Při reorganizaci administrativních jednotek urychleně digitalizujte záznamy.

Ho Či Minovo Město: Proaktivní digitalizace a včasné dodání.

V posledních dnech, podle pozorování reportérů z novin SGGP, mnoho obvodů a okresů v Ho Či Minově Městě naléhavě zařizuje a pověřuje úředníky a státní zaměstnance organizací a uspořádáváním spisů a dokumentů, aby bylo zajištěno jejich uchovávání v souladu s předpisy.

V Lidovém výboru okrsku 14 (okrsek 10) se po proaktivní implementaci procesu v rané fázi podařilo dokončit organizaci záznamů pro digitalizaci a vybudovat moderní archiv. Podle pana Ha Tuan Phuonga, předsedy Lidového výboru okrsku 14, okrsek každoročně proaktivně provádí organizaci a digitalizaci dokumentů. U záznamů a dokumentů vytvořených od začátku roku 2025 do současnosti okrsek nadále organizuje a digitalizuje je. V současné době archiv okrsku pokrývá téměř 60 metrů čtverečních a obsahuje více než 156 metrů regálů na dokumenty (jeden metr regálů je délka 1 metru dokumentů uspořádaných svisle a těsně u sebe na policích - PV), uspořádaných od roku 1971 do současnosti.

Podobně v okrese An Lac (okres Binh Tan) naléhavě pokračuje proces organizace stranických dokumentů pro digitalizaci a archivaci. Paní Tran Thi Thu Huong, zástupkyně tajemníka stálého výboru stranického výboru okresu An Lac, uvedla, že okres dokončil organizaci 760 stálých dokumentů a 201 dokumentů s omezenou platností od roku 2003 do května 2020. V současné době pokračují v organizaci přibližně 12 metrů regálů s dokumenty od června 2020 do současnosti s cílem dokončit je do 25. června a současně naskenovat všechny dokumenty z období 2003–2025 do 15. června.

Úředníci z městské části An Lac (okres Binh Tan, Ho Či Minovo Město) prověřují a organizují spisy a dokumenty týkající se strany. Foto: VAN MINH

Mnoho okresů a město Thu Duc proaktivně kontrolovalo, organizovalo a digitalizovalo záznamy a dokumenty. Například v okrese Binh Tan kontrola a statistická analýza z let 2003 až 2018 ukázaly, že bylo trvale organizováno 5 230 záznamů a dokumentů. V současné době okres naléhavě organizuje a skenuje záznamy pro další uložení od roku 2019 do současnosti, v rámci přípravy na předání po reorganizaci politického systému a administrativních jednotek v okrese.

V 10. okrese uvedla paní Nguyen Thi Thu Huong, předsedkyně okresního lidového výboru, že okres nařídil sestavení a sepsání seznamu revidovaných papírových dokumentů a předběžnou revizi nerevidovaných dokumentů v rámci přípravy na předání nové jednotce. Současně okres kontroluje elektronické dokumenty, identifikuje datové oblasti a extrahuje je do úložných zařízení, čímž zajišťuje bezpečnost a integritu dat pro proces předávání.

Hanoj : Zajištění centralizovaných a propojených dat

V Hanoji schválil Lidový výbor projekt „Vytvoření sdílené databáze z centralizované digitalizace dokumentů hanojských úřadů“ a pověřil Hanojské centrum veřejných administrativních služeb vedením a organizací realizace projektu. Cílem tohoto projektu je digitalizace a reorganizace záznamů a dokumentů s cílem usnadnit ukončení administrativních činností na úrovni okresů a sloučení obcí v souladu s harmonogramem uvedeným v závěru politbyra a sekretariátu č. 127-KL/TW ze dne 28. února 2025 o provedení výzkumu a návrhu další reorganizace organizační struktury politického systému.

Podle pana Truong Viet Dunga, vedoucího kanceláře Hanojského lidového výboru, si projekt klade za cíl vytvořit sdílenou databázi zahrnující dokumenty od stranických, vládních a hromadných organizací v Hanoji, čímž se zajistí centralizovaná, propojená, sdílená a opakovaně použitelná data. Dále se snaží zlepšit efektivitu a účinnost řízení a administrativy eliminací papírových dokumentů, integrací umělé inteligence a usnadněním snadného využívání a používání dat. V současné době je odhadovaný objem dokumentů vyžadujících zpracování na úrovni okresů a obcí v Hanoji přes 68 860 metrů; celkový počet dokumentů vyžadujících digitalizaci na úrovni okresů a obcí přesahuje 94 milionů stran A4. Jedná se o velmi velký objem, proto je proces digitalizace dokumentů rozdělen do dvou fází. Fáze 1 bude digitalizovat dokumenty od agentur s pěti prioritami, mezi které patří: 1. Zpracování a digitalizace dokumentů od stranických a vládních agentur na úrovni okresů; 2. Organizace a digitalizace dokumentů strany a vlády na úrovni obcí; 3. Organizace a digitalizace dokumentů strany na úrovni měst; 4. Organizace a digitalizace dokumentů vlády na úrovni měst; 5. Organizace a digitalizace dokumentů masových organizací na všech třech úrovních.

Podle pana Cu Ngoc Tranga, ředitele Centra pro veřejné administrativní služby v Hanoji, se centrum od nynějška do 30. června zaměří na realizaci priorit 1 a 2, tedy na digitalizaci dokumentů s trvalou dobou uchovávání a často opakovaně používaných dokumentů na úrovni okresů a obcí, které odhadem tvoří přibližně 25 % objemu surových dokumentů a 5 % objemu zpracovaných dokumentů. U digitalizovaných dokumentů, které splňují standardy kvality, budou data synchronizována a nebudou znovu digitalizována, aby se předešlo plýtvání časem a rozpočtem.

Směrem k budování moderního administrativního systému.

Na základě praktické implementace v lokalitách se někteří odborníci a poslanci Národního shromáždění domnívají, že oprava a digitalizace záznamů a dokumentů není jen technickým úkolem, ale má také význam pro zajištění transparentnosti, bezpečnosti a efektivity v procesu reorganizace administrativního aparátu a vytváření příznivých podmínek pro občany a podniky. To je také důležitý krok k budování moderního administrativního systému, který lépe slouží potřebám společnosti v nové éře.

Poslanec Národního shromáždění Nguyen Quang Huan zdůraznil klíčovou roli digitalizace záznamů v současné situaci a zdůraznil, že po sloučení administrativních jednotek se administrativní hranice rozšíří a infrastruktura bude potřebovat 5–10 let na dokončení. Proto bude v počátečním období cestování za účelem vyřízení administrativních postupů jistě obtížné. Pokud se tedy digitální technologie nevyužijí, bude po občanech vyžadovat, aby se kvůli vyřizování dokumentů obraceli na vládní úřady, což způsobí značné nepohodlí. Podle něj musí být všechny záznamy digitalizovány a administrativní postupy musí být přesunuty do online prostředí, aby se minimalizovaly nedostatky a vytvořil se základ pro implementaci digitální vlády a digitální společnosti. To musí být provedeno rychle a synchronně; obce by neměly čekat na směrnice od ústřední vlády, ale měly by je proaktivně implementovat nyní.

Pokud jde o kontrolu a archivaci záznamů, poslanec Národního shromáždění Pham Van Hoa zdůraznil, že místní stranické výbory a orgány musí v průběhu celého procesu rozhodně řídit, kontrolovat a připomínat lidem, aby se zabránilo ztrátě, nesprávnému umístění nebo dokonce úmyslnému zničení záznamů. „Pokud nebudeme opatrní a záznamy se ztratí, bude to mít dopad nejen na státní orgány, ale bude to mít také významný dopad na občany a podniky. Proto je v této době nutné jasně definovat konkrétní odpovědnosti organizací, jednotlivců a vedoucích oddělení v případě ztráty, nesprávného umístění nebo nezákonného zničení záznamů,“ zdůraznil poslanec Pham Van Hoa.

Aby byla zajištěna hladká a nepřetržitá správa a archivace dokumentů a aby byla zaručena bezpečná správa dokumentů před, během a po dokončení reorganizace politického systému v Ho Či Minově Městě, vydal Lidový výbor Ho Či Minova Města směrnici 04. Směrnice jasně uvádí: Vedoucí městských oddělení, agentur, města Thu Duc, okresů a obcí jsou povinni naléhavě řídit realizaci několika úkolů k posílení řízení správy a archivace dokumentů během reorganizace politického systému ve městě.

Komentář (0)