Um es klar zu sagen: Die Verschwendung durch übermäßige Meetings muss reduziert werden.

Wie viele Sitzungen finden landesweit jährlich insgesamt statt? Niemand kann darauf eine genaue Antwort geben. Wir wissen lediglich, dass in vielen Behörden die Terminkalender von Beamten und Angestellten mit Sitzungen vollgepackt sind.

In manchen Regionen und staatlichen Betrieben sind morgendliche Besprechungen mittlerweile Pflicht, obwohl deren Inhalt oft nur aus Berichten über bereits schriftlich dokumentierte Sachverhalte besteht. Nach dem Ende der Besprechung ist der produktive Arbeitstag beendet.

Besprechungen sind notwendig. Niemand bestreitet ihre Bedeutung für Führung und Management. Problematisch ist jedoch, dass zu viele, zu lange und ineffektive Besprechungen eine besorgniserregende Form der Verschwendung darstellen.

Warum gibt es so viele Besprechungen? Erstens liegt es an veralteten Managementgewohnheiten: Besprechungen werden immer dann abgehalten, wenn es ein Problem gibt. In vielen Behörden gehören Besprechungen zum Standardverfahren. Neue Richtlinien werden besprochen, neue Dokumente eingeführt und Verzögerungen in Besprechungen thematisiert. Zweitens haben viele Behörden zielorientiertes oder ergebnisorientiertes Management noch nicht vollständig implementiert. Aufgaben werden nicht klar bestimmten Personen mit spezifischen Verantwortlichkeiten und Fristen zugewiesen, sodass Besprechungen für Erinnerungen und Nachverfolgung notwendig sind. Drittens führt die Angst vor Verantwortung zu Besprechungen, um das Risiko zu teilen. Viele Probleme könnten durch Delegation schnell gelöst werden, doch die Abteilungsleiter halten trotzdem Besprechungen ab. Große Besprechungen sollen ein Gefühl der kollektiven Verantwortung schaffen und sicherstellen, dass die Last bei Fehlern geteilt wird.

Tran Cam Tu, ständiges Mitglied des Sekretariats des Zentralkomitees der Partei, hat soeben die Schlussfolgerung des Sekretariats zur Verbesserung der Arbeitsmethoden und der Effizienz des politischen Systems unterzeichnet und veröffentlicht. Laut Sekretariat wurden bei der jüngsten Umstrukturierung und Straffung des Organisationsapparats des politischen Systems bedeutende Ergebnisse erzielt. Dennoch bestehen weiterhin Verbesserungsbedarfe, beispielsweise die übermäßige Anzahl an Dokumenten und Sitzungen. Daher fordert das Sekretariat eine Reduzierung der jährlichen Sitzungen um mindestens 10 %, die Begrenzung unnötiger Sitzungen, die Verkürzung der Sitzungszeiten und die Sicherstellung, dass die Schlussworte der Führungskräfte 50 Minuten nicht überschreiten. Diese Richtlinie verdeutlicht, dass die „Sitzungsflut“ kein subjektives Empfinden mehr ist, sondern ein das gesamte System betreffendes Problem darstellt.

Ein mehrstündiges Meeting mit Dutzenden, ja sogar Hunderten von Teilnehmern bedeutet, dass Hunderte von Arbeitsstunden „eingefroren“ sind. Dabei könnte ein Großteil des Inhalts vollständig durch schriftliche Dokumente, elektronische Berichte oder kurze Online-Diskussionen abgedeckt werden.

Noch wichtiger ist jedoch, dass Beamte, wenn sie zu viel Zeit in Sitzungen verbringen, deutlich weniger Zeit für ihre eigentliche Arbeit, ihre Tätigkeit vor Ort und die Betreuung von Bürgern und Unternehmen aufwenden können. Die Arbeit verzögert sich, die Effizienz sinkt, und letztendlich trägt die Gesellschaft die Folgen.

Noch gefährlicher ist, dass zu viele Meetings ein Gefühl der Selbstzufriedenheit und Förmlichkeit erzeugen. Wenn es ein Problem gibt, wird ein Meeting einberufen. Wenn Verantwortlichkeiten unklar sind, gibt es ein weiteres Meeting. Wenn eine Aufgabe nicht abgeschlossen ist, wird ein Meeting einberufen, um aus den Erfahrungen zu lernen.

Weniger Meetings bedeuten nicht weniger Führung oder Effizienz. Im Gegenteil: Sie steigern die betriebliche Effizienz und schonen gleichzeitig die Zeit der Mitarbeitenden und die Ressourcen der Gesellschaft. Wenn jedes Meeting sorgfältig geplant, effizient organisiert wird, sich direkt mit dem Thema befasst und zu klaren Ergebnissen führt, funktioniert das System reibungslos und die Arbeit schreitet planmäßig voran.

Es ist an der Zeit, offen miteinander umzugehen und anzuerkennen, dass die Verschwendung durch überflüssige Meetings kein unbedeutendes Problem mehr ist. Durch die Reduzierung unnötiger Meetings wird eine Form unsichtbarer, aber hartnäckiger Verschwendung beseitigt. Diese Zeit sollte für konkrete Maßnahmen, Problemlösungen und die Verbesserung der Lebensqualität genutzt werden.

Quelle: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm