإجراءات الإدارية الإقليمي. تصوير: هان هان

حاليًا، يقوم موظفو مكتب البريد الإقليمي بمهمة استلام الملفات وإرجاع نتائج الإجراءات الإدارية، ويحلون محل موظفي الخدمة المدنية والموظفين العموميين في 6 إدارات، بما في ذلك: إدارة المعلومات والاتصالات، ووزارة الشؤون الداخلية، ووزارة الثقافة والرياضة والسياحة، ووزارة العلوم والتكنولوجيا، ووزارة التعليم والتدريب، ووزارة الموارد الطبيعية والبيئة. بعد عام واحد من إرسال موظفي المؤسسات البريدية العامة لدعم موظفي الخدمة المدنية في استلام الملفات وإرجاع نتائج الإجراءات الإدارية في مركز خدمة الإدارة العامة الإقليمي - مراقبة الإجراءات الإدارية، حل موظفو مكتب البريد محل موظفي الخدمة المدنية والموظفين العموميين في 6 وكالات في استلام 1700 ملف، بما في ذلك 1669 ملفًا عبر الإنترنت. وبالتالي، المساعدة في حل الضغط على رواتب وكالات إدارة الدولة، وتلقي الدعم من الناس، وتقدير كبير لأساليب الخدمة ومواقفها. صرحت السيدة نجوين ثي ثو هونغ، مديرة مكتب البريد الإقليمي: "بهدف تحسين كفاءة استلام وإرجاع نتائج الإجراءات الإدارية، قام مكتب البريد الإقليمي في الماضي بالتنسيق مع الجهات المعنية، بما في ذلك مركز خدمات الإدارة العامة الإقليمي - هيئة مراقبة الإجراءات الإدارية الإقليمية، لتنظيم تدريب لموظفي البريد على استلام المهام في كل مجال؛ وتقديم الدعم والتوجيه وحل مشاكلهم والإشراف عليهم أثناء أداء مهامهم. كما قام موظفو البريد بشكل استباقي بالتواصل وإنشاء مجموعة "زالو" منفصلة مع مسؤولي وموظفي الجهات المعنية لتبادل المعلومات والإخطار بخطوات تحويل المستندات إلى الإدارات المتخصصة، مما يساعد على توفير المعلومات في الوقت المناسب".

باعتبارها واحدة من الوحدات الست المشاركة في المشروع التجريبي لتنفيذ آلية تعيين مقدمي خدمات البريد العامة لتوجيه واستلام ورقمنة السجلات وإرجاع نتائج الإجراءات الإدارية، فقد قامت وزارة الثقافة والرياضة والسياحة منذ بداية التنفيذ بتعيين متخصصين للعمل مع موظفي البريد للقيام بمهام لتوحيد المهام وتنسيق المحتويات لحل الصعوبات والمشاكل على الفور أثناء عملية التنفيذ. قال السيد نجوين فان ترونج، نائب مدير وزارة الثقافة والرياضة والسياحة: منذ أن كان موظفو البريد مسؤولين عن استلام وإرجاع نتائج الإجراءات الإدارية نيابة عن الوكالات، تم سحب موظفي الوزارة لأداء مهام مهنية، مما أدى إلى تحسين فعالية إدارة الدولة. في السابق، كان عدد الإجراءات الإدارية التي تلقتها الوزارة عبر الإنترنت 75٪ من إجمالي عدد السجلات، ولكن بحلول عام 2023، تم استلام 100٪ من الإجراءات الإدارية عبر الإنترنت. وقد شهد تحصيل الرسوم عبر الإنترنت وإرجاع النتائج من خلال الخدمات البريدية العامة تغييرات إيجابية. وفي تسجيل الإصلاح الإداري، حققت الوزارة أقصى النقاط في التعامل مع الإجراءات الإدارية.

وبالمثل، أعربت وزارة التعليم والتدريب عن تقديرها الكبير لأداء مكتب البريد الإقليمي وموظفي مكتب البريد الإقليمي عندما تولوا دور الموظفين المحترفين في الوزارة في توجيه واستلام ورقمنة السجلات وإرجاع نتائج تسوية الإجراءات الإدارية. وبناءً على ذلك، استخدم الناس بنشاط الخدمات العامة عبر الإنترنت. في عام 2023، بلغ عدد السجلات الإلكترونية التي أكملتها الوزارة حوالي 100٪. ووفقًا لقادة وزارة التعليم والتدريب، كان موظفو مكتب البريد الإقليمي نشطين للغاية أثناء عملية العمل في تنسيق وتوجيه المواطنين لتنفيذ الإجراءات الإدارية، وخاصة لكبار السن ذوي القدرة المحدودة على استخدام تكنولوجيا المعلومات. وبفضل ذلك، كانت السجلات التي جمعها موظفو مكتب البريد مؤهلة بشكل أساسي للتسوية، وتم إرجاع عدد قليل جدًا من الحالات إلى الناس. في العام الماضي، لم تتلق وزارة التعليم والتدريب أي شكاوى من المنظمات أو الوكالات أو الشركات أو الأفراد.

يتضح أن مشاركة مؤسسات البريد العامة في استلام الملفات وإرجاع نتائج تسوية الإجراءات الإدارية قد أثبتت فعاليتها في البداية، مما ساهم في تحسين فعالية إصلاح الإجراءات الإدارية، وتوفير الراحة والوقت والتكاليف للجهات الإدارية الحكومية. كما يُعدّ هذا حلاً لزيادة معدل استلام وإرجاع نتائج تسوية الإجراءات الإدارية عبر خدمات البريد العامة، مما يُسهم في تحسين ورفع مؤشر الإصلاح الإداري في المحافظة. وستكون النتائج المتحققة بمثابة أساس للتنفيذ الرسمي بمشاركة العديد من الإدارات والفروع في الفترة المقبلة.

نجوين أونه

مصدر