KPI – Hebel zur Förderung von Innovation und Kreativität der Mitarbeiter

Das Innenministerium hat der Regierung einen Verordnungsentwurf zur Beurteilung und Klassifizierung der Qualität von Beamten vorgelegt. Eine wesentliche Neuerung ist die Anwendung des KPI-Index (Leistungsbewertungsindex) zur Messung der Arbeitsergebnisse von Beamten je nach ihrer Position. Jeder Beamte wird monatlich und vierteljährlich überwacht und bewertet, anstatt wie bisher nur am Jahresende. Die Anwendung des regionalen KPI-Index zur Messung der Arbeitsergebnisse je nach Position wird für die Umsetzung der Verwaltungsreform als notwendig erachtet.

Veränderung der Arbeitsweise von Beamten

Dem Entwurf des Erlasses zufolge dienen die KPI-Ergebnisse sowohl als Grundlage für die Einstufung der Beamten am Ende des Jahres als auch als Grundlage für die Bewertung der Arbeit von Parteimitgliedern und des Dienstpersonals, wie z. B. Einteilung, Rotation, Ernennung, Belohnung oder Entlassung.

Menschen kommen ins Verwaltungszentrum des Bezirks Thu Duc in Ho-Chi-Minh-Stadt, um dort ihre Angelegenheiten zu regeln. Foto: VIET DUNG

MSc. Nguyen Nhat Khanh von der Wirtschaftswissenschaftlichen und Rechtswissenschaftlichen Fakultät der Nationalen Universität Ho-Chi-Minh-Stadt kommentierte: „Die Anwendung von KPIs im öffentlichen Sektor ist ein wichtiger neuer Aspekt und verdeutlicht einen Wandel im Denken über das Personalmanagement im öffentlichen Dienst. Stellenbeschreibungen spielen dabei eine zentrale Rolle und bilden die Grundlage für die Ermittlung des Personalbedarfs, die leistungsgerechte Personalplanung, die Festlegung von Titelstandards sowie die Durchführung von Schulungen, Planungen und Maßnahmen. Die stellenbezogene Personalplanung ermöglicht eine präzisere Beurteilung der Beamten und trägt somit zur Verbesserung der Verwaltungsqualität bei. Insbesondere die Anwendung von KPIs zur Bewertung der Arbeitsergebnisse wird einen tiefgreifenden Wandel im Arbeitsverhalten der Beamten bewirken und sie dazu anspornen, stets ihr Bestes zu geben, um die Anforderungen ihrer Aufgaben zu erfüllen.“

MSc. Nguyen Tuan Anh, Experte für öffentliche Verwaltung, hält die Anwendung von KPIs im öffentlichen Sektor ebenfalls für unerlässlich. Er analysierte, dass sich das ganze Land in einem Prozess der Verwaltungsreform befindet, der die Verschlankung der Strukturen, die Steigerung von Effektivität und Effizienz sowie den Aufbau einer bürgernahen Verwaltung erfordert. Das zweistufige Kommunalverwaltungsmodell verlangt klare Verantwortlichkeiten, klare Befugnisse und klare Ergebnisse. KPIs dienen als Instrument zur Quantifizierung der Arbeitseffizienz jedes einzelnen Beamten und jeder einzelnen Behörde. Anders ausgedrückt: KPIs sind ein Schritt hin zu modernen Managementpraktiken für Beamte. Dies trägt dazu bei, die Denkweise der Beamten von einer rein verwaltenden zu einer serviceorientierten Denkweise zu verändern, indem die Beamten proaktiv ihre Kompetenzen im persönlichen Arbeitsmanagement stärken, digitale Fähigkeiten erwerben und Technologien anwenden.

Öffentlichkeit und Transparenz bei der Bewertung und Klassifizierung

MSc. Nguyen Tuan Anh analysierte, dass Beamte bei der Anwendung von KPIs von einem zielorientierten Ansatz („Erledigung um der Aufgaben willen“) zu einem qualitätsorientierten und messbaren Arbeiten übergehen müssen. Dies fördert die Motivation, Professionalität zu steigern und Abhängigkeiten sowie halbherzige Arbeit zu reduzieren. KPIs tragen außerdem zu einem gesunden Wettbewerb und zum Aufbau einer Kultur der Verantwortlichkeit im öffentlichen Dienst bei. Insbesondere diejenigen, die Aufgaben erfolgreich abschließen, Eigeninitiative zeigen und klare Ergebnisse erzielen, werden anerkannt. Im Gegensatz dazu werden Fälle von Stagnation und Verantwortungsvermeidung deutlicher sichtbar.

Beamte des Bezirks Dong Hung Thuan (Ho-Chi-Minh-Stadt) bearbeiten Dokumente für die Bevölkerung.

Experten raten davon ab, ein starres Rahmenwerk für alle anzuwenden. Die Kriterien sollten vielmehr auf den spezifischen Funktionen und Aufgaben jeder Stelle basieren. Sie müssen ein ausgewogenes Verhältnis zwischen quantitativen (Anzahl der Datensätze, Fortschritt, Pünktlichkeitsquote) und qualitativen Aspekten (Mitarbeiterzufriedenheit, Teamgeist) aufweisen. Das KPI-System muss flexibel und kontextbezogen anpassbar sein, um eine rein mechanische Messung zu vermeiden, die Kreativität einschränkt. Darüber hinaus ist ein transparenter Überwachungs- und Verifizierungsmechanismus für die Ergebnisse der KPI-Implementierung erforderlich, der die Einbindung Dritter – wie z. B. Mitarbeiter oder unabhängige Agenturen – vorsieht, um reines Zahlensammeln oder das bloße Melden von Erfolgen zu verhindern.

Nguyen Nhat Khanh, MSc., analysierte einige Schwierigkeiten und stellte fest, dass die Bewertung von KPIs für Positionen, die keine spezifischen Produkte erstellen und sich nicht klar quantifizieren lassen, eine große Herausforderung darstellt, aber durchaus machbar ist, wenn die richtige Methode angewendet wird. Anstatt den Output zu messen, sollten diese Positionen anhand des Arbeitsprozesses, der Qualität der Aufgabenerfüllung und des Beitrags zur Gesamteffizienz der Einheit bewertet werden. Konkret können Indikatoren wie die Pünktlichkeitsquote, die Genauigkeit der Beratung, die Einhaltung von Verfahren oder die Mitarbeiterzufriedenheit herangezogen werden.

Experten sind der Ansicht, dass für die erfolgreiche Implementierung von KPIs eine sorgfältige Vorbereitung der Institutionen, des Personals, der Datenbanken und der Informationstechnologie unerlässlich ist. Dies erfordert von der zuständigen Behörde für die Verwaltung des öffentlichen Dienstes die Erstellung detaillierter und präziser Stellenbeschreibungen. Gleichzeitig müssen die Anforderungen an jede Position hinsichtlich beruflicher Qualifikationen, Fähigkeiten, moralischer Qualitäten und praktischer Fertigkeiten, die die jeweiligen Beamten mitbringen müssen, vollständig beschrieben werden. Dies erfordert die Koordination zwischen dem Innenministerium , den Ministerien, den Behörden und den Kommunen, um die Grundlage für eine flächendeckende und fundierte Anwendung zu schaffen. Je genauer die Stellenbeschreibung, desto detaillierter und effektiver die Anwendung der KPI-Indikatoren.

Dem vom Innenministerium der Regierung vorgelegten Verordnungsentwurf zufolge machen allgemeine Kriterien wie Qualitäten, Einstellung, Disziplin und die Kultur des öffentlichen Dienstes 30 % der Gesamtpunktzahl aus, während die Leistungsergebnisse anhand von KPIs 70 % ausmachen. Beamte werden auf Grundlage monatlicher und vierteljährlicher Überwachungs- und Bewertungsergebnisse in vier Stufen eingeteilt: unter 50 Punkten, 50–70 Punkten, 70–90 Punkten und über 90 Punkten.

Beamte mit einer Beurteilungspunktzahl unter 50 Punkten oder mit Disziplinarverstößen oder moralischem Fehlverhalten werden als „ihre Aufgaben nicht erfüllend“ eingestuft und können versetzt oder entlassen werden. Das Innenministerium erklärte, dieser Mechanismus diene der Schaffung eines transparenten und objektiven Beurteilungsinstruments, um diejenigen auszusortieren, die die Anforderungen nicht erfüllen, und gleichzeitig Beamte zu produktivem, kreativem und effektivem Arbeiten anzuregen.

NGO BINH

Quelle: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html