فعالية الحل "إرفاق الصور بالروابط التشعبية"

QTO - في بنك السياسة الاجتماعية (CSXH) بمقاطعة كوانغ تري، تُطرح سنويًا عشرات المبادرات والحلول العملية، مما يُحسّن تدريجيًا جودة وإنتاجية وكفاءة رأس مال الائتمان السياسي. من بينها "حل تطبيق ميزة إرفاق الصور بروابط تشعبية في مايكروسوفت وورد لتوضيح الأدلة في التقارير المتعلقة بتجاوز المشكلات والأخطاء القائمة"، من إعداد فريق المؤلفين هو فان كوان وداو نهات خانه كووك. يُعد هذا الحل تطبيقًا تقنيًا بسيطًا، ولكنه يُحقق فوائد عملية في الإدارة الداخلية وإعداد التقارير.

وقد تم "تصور" هذه الفكرة لتحسين عملية إعداد التقارير الداخلية من خلال ممارسات العمل للسيد هو فان كوان، مدير مكتب المعاملات والسيد داو نهات خانه كوك، رئيس فريق التجميع في بنك هونغ هوا للسياسة الاجتماعية.

من المعروف أنه منذ نهاية عام ٢٠٢٢، عُيّن السيد كوك مسؤولاً عن التفتيش والرقابة الداخلية في بنك هونغ هوا للسياسات الاجتماعية، بعد فترة من تعزيز عمله في كا ماو . تتطلب هذه الوظيفة منه إتقان جميع سجلات ووثائق الوحدة لتلخيصها وتقديم تقاريرها إلى رؤسائه.

ومع ذلك، في الواقع، لا تزال عملية الإبلاغ عن الأخطاء وتصحيحها بعد التفتيش تعاني من العديد من النواقص. فرغم أن الوحدة سارعت إلى تصحيح وحفظ الصور الداعمة، إلا أن ملفات تقرير التصحيح والصور التوضيحية غالبًا ما تُرسل بشكل منفصل. وهذا يُسبب صعوبات كبيرة لمُعد التقرير، وللموظف الذي يستلمه، ولعملية رصد الأخطاء المُصحَّحة وإعادة فحصها.

"من هذا الموقف، أدركنا أنا والسيد كوان أننا بحاجة إلى حل لتحسين إرسال تقارير تصحيح الأخطاء مع الصور التوضيحية، وإنشاء العلم والمنطق وتطبيق التكنولوجيا لتوفير الراحة وتحسين الإنتاجية وكفاءة العمل"، كما شارك السيد كووك.

تبادلت مجموعة المؤلفين الآراء وناقشت مميزات المبادرة - تصوير: تي بي

الفرق الجوهري في هذه المبادرة هو استخدام ميزة إرفاق الصور عبر رابط تشعبي بدلاً من إدراجها مباشرةً. تُسهّل هذه الطريقة تبسيط حجم ملف التقرير، وسهولة إرساله وتخزينه، مع ضمان وضوحه البصري. ما عليك سوى الضغط على Ctrl + Click لعرض "الدليل" فورًا.

باستخدام ميزة إرفاق الصور حسب المسار في مايكروسوفت وورد، أدرج فريق المؤلفين صورًا توضيحية محددة لكل عنصر ومحتوى، وذلك لتسهيل عرضها وفهمها ومراجعتها وتتبعها. بعد تصحيح الأخطاء، حفظت الوحدة مستند وورد منفصلًا في مجلد باسم يسهل تذكره. وفي الوقت نفسه، احفظوا الصور التوضيحية التي تثبت التصحيح في مجلد فرعي ضمن المجلد الذي تم إنشاؤه حديثًا. بعد ذلك، سمّوا الصور بطريقة سهلة الفهم ليسهل العثور عليها وإرفاقها في مستند التقرير.

في العناصر المُصحَّحة في التقرير، حدِّد (حدد) المحتوى، ثم انقر بزر الماوس الأيمن، واختر "ربط"، ثم حدد الصورة التوضيحية في مربع "بحث في"، ثم حدد الصورة المقابلة للمحتوى المُصحَّح، وانقر على "موافق". وأوضح السيد كوك: "بعد الانتهاء، اضغط المجلد الذي يحتوي على مستند التقرير والصورة التوضيحية وأرسلهما. تحفظ وحدة الاستقبال الملف، ثم تفك ضغطه، ثم تفتح الملف وتنقر على كل محتوى في التقرير لعرض الصورة المرفقة المقابلة".

قال السيد كوان إن هذه المبادرة نفّذتها مجموعة المؤلفين في غضون شهر ونصف تقريبًا. وبعد تطبيقها، ساعدت بنك هونغ هوا للسياسات الاجتماعية على متابعة عملية تصحيح المشكلات والأخطاء القائمة ضمن نظام متسلسل وواضح ومتميز. ومن ثم، أصبح من السهل تمييز المحتوى الذي تم تصحيحه والذي لم يتم تصحيحه.

بفضل هذه المبادرة، أصبحت عملية تقديم الوثائق الداعمة المرفقة بالتقرير عمليةً علميةً وواضحةً. ويمكن لمتلقي التقرير المُصحّح التحقق بسهولة من "الأدلة" المُصحّحة، مما يُسهم في تحسين إنتاجية العمل وكفاءة العمل بنسبة تتراوح بين 40% و50% مقارنةً بالعملية القديمة. وأكد السيد كوان: "لا يقتصر تطبيق هذه المبادرة على مجال التفتيش والرقابة الداخلية فحسب، بل تشمل أيضًا مجالات أخرى في بنك هونغ هوا للسياسات الاجتماعية، وقد حققت نتائج باهرة. وسنواصل في الفترة القادمة تشجيع وتحفيز موظفي الوحدة على بذل الجهود لابتكار مبادرات قيّمة وتطبيقها عمليًا بما يُسهم في تطوير عمليات البنك يومًا بعد يوم".

لم تقتصر المبادرة المذكورة أعلاه على ذلك فحسب، بل شهدت الآونة الأخيرة طُبِّقَت العديد من الحلول والمبادرات التي أطلقها مسؤولو وموظفو بنك السياسة الاجتماعية على نطاق واسع، مما ساهم في تعزيز فعالية عمل بنك السياسة الاجتماعية الإقليمي. وبفضل هذه التحسينات، حققت الوحدة نتائج إيجابية في تحقيق أهداف مهمة، مثل: زيادة نمو رصيد الائتمان، وتقليل الديون المعدومة والمتأخرة، وتحسين فعالية التواصل وإدارة مجموعات الادخار والقروض.

من خلال ذلك، تم تقديم قروض تفضيلية للأسر الفقيرة والمستفيدين من السياسات في الوقت المناسب وبطريقة فعالة، مما ساهم في دعمهم للاستثمار وتنمية الاقتصاد والتخلص من الفقر بشكل مستدام. تُشكّل المبادرات الجيدة والمناسبة دافعًا قويًا، مما يحفز المسؤولين والموظفين في نظام بنك السياسات الاجتماعية الإقليمي بأكمله على الابتكار المستمر وبذل الجهود للمساهمة.

تروك فونج

المصدر: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/