Standardisierung von Informationssystemen – Eine nachhaltige Grundlage für die zweistufige Kommunalverwaltung

Im Zuge der Rationalisierung des Staatsapparats nach dem Zwei-Ebenen-Modell ist die Modernisierung und Standardisierung der für den Betrieb notwendigen Informationssysteme (elektronisches Dokumentensystem, Online-Meetings, offizielle E-Mail, Software zur Verwaltung von Kadern, Beamten und öffentlichen Angestellten – CBCCVC) nicht nur eine technische Aufgabe, sondern auch eine dringende Notwendigkeit, um einen kontinuierlichen, transparenten und effizienten Betrieb des Staatsapparats zu gewährleisten. Diese Aktivitäten werden synchron, nach einem klaren Fahrplan und unter aktiver Beteiligung des Wissenschafts- und Technologiesektors sowie der zuständigen Behörden umgesetzt.

Bei der Einführung eines zweistufigen Regierungsmodells können sich Organisationsstruktur, Aufgabenhierarchie und Verwaltungsgrenzen ändern. Dies erfordert eine zeitnahe Anpassung des Informationssystems, um Datenfragmentierung und Datenverlust zwischen den Abteilungen zu vermeiden. Daher sind die Standardisierung von Daten, die Synchronisierung von Einheitenbäumen und die Integration von APIs zwischen internen Softwaresystemen und der nationalen Datenbank grundlegende Schritte. Das Dokument zur Umsetzung des Plans Nr. 02-KH/BCĐTW legt die Anforderungen zur Überprüfung und Aktualisierung der Software sowie zur Anpassung der Datenbank an das neue Organisationsmodell bei gleichzeitiger Anbindung und Synchronisierung mit nationalen APIs klar dar.

In der modernen Verwaltung sind Dokumente nicht mehr nur Papierdokumente. Elektronische Dokumente und offizielle E-Mails sind zum wichtigsten Mittel für die Übermittlung von Anweisungen, die Zuweisung von Aufgaben und die Speicherung von Aufzeichnungen geworden. Die Modernisierung des elektronischen Dokumentensystems der Provinzen und die Anbindung an das nationale Dokumentenportal tragen dazu bei, Rechtmäßigkeit und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und die Bearbeitungszeit zu verkürzen. Darüber hinaus ist das offizielle E-Mail-System hinsichtlich Kontoverwaltung, Autorisierung, Speicherung und Sicherheit standardisiert, was den Beamten einen reibungslosen Ablauf in der digitalen Umgebung ermöglicht.

Die Erfahrungen während der Pandemie haben gezeigt, dass Online-Meetings ein wirksames Instrument in der staatlichen Verwaltung sind. Damit Online-Meetings jedoch zu einem offiziellen und sicheren Verwaltungskanal werden, ist es notwendig, die Meeting-Plattform zu modernisieren, um Informationssicherheitsstandards zu erfüllen, Protokolle zu speichern, Aufzeichnungen zu erstellen und die Integration in das elektronische Dokumentensystem für die Annahme und Zuweisung von Aufgaben direkt im Meeting zu ermöglichen. Viele Gemeinden haben begonnen, die Videokonferenzinfrastruktur zu standardisieren und gesetzliche Regelungen für die Organisation von Online-Meetings zu entwickeln, um Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.

Die Verwaltung von Beamten und öffentlichen Angestellten ist ein zentraler Aspekt. Damit das Zwei-Ebenen-Modell reibungslos funktioniert, hat das Innenministerium die Implementierung der Nationalen Datenbank für Beamte und öffentliche Angestellte gemäß dem neuen Organisationsmodell angeordnet. Dies erfordert Verwaltungssoftware in Ministerien, Zweigstellen und Gemeinden, um Datensätze zu aktualisieren, digital zu signieren und Daten gemäß einer Standard-API zu synchronisieren. Dadurch soll sichergestellt werden, dass alle Änderungen bei Positionen, Aufgaben, Verträgen und Bewertungsergebnissen umgehend in der gemeinsamen Datenbank widergespiegelt werden, was die Mobilisierung, Rotation und Bewertung der Leistung des öffentlichen Dienstes unterstützt.

Das Innenministerium hat den Aufbau der nationalen Datenbank für Beamte und öffentliche Angestellte abgeschlossen.

Die Modernisierung und Standardisierung des Systems wird für die Kommunen drei wesentliche Vorteile mit sich bringen: (1) eine schnellere Bearbeitung von Dokumenten und Aufzeichnungen durch die elektronische Übermittlung; (2) mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht durch Rückverfolgbarkeit und öffentliche Fortschrittshistorie; (3) ein besseres Erlebnis für Bürger und Unternehmen durch weniger Papierkram und schnellere Ergebnisse über elektronische Plattformen. Diese Ergebnisse zeigen, dass gut gesteuerte Technologie den Menschen wirklich dienen kann, anstatt nur eine Verwaltungslast zu sein.

Der Weg zur Standardisierung ist nicht ohne Herausforderungen: Die Telekommunikationsinfrastruktur in abgelegenen Gebieten ist noch immer begrenzt; veraltete Software, nicht standardisierte Daten; unterschiedliche technologische Fähigkeiten der Basisteams; absolute Sicherheitsanforderungen müssen gewährleistet sein. Um diese Herausforderungen zu meistern, ist es notwendig, sich auf Folgendes zu konzentrieren: (i) Investitionen in gemeinsame Infrastruktur und Cloud-Plattformen; (ii) Standardisierung von Daten, Bereitstellung von Standard-APIs und Datenkarten; (iii) Schulung und Umstellung der Mitarbeiterkapazitäten; (iv) Optimierung des rechtlichen Rahmens für Datenspeicherung, -freigabe und -schutz.

Die Modernisierung und Standardisierung des Informationssystems für die Verwaltung zweier Regierungsebenen ist nicht nur Aufgabe des Technologieapparats, sondern auch eine Verpflichtung des gesamten politischen Systems gegenüber Bürgern und Unternehmen: die Verpflichtung, einen kontinuierlichen, transparenten, verantwortungsvollen und effektiven Betrieb zu gewährleisten. Durch die Standardisierung und Vernetzung von Dokumenten, Online-Meetings, E-Mails und Mitarbeiterdaten kann die Regierung nicht nur professioneller arbeiten, sondern auch professioneller dienen.

Zentrum für Wissenschafts- und Technologiekommunikation

Quelle: https://mst.gov.vn/chuan-hoa-he-thong-thong-tin-nen-tang-ben-vung-cho-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-19725101215075674.htm