Při zařizování administrativních jednotek urychleně digitalizovat záznamy

Ho Či Minovo Město: Proaktivní digitalizace a včasné dodávky

V posledních dnech podle reportérů SGGP mnoho obvodů a okresů v Ho Či Minově Městě naléhavě zařídilo a pověřilo úředníky a státní zaměstnance uspořádáním a úpravou, aby bylo zajištěno, že spisy a dokumenty budou uchovávány v souladu s předpisy.

V Lidovém výboru okrsku 14 (obvod 10) byla po období proaktivní rané implementace dokončena oprava záznamů pro digitalizaci a vybudování moderního archivu. Podle pana Ha Tuan Phuonga, předsedy Lidového výboru okrsku 14, okrsek každoročně proaktivně provádí opravy a digitalizaci záznamů a dokumentů. U záznamů a dokumentů vzniklých od začátku roku 2025 až do současnosti okrsek pokračuje v opravách a digitalizaci. V současné době má archiv okrsku rozlohu téměř 60 metrů čtverečních a obsahuje více než 156 metrů polic na dokumenty (jeden metr police na dokumenty je 1 metr dlouhý dokumenty uspořádané svisle, blízko sebe na poličce - PV), opravovaných od roku 1971 do současnosti.

Podobně i v okrese An Lac (okres Binh Tan) naléhavě probíhá úprava spisů stranického bloku pro digitalizaci a archivaci. Paní Tran Thi Thu Huong, stálá zástupkyně tajemníka stranického výboru okresu An Lac, uvedla, že okres od roku 2003 do května 2020 dokončil úpravu 760 trvalých spisů a 201 dočasných spisů a od června 2020 do současnosti pokračuje v úpravě přibližně 12 metrů regálů s dokumenty s cílem dokončit do 25. června a zároveň do 15. června naskenovat všechny dokumenty z období 2003–2025.

Úředníci městské části An Lac (okres Binh Tan, Ho Či Minovo Město) procházejí kontrolou a upravují spisy a dokumenty stranického bloku. Foto: VAN MINH

Mnoho okresů, krajů a města Thu Duc proaktivně kontrolovalo, upravovalo a digitalizovalo dokumenty. Například v okrese Binh Tan, na základě kontroly a statistik z let 2003 až 2018, dosáhl počet upravených souborů a dokumentů 5 230 trvalých souborů. V současné době okres naléhavě upravuje a skenuje soubory, aby mohl pokračovat v archivaci z roku 2019 a připravit je k předání po zavedení organizačního uspořádání politického systému a administrativních jednotek v okrese.

V 10. okrsku paní Nguyen Thi Thu Huong, předsedkyně okresního lidového výboru, uvedla, že okres řídil sestavení a sepsání upravených papírových dokumentů, předběžnou úpravu neupravených dokumentů a přípravu na předání nové jednotce. Zároveň okres kontroluje elektronické dokumenty, izoluje data, extrahuje je do paměťových zařízení a zajišťuje bezpečnost a integritu dat pro předání.

Hanoj : Zajištění centralizovaných a propojených dat

V Hanoji schválil Městský lidový výbor projekt „Vytvoření sdílené databáze digitalizací centralizovaných dokumentů hanojských úřadů“ a pověřil Hanojské centrum pro veřejné služby vedením a organizací realizace projektu. Tento projekt má za cíl digitalizovat a přeskupit soubory a dokumenty, které budou sloužit k pozastavení administrativních činností na úrovni okresů a slučování obcí v souladu s pokrokem uvedeným v závěru politbyra a sekretariátu č. 127-KL/TW ze dne 28. února 2025 o provádění výzkumu a návrhu na pokračování v přeskupení organizace politického systému.

Podle pana Truong Viet Dunga, vedoucího kanceláře Hanojského lidového výboru, je cílem realizace projektu vytvoření sdílené databáze zahrnující dokumenty strany, vlády a masových organizací v Hanoji, která zajistí centralizovaná, propojená, sdílená a opakovaně použitelná data. Na druhou stranu se zaměřuje na zlepšení efektivity, účinnosti a výkonnosti řízení a administrativy tím, že se nepoužijí papírové záznamy, integruje se umělá inteligence a data se snadno využívají a používají. V současné době je odhadovaný objem dokumentů, které je třeba upravovat na úrovni okresů a obcí v Hanoji, více než 68 860 milionů; celkový počet dokumentů, které je třeba digitalizovat na úrovni okresů a obcí, přesahuje 94 milionů stran A4. Jedná se o velmi velký objem, proto je digitalizace dokumentů rozdělena do 2 fází. Fáze 1 bude digitalizovat dokumenty agentur s 5 prioritami, mezi které patří: 1. úprava a digitalizace dokumentů strany a vlády na úrovni okresů; 2. úprava a digitalizace dokumentů strany a vlády na úrovni obcí; 3. úprava a digitalizace dokumentů strany na úrovni měst; 4. úkolem je editovat a digitalizovat dokumenty vlády na úrovni měst; 5. úkolem je editovat a digitalizovat dokumenty hromadných organizací na 3 úrovních.

Podle pana Cu Ngoc Tranga, ředitele Centra služeb veřejné správy v Hanoji, se centrum od nynějška do 30. června zaměří na realizaci priorit 1 a 2; digitalizaci dokumentů s trvalou dobou uložení, dokumentů, které jsou často opakovaně používány ve straně a vládě na úrovni okresů a obcí, odhadem tvořících asi 25 % objemu surových dokumentů a 5 % objemu upravených dokumentů. U digitalizovaných dokumentů budou data synchronizována, nikoli znovu digitalizována, aby se zabránilo plýtvání časem a rozpočtem, a bude zajištěna kvalita v souladu s předpisy.

Směrem k budování moderní administrativy

Na základě implementace v lokalitách někteří odborníci a poslanci Národního shromáždění uvedli, že editace a digitalizace záznamů a dokumentů není jen technickým úkolem, ale má také význam pro zajištění transparentnosti, bezpečnosti a efektivity v procesu reorganizace aparátu, čímž se vytvoří pohodlí pro lidi i podniky. Je to také důležitý krok k budování moderní správy, která lépe slouží společenským potřebám v novém období.

Poslanec Národního shromáždění Nguyen Quang Huan zdůraznil klíčovou roli digitalizace záznamů v současné situaci a zdůraznil, že při slučování administrativních jednotek se administrativní hranice rozšíří a infrastruktura bude potřebovat 5–10 let na dokončení, takže cestování za účelem vyřizování administrativních úkonů bude zpočátku jistě obtížné. Pokud se tedy digitální technologie nevyužijí, bude požadovat, aby lidé chodili do veřejných orgánů za účelem vyřizování dokumentů, což způsobí velké nepříjemnosti. Podle něj je nutné digitalizovat všechny záznamy, umístit administrativní postupy do síťového prostředí, aby se minimalizovaly nedostatky, a vytvořit předpoklady pro implementaci digitální vlády a digitální společnosti. To musí být provedeno rychle a synchronně a nemělo by se čekat na pokyny od ústřední vlády, ale obce to musí proaktivně zavést hned teď.

Poslanec Národního shromáždění Pham Van Hoa dále během procesu kontroly a ukládání záznamů uvedl, že místní stranické výbory a orgány musí rozhodně řídit, kontrolovat a připomínat, aby se zabránilo ztrátě, založení nebo dokonce úmyslnému zničení záznamů. „Pokud nebudeme opatrní a ztratíme záznamy, bude to mít dopad nejen na státní orgány, ale také na lidi a podniky. Proto je v této době nutné jasně definovat konkrétní odpovědnosti organizací, jednotek, jednotlivců a vedoucích pracovníků v případě ztráty, založení nebo nezákonného zničení záznamů,“ poznamenal poslanec Národního shromáždění Pham Van Hoa.

Aby byla zajištěna hladká a nepřetržitá práce s dokumenty a archivy a aby byla zajištěna bezpečná správa dokumentů před, během a po dokončení reorganizace politického systému v Ho Či Minově Městě, vydal Lidový výbor Ho Či Minova Města směrnici 04. Směrnice jasně uvádí: požaduje od vedoucích oddělení, poboček a sektorů města, města Thu Duc, okresů a krajů, aby naléhavě řídili realizaci řady naléhavých úkolů k posílení řízení práce s dokumenty a archivy v procesu reorganizace politického systému ve městě.

CIVILIZACE - PHAN THAO - NÁRODNÍ DEN

Zdroj: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html