Vytváření elektronických souborů pomocí softwaru pro správu dokumentů a pracovních souborů pomáhá Ha Tinh zlepšit administrativní řízení a podpořit proces budování elektronické veřejné správy.
Historicky byly papírové dokumenty ověřené podpisy a pečetěmi příslušných orgánů považovány za právně platné a používaly se pro provoz, řízení a transakce státních správních orgánů. Ministerstvo vnitra rovněž doporučilo Provinčnímu lidovému výboru, aby vydal řadu směrnic a pokynů týkajících se správy a vytváření papírových spisů.
Zavádění tradičních postupů uchovávání a archivace dokumentů v některých agenturách a jednotkách však stále neodpovídá současným předpisům, například: dokumenty nejsou plně archivovány, zůstávají nezpracované a nebyly shromážděny, uspořádány ani posouzeny z hlediska jejich hodnoty... Na základě této skutečnosti provincie Ha Tinh v roce 2021 pilotně zahájila iniciativu vytváření elektronických souborů pomocí softwaru pro správu dokumentů a pracovních souborů.
Vytvoření elektronických záznamů usnadní práci úředníkům a státním zaměstnancům při vyřizování administrativních postupů.
Podle Mai Truong Sinha, zástupce ředitele ministerstva vnitřních záležitostí a autora iniciativy: „Vytváření elektronických souborů a ukládání elektronických dokumentů je nový typ systému s mnoha rozdíly ve srovnání s tradičním vytvářením papírových souborů. Dokumenty se vytvářejí na elektronických zařízeních nebo se digitalizují z dokumentů na jiných paměťových médiích. Digitální dokumenty lze automaticky vytvářet do souborů v síťovém prostředí díky funkci vytváření souborů integrované do systému správy dokumentů.“
Podle hodnocení je Ha Tinh jednou z předních lokalit v implementaci tvorby elektronických záznamů a digitalizace elektronických dokumentů; organizuje využívání dokumentů pro efektivní implementaci online veřejných služeb, a to jak částečně, tak i plně.
Záznamy jsou vytvářeny online bezproblémovým způsobem, což šetří úložné papíry.
V roce 2021 provincie Ha Tinh pilotně otestovala systém v 6 jednotkách na provinční úrovni (Úřad provinčního lidového výboru, Ministerstvo vnitra, Ministerstvo financí, Ministerstvo informací a komunikací, Ministerstvo vědy a technologií a Ministerstvo spravedlnosti) a 3 jednotkách na okresní úrovni (Lidový výbor města Ha Tinh, okres Cam Xuyen a okres Thach Ha), což vedlo k vytvoření 3 231 elektronických souborů.
Do roku 2022 bylo vytváření elektronických souborů v softwaru pro pracovní soubory zavedeno ve všech provinčních odděleních a agenturách, stejně jako v lidových výborech okresů, měst a obcí. Celkový počet souborů vytvořených v těchto jednotkách a lokalitách přesáhl 51 600, z nichž bylo dokončeno přes 13 000. V roce 2023 Ha Tinh pokračoval v důrazném zavádění vytváření elektronických souborů v softwaru pro pracovní soubory s cílem zajistit, aby bylo vytvořeno 90 % pracovních souborů na provinční úrovni, 80 % na okresní úrovni a 30 % na úrovni obce (s výjimkou souborů klasifikovaných jako státní tajemství nebo obsahujících složité dokumenty).
V praxi se ukázalo, že vytváření elektronických záznamů nabízí státní správě řadu výhod, podporuje správní reformu a zlepšuje efektivitu správy a archivace dokumentů.
Vytváření elektronických záznamů pomůže urychlit proces vyhledávání a zpracování dokumentů.
Paní Ho Thi Niem, specialistka na oddělení administrativní reformy a archivace dokumentů (Ministerstvo vnitřních záležitostí), se podělila: „Od zavedení vytváření elektronických souborů v softwaru pro řízení práce je první výhodou výrazné snížení množství papírového úložiště souborů, které se dříve používalo. Navíc, když jsou soubory vytvářeny online, je proces vyhledávání a zpracování informací a dokumentů rychlejší a pohodlnější. Úprava dokumentů se také stává jednodušší a rychlejší, protože se již neplýtvá časem opakovaným tiskem papírových dokumentů za účelem získání zpětné vazby od různých oddělení. Elektronické soubory navíc také snižují riziko ztráty dokumentů, ke kterému u papírových souborů dochází spíše.“
Další výhodou vytváření elektronických záznamů v softwaru pro pracovní záznamy je, že když jsou elektronické dokumenty šířeny, všichni státní zaměstnanci a úředníci se mohou podílet na zpracování a řešení dokumentů v rámci stejného systému. To zajišťuje plynulé a konzistentní zpracování dokumentů. Na druhou stranu to pomáhá vedoucím agentur a oddělení řídit poradenský a pracovní proces každého státního zaměstnance a úředníka, když je pověřen vedením úkolu.
Ministerstvo zavádí vytváření elektronických souborů v softwaru pro správu dokumentů a pracovních souborů pro všech 216 obcí, obvodů a měst v provincii prostřednictvím praktického školení. Jednotka také vydala dokument, který řídí proces vytváření elektronických souborů v softwaru pro správu pracovních souborů, jehož klíčový obsah zahrnuje: proces vypracování a podepisování elektronických dokumentů; proces zadávání katalogu souborů agentury do softwaru pro správu dokumentů a pracovních souborů; a proces vytváření elektronických souborů v softwaru pro správu dokumentů a pracovních souborů. Dá se říci, že vytváření elektronických souborů je poměrně složité, ale v procesu budování elektronické správy a digitální správy je to nezbytný požadavek.
Pan Mai Truong Sinh
Zástupce ředitele odboru vnitřních věcí
Phuc Quang - Mai Hoang
Zdroj
Komentář (0)