يعتقد الكثير من الناس أن البريد الإلكتروني والهاتف لهما نفس الوظيفة في العمل، ولكن في الواقع، كل وسيلة من وسائل الاتصال لها مميزاتها وعيوبها.
متى تستخدم البريد الإلكتروني
استخدام البريد الإلكتروني لإرسال المستندات والأوراق: يُعدّ البريد الإلكتروني أداةً مفيدةً إذا كنتَ بحاجةٍ إلى تخزين وإرسال ملفاتٍ ومستنداتٍ مهمةٍ إلى شريكٍ واحدٍ أو أكثر. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنتَ بحاجةٍ إلى تلخيص تقريرٍ أو تقديم مقترحاتٍ إلى رئيسك أو شركائك، فإنّ البريد الإلكتروني هو الوسيلة الأكثر فعاليةً واكتمالاً ودقةً لتوصيل المعلومات.
التأكيد: هناك طريقة أخرى لاستخدام البريد الإلكتروني وهي استخدامه كوثيقة تأكيد. يشبه هذا إلى حد ما مذكرة أو رسالة، ولكن في هذه الحالة، عليك كتابة رسالة محددة وغنية بالمعلومات، وانتظار رد الطرف الآخر بعد دراسة متأنية.
يمكن للمستخدمين أيضًا استخدام البريد الإلكتروني لتأكيد الرحلات أو حضور الاجتماعات أو اتخاذ قرارات مهمة.
مشاركة المعلومات: وفقًا لخبراء التوظيف، يُعدّ البريد الإلكتروني وسيلةً مريحةً ومرنةً لمشاركة المستندات والروابط وملفات PDF والصور... مع المحتاجين. وفي الوقت نفسه، يُمكن للمُستلِم أيضًا مراجعة المعلومات والبحث فيها بسهولة.
إدارة الوقت: يُعدّ البريد الإلكتروني مفيدًا إذا كنت تعمل مع أشخاص في مناطق زمنية أو جداول زمنية مختلفة. يستطيع المستلم مراجعة الرسالة في وقت مناسب والتواصل معه وفقًا لجدوله الزمني.
ولكن يجب التأكيد على أن المعلومات المرسلة عبر البريد الإلكتروني لا تتطلب بالضرورة استجابة فورية، بل تخلق حالة اتصال جيدة، بحيث يكون لدى كل من المرسل والمستقبل معلومات كاملة ووقت استجابة مناسب.
تساعد الهواتف المستخدمين على التعبير عن المعلومات والمشاعر بسرعة ودقة. صورة توضيحية: لينكدإن
متى يجب علي أن أستخدم الهاتف؟
يعتقد البعض أن التواصل عبر البريد الإلكتروني بنفس فعالية التواصل الصوتي، لكن الأبحاث تشير إلى خلاف ذلك. في عام ٢٠٢١، وجد الباحثان أميت كومار ونيكولاس إيبلي أن التفاعلات الصوتية، مثل المكالمات الهاتفية والدردشات الصوتية ودردشات الفيديو ، تُنشئ روابط اجتماعية أقوى من غيرها من الطرق. بمعنى آخر، للتحدث بدلاً من البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية فوائد اجتماعية جمة. تحديدًا:
احصل على المعلومات بسرعة: يمكنك الرد على الهاتف في أي مكان وفي أي وقت للتأكد من أمان المعلومات وتحديث الحسابات وتغيير كلمات المرور بدلاً من انتظار ردود البريد الإلكتروني.
بناء العلاقات: لا بديل عن التواصل وبناء العلاقات وجهًا لوجه. عبر الهاتف، يمكنك سماع صوت الشخص الآخر ونبرته وتعابير وجهه ونبرته. هذه طريقة تواصل مختلفة تمامًا عن البريد الإلكتروني، الذي يقتصر على إرسال محتوى.
الإخطار بمواعيد العمل العاجلة: في الحالات العاجلة التي تستدعي الإخطار والتنفيذ الفوري، يلزم الاتصال هاتفيًا. كما يمكنك استقبال المكالمات من أي مكان، طالما توفرت إشارة الهاتف.
إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني، فليس من المؤكد أن الشخص الآخر سوف يتلقاه إذا لم يكن متصلاً بالإنترنت.
استخدمها في المحادثات الحساسة: في بعض الأحيان يكون التحدث على الهاتف أفضل من إرسال بريد إلكتروني لأنك تستطيع التعبير عن فكرة جديدة، أو التحدث إلى شخص ما، أو اتخاذ قرار دون ترك أثر في شكل بريد إلكتروني أو رسالة نصية.
ناهيك عن ذلك، فإن حجم الصوت والإيقاع وأسلوب التحدث تساعد المستمعين على فهم المزيد عنك، والتعبير عن حسن النية وتجنب سوء الفهم غير الضروري إذا كنت تستخدم الكلمات فقط.
وفقا لـ VNE
[إعلان 2]
مصدر
تعليق (0)