Vytvářejte elektronické záznamy

Vytváření elektronických záznamů v softwaru pro správu dokumentů a pracovních záznamů pomáhá Ha Tinh zlepšit administrativní činnosti a podpořit proces budování elektronické veřejné správy.

Doposud byly papírové dokumenty a dokumenty ověřené podpisem a pečetí příslušného orgánu zajištěny jejich zákonností a byly používány pro řízení, řízení a transakce státních správních orgánů. Ministerstvo vnitra rovněž doporučilo provinčnímu lidovému výboru, aby vydal řadu dokumentů, které usměrňují a usměrňují správu a tvorbu papírových záznamů.

Zavádění tradičních postupů uchovávání a archivace v některých agenturách a jednotkách však dosud nebylo zajištěno podle současných předpisů, například: dokumenty nebyly plně zaznamenány, stále jsou nevyřízené, nebyly shromážděny, upraveny a oceněny... Na základě této skutečnosti Ha Tinh v roce 2021 pilotně zahájil iniciativu vytváření elektronických záznamů v softwaru pro správu dokumentů a pracovních záznamů.

Vytváření elektronických záznamů – základ pro budování digitální vlády

Vytvoření elektronických záznamů usnadní úředníkům a státním zaměstnancům vyřizování administrativních postupů.

Zástupce ředitele ministerstva vnitra Mai Truong Sinh – autor iniciativy uvedl: „Vytváření elektronických záznamů a ukládání elektronických dokumentů je nový typ s mnoha rozdíly oproti tradičním papírovým záznamům. Dokumenty se vytvářejí na elektronických médiích nebo se digitalizují z dokumentů na jiných nosičích informací. Digitální dokumenty lze automaticky vytvářet do záznamů v síťovém prostředí díky funkci vytváření záznamů integrované v systému správy dokumentů.“

Podle hodnocení je Ha Tinh jednou z předních lokalit v zavádění elektronických záznamů a digitalizaci elektronických dokumentů; organizuje využívání dokumentů pro efektivní nasazení online veřejných služeb, a to jak částečně, tak i v plném rozsahu.

Vytváření elektronických záznamů – základ pro budování digitální vlády

Záznamy se vytvářejí online bezproblémovým způsobem, což šetří úložný prostor pro papíry.

V roce 2021 pilotně otestoval Ha Tinh program v 6 jednotkách na provinční úrovni (Úřad provinčního lidového výboru, Ministerstvo vnitra, Ministerstvo financí, Ministerstvo informací a komunikací, Ministerstvo vědy a technologií, Ministerstvo spravedlnosti) a 3 jednotkách na okresní úrovni (Lidový výbor města Ha Tinh, okres Cam Xuyen, okres Thach Ha), výsledkem čehož bylo vytvoření 3 231 elektronických záznamů.

Do roku 2022 bude vytváření elektronických záznamů v softwaru pro pracovní záznamy zavedeno ve všech provinčních odděleních, pobočkách a lidových výborech okresů, měst a obcí. Celkový počet vytvořených záznamů v jednotkách a lokalitách přesahuje 51 600, z čehož počet úplných záznamů dosáhne více než 13 000. V roce 2023 bude Ha Tinh pokračovat v intenzivním zavádění vytváření elektronických záznamů v softwaru pro pracovní záznamy s cílem zajistit, aby bylo vytvořeno 90 % pracovních záznamů na provinční úrovni, 80 % pracovních záznamů na okresní úrovni a 30 % pracovních záznamů na úrovni obce (s výjimkou pracovních záznamů v rozsahu státního tajemství, záznamů se složitými dokumentárními prvky...).

V praxi přineslo vytvoření elektronických záznamů mnoho výhod pro státní správu, podpořilo správní reformu a zlepšilo efektivitu práce s dokumenty a archivy.

Vytváření elektronických záznamů – základ pro budování digitální vlády

S vytvořenými elektronickými záznamy bude proces vyhledávání a zpracování dokumentů probíhat rychle.

Paní Ho Thi Niemová, specialistka oddělení pro administrativní reformu a archiv dokumentů (Ministerstvo vnitra), se podělila: „Od zavedení vytváření elektronických záznamů v softwaru pro řízení práce je první výhodou výrazné snížení ukládání papírových záznamů oproti dřívějšímu období. Navíc, když jsou záznamy vytvářeny v síťovém prostředí, je proces vyhledávání a zpracování textových informací rychlý a pohodlný. Úprava dokumentů se také stává jednoduchou a rychlou, protože již není nutné mnohokrát tisknout a znovu tisknout papírové dokumenty a žádat o stanoviska od oddělení a úřadů jako dříve. Elektronické záznamy navíc také omezují ztrátu dokumentů, ke které může u papírových záznamů snadno dojít.“

Další výhodou vytváření elektronických záznamů v softwaru pro pracovní záznamy je, že při oběhu elektronických dokumentů se všichni státní úředníci a veřejní zaměstnanci mohou podílet na procesu zpracování a řešení dokumentů ve stejném systému. To zajišťuje plynulost a konzistenci v procesu zpracování dokumentů. Na druhou stranu to pomáhá vedoucím agentur a útvarů řídit proces konzultací a vyřizování práce každého státního úředníka a veřejného zaměstnance, když je pověřen vedením řešení.

Vytváření elektronických záznamů – základ pro budování digitální vlády

Ministerstvo zavádí vytváření elektronických záznamů v softwaru pro správu dokumentů a pracovních záznamů pro všech 216 obcí, obvodů a měst v provincii formou manuálních pokynů. Jednotka rovněž vydala dokument, kterým se řídí proces vytváření elektronických záznamů v softwaru pro správu pracovních záznamů, s hlavními obsahy, jako je: proces vytváření a podepisování elektronických dokumentů; proces zadávání do seznamu záznamů agentury v softwaru pro správu dokumentů a pracovních záznamů; proces vytváření elektronických záznamů v softwaru pro správu dokumentů a pracovních záznamů. Dá se říci, že vytváření elektronických záznamů je poměrně složité, ale v procesu budování elektronické správy a digitální správy je to nevyhnutelný požadavek.
Pan Mai Truong Sinh
Zástupce ředitele ministerstva vnitra

Phuc Quang - Mai Hoang

Zdroj