إنشاء ملف تعريف إلكتروني

يساعد إنشاء الملفات الإلكترونية باستخدام برامج إدارة المستندات وملفات العمل شركة ها تينه على تحسين الإدارة الإدارية وتعزيز عملية بناء الحكومة الإلكترونية.

تاريخياً، اعتُبرت الوثائق الورقية الموثقة بتوقيعات وأختام السلطات المختصة وثيقة قانونية صالحة، واستُخدمت في تسيير أعمال الهيئات الإدارية الحكومية وتوجيهها وإتمام معاملاتها. كما أوصت وزارة الداخلية اللجنة الشعبية للمحافظة بإصدار العديد من التوجيهات والإرشادات بشأن إدارة وإنشاء الملفات الورقية.

ومع ذلك، فإن تطبيق إجراءات حفظ وأرشفة المستندات التقليدية في بعض الوكالات والوحدات لا يزال لا يتوافق مع اللوائح الحالية، مثل: عدم حفظ المستندات بشكل كامل، وبقائها دون معالجة، وعدم جمعها أو تنظيمها أو تقييم قيمتها... وبناءً على هذا الواقع، قامت مقاطعة ها تينه في عام 2021 بتجربة مبادرة إنشاء ملفات إلكترونية باستخدام برامج إدارة المستندات وملفات العمل.

إنشاء السجلات الإلكترونية - الأساس لبناء حكومة رقمية.

إن إنشاء السجلات الإلكترونية سيسهل عمل المسؤولين والموظفين المدنيين في التعامل مع الإجراءات الإدارية.

بحسب ماي ترونغ سينه، نائب مدير إدارة الشؤون الداخلية وصاحب المبادرة: "يُعدّ إنشاء الملفات الإلكترونية وتخزين المستندات الإلكترونية نظامًا جديدًا يختلف اختلافًا كبيرًا عن نظام إنشاء الملفات الورقية التقليدي. تُنشأ المستندات على الأجهزة الإلكترونية أو تُحوّل رقميًا من مستندات موجودة على وسائط تخزين أخرى. ويمكن إنشاء المستندات الرقمية تلقائيًا كملفات في بيئة الشبكة بفضل وظيفة إنشاء الملفات المدمجة في نظام إدارة المستندات."

وبحسب التقييمات، تعد ها تينه واحدة من المناطق الرائدة في تنفيذ إنشاء السجلات الإلكترونية ورقمنة الوثائق الإلكترونية؛ وتنظيم استغلال الوثائق لتنفيذ الخدمات العامة عبر الإنترنت بشكل فعال، جزئياً وكلياً.

إنشاء السجلات الإلكترونية - الأساس لبناء حكومة رقمية.

يتم إنشاء السجلات عبر الإنترنت بعملية سلسة، مما يوفر في تخزين الورق.

في عام 2021، قامت مقاطعة ها تينه بتجربة النظام في 6 وحدات على مستوى المقاطعة (مكتب اللجنة الشعبية للمقاطعة، وإدارة الشؤون الداخلية، وإدارة المالية، وإدارة المعلومات والاتصالات، وإدارة العلوم والتكنولوجيا، وإدارة العدل) و3 وحدات على مستوى المقاطعة (اللجنة الشعبية لمدينة ها تينه، ومقاطعة كام زوين، ومقاطعة ثاتش ها)، مما أدى إلى إنشاء 3231 ملفًا إلكترونيًا.

بحلول عام 2022، تم تطبيق نظام إنشاء الملفات الإلكترونية باستخدام برنامج إدارة ملفات العمل في جميع الإدارات والوكالات الحكومية على مستوى المحافظات، بالإضافة إلى لجان الشعب في المقاطعات والمدن والبلدات. وبلغ إجمالي عدد الملفات التي تم إنشاؤها في هذه الوحدات والمناطق أكثر من 51,600 ملف، منها أكثر من 13,000 ملف مكتمل. وفي عام 2023، واصلت ها تينه تطبيق نظام إنشاء الملفات الإلكترونية باستخدام برنامج إدارة ملفات العمل بشكل مكثف، بهدف ضمان إنشاء 90% من ملفات العمل على مستوى المحافظة، و80% على مستوى المقاطعة، و30% على مستوى البلدية (باستثناء الملفات المصنفة كأسرار دولة أو التي تحتوي على وثائق معقدة).

في الواقع العملي، أثبت إنشاء السجلات الإلكترونية أنه يوفر فوائد عديدة لإدارة الدولة، ويعزز الإصلاح الإداري ويحسن كفاءة إدارة الوثائق وأرشفتها.

إنشاء السجلات الإلكترونية - الأساس لبناء حكومة رقمية.

سيساعد إنشاء السجلات الإلكترونية على تسريع عملية البحث عن المستندات ومعالجتها.

أوضحت السيدة هو ثي نيم، المتخصصة في إدارة الإصلاح الإداري وأرشفة الوثائق (وزارة الداخلية): "منذ تطبيق نظام إنشاء الملفات الإلكترونية في برنامج إدارة العمل، كانت الفائدة الأولى هي الانخفاض الكبير في كمية الملفات الورقية المستخدمة سابقًا. علاوة على ذلك، عند إنشاء الملفات إلكترونيًا، تصبح عملية البحث عن المعلومات والوثائق ومعالجتها أسرع وأكثر سهولة. كما يصبح تحرير الوثائق أبسط وأسرع، إذ لم يعد هناك وقت يُهدر في طباعة الوثائق الورقية بشكل متكرر للحصول على ردود من مختلف الإدارات. إضافة إلى ذلك، تقلل الملفات الإلكترونية من خطر فقدان الوثائق، وهو أمر أكثر احتمالًا مع الملفات الورقية."

من فوائد إنشاء سجلات إلكترونية على برنامج إدارة سجلات العمل، إمكانية مشاركة جميع الموظفين والمسؤولين في معالجة المستندات وحلها ضمن النظام نفسه عند تداولها إلكترونياً، مما يضمن سلاسة واتساق معالجة المستندات. كما يُسهّل ذلك على قادة الوكالات والوحدات إدارة عملية تقديم المشورة ومعالجة العمل لكل موظف أو مسؤول عند تكليفه بقيادة مهمة ما.

إنشاء السجلات الإلكترونية - الأساس لبناء حكومة رقمية.

تُنفّذ الإدارة إنشاء ملفات إلكترونية على برنامج إدارة المستندات وملفات العمل لجميع البلديات والأحياء والمدن البالغ عددها 216 في المحافظة، وذلك من خلال تدريب عملي. كما أصدرت الوحدة وثيقة إرشادية توضح عملية إنشاء الملفات الإلكترونية على برنامج إدارة ملفات العمل، وتتضمن أهم محتوياتها: عملية صياغة وتوقيع المستندات الإلكترونية؛ عملية إدخال فهرس ملفات الوكالة في برنامج إدارة المستندات وملفات العمل؛ وعملية إنشاء الملفات الإلكترونية على البرنامج نفسه. ويمكن القول إن إنشاء الملفات الإلكترونية عملية معقدة نوعًا ما، إلا أنها تُعدّ مطلبًا أساسيًا في بناء الحكومة الإلكترونية والرقمية.
السيد ماي ترونغ سينه
نائب مدير إدارة الشؤون الداخلية

فوك كوانغ - ماي هوانغ

مصدر