مؤتمر تدريبي حول العمل التخصصي في مجال العمل الأرشيفي في عام 2024

حضر المؤتمر ممثلون عن قيادات الوحدات وأكثر من 150 مسؤولاً وموظفاً مدنياً وموظفاً حكومياً في الوحدات التابعة لوزارة الصناعة والتجارة . وكان مقرر المؤتمر الأستاذ المشارك الدكتور فو ثي فونغ، المحاضر الأول والرئيس السابق لقسم علوم الأرشيف وإدارة المكاتب في جامعة العلوم الاجتماعية والإنسانية، جامعة فيتنام الوطنية، هانوي.

في كلمتها الافتتاحية للمؤتمر، أشارت السيدة تران ثي ثانه ماي، نائبة رئيس مكتب وزارة الصناعة والتجارة، إلى أن عمل الوثائق والأرشيف يلعب دورًا بالغ الأهمية، إذ يهدف إلى ضمان توفير المعلومات المكتوبة في الوقت المناسب للقيادة والإدارة والعمليات في أداء الوظائف والمهام، ويؤثر بشكل مباشر على دقة العمل وجودة وكفاءة عمليات كل جهة ووحدة. وسيسهم التنفيذ الجيد لعمل الوثائق والأرشيف في تحسين فعالية أداء الخدمات العامة للوحدات، وفي الوقت نفسه سيساعدها على استخدام الوثائق واستخدامها بشكل ملائم عند الحاجة.

في السنوات الأخيرة، أصدر المجلس الوطني والحكومة العديد من الوثائق القانونية والإرشادية المتعلقة بتنفيذ أعمال الوثائق والأرشيف. وتحديدًا، أصدرت الحكومة المرسوم رقم 30/2020/ND-CP، الذي ينظم المسائل المتعلقة بأعمال الوثائق، كما أقر المجلس الوطني مؤخرًا قانون الأرشيف لعام 2024 (المُعدِّل لقانون الأرشيف لعام 2011) الذي سيدخل حيز التنفيذ في 1 يوليو 2025، إلى جانب تعميمات ووثائق إرشادية أخرى.

في الآونة الأخيرة، أولت قيادة وزارة الصناعة والتجارة اهتمامًا بالغًا لإصدار اللوائح والأنظمة المتعلقة بأعمال الوثائق والأرشيف، ووجّهت بإصدارها. على سبيل المثال: القرار رقم 1748/QD-BCT الصادر عن وزارة الصناعة والتجارة بتاريخ 1 يوليو 2020 بشأن أعمال الوثائق والأرشيف، والقرار رقم 453/QD-BCT الصادر بتاريخ 12 فبراير 2020 بشأن إصدار قانون أعمال الأرشيف... بالإضافة إلى ذلك، قدّم مكتب الوزارة استشارات فعّالة، وكان لدى فريق موظفي الخدمة المدنية والقطاع العام وعي جيد نسبيًا بتطبيق اللوائح المتعلقة بأعمال الوثائق والأرشيف.

مع ذلك، ومن خلال المراجعة الفعلية لنظام الوثائق المتعلق بمهام الأرشفة، لا تزال الوحدات تعاني من غموض، ولا تزال عملية تقديم السجلات والوثائق الأرشيفية في العديد من الوحدات التابعة للوزارة تواجه صعوبات جمة. ولم يُضمن تطبيق اللوائح القانونية المتعلقة بإنشاء السجلات وفقًا للوائح. ولم يُدرك الكوادر وموظفو الخدمة المدنية والقطاع العام مسؤولية الأفراد في إنشاء سجلات العمل وفقًا للوائح، بما يخدم التقديم الدوري للوثائق إلى أرشيفات الجهة أو أرشيفات الوحدة.

وبناء على ذلك، أكدت نائبة رئيس المكتب تران ثي ثانه مي أن الكوادر والموظفين المدنيين والموظفين العموميين المسؤولين عن أعمال الأرشيف يحتاجون إلى فهم قوي للوائح في الوثائق القانونية لتنفيذها بشكل صحيح وكامل وتوجيه الأفراد والمجموعات في الوحدة لاتباع المعايير واللوائح المقررة.

عُقد مؤتمر التدريب المتعمق لعام ٢٠٢٤ حول أعمال الوثائق والأرشيف بهدف زيادة وعي المسؤولين وموظفي الخدمة المدنية وموظفي وزارة الصناعة والتجارة بأهمية ومسؤولية القيام بأعمال الوثائق والأرشيف. وفي الوقت نفسه، مواصلة تقديم المزيد من التوجيهات بشأن اللوائح القانونية لتمكين المسؤولين وموظفي الخدمة المدنية والموظفين من إعداد سجلات العمل وتقديمها إلى أرشيفات الجهة وفقًا للمعايير؛ ودعم الوحدات في إعداد سجلات العمل وترتيبها وتقديمها وفقًا للوائح السارية. بالإضافة إلى ذلك، مساعدة الوحدات والطلاب على تجاوز صعوبات تطبيق اللوائح المتعلقة بإعداد سجلات العمل وتقديمها.

خلال الدورة التدريبية، استمع المتدربون إلى تبادل وتوجيهات من المراسلين للمعارف والخبرات والممارسات في مجال الوثائق والأرشيف، بالإضافة إلى تبادل الخبرات والحلول العملية للتغلب على الصعوبات والعقبات في إعداد الوثائق. وقد ساهم ذلك في رفع مستوى الوعي، وتوضيح مسؤوليات الأفراد في إعداد الوثائق، مما ساهم في تحسين وتوحيد أسلوب العمل، وتحسين فعالية تنفيذ الخدمات العامة. وفيما يتعلق بالوثائق الإلكترونية، قدم ممثلو إدارة التجارة الإلكترونية والاقتصاد الرقمي معارف لتطوير مهارات الخدمة العامة، والقدرة على تطبيق الوثائق الإلكترونية الداخلية، وتطبيق تكنولوجيا المعلومات في التعامل مع الوثائق الإدارية.

ومن المتوقع أن يساعد المؤتمر التدريبي المتدربين على تحسين مستوى تطبيق تكنولوجيا المعلومات في العمل الوثائقي والأرشيفي تدريجيا، مما يخلق أسلوب عمل حديث ومهني وفعال، ويساهم في تعزيز الإصلاح الإداري في الفترة المقبلة.

المصدر: https://moit.gov.vn/tin-tuc/phat-trien-nguon-nhan-luc/hoi-nghi-tap-huan-cong-tac-chuyen-sau-ve-cong-tac-van-thu-luu-tru-nam-2024.html