Neue Regelungen zum konsularischen Beglaubigungsverfahren, elektronische konsularische Legalisation

Quy định mới về thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự điện tử- Ảnh 1.

Das Dekret Nr. 196/2025/ND-CP ergänzt Abschnitt 2a, Kapitel II, und regelt die Reihenfolge und Verfahren für die konsularische Beglaubigung und die elektronische konsularische Legalisierung.

Erlass mit spezifischen Vorschriften für den Empfang und die Bearbeitung von Anträgen auf konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisierung im elektronischen Umfeld:

1. Antragsteller für konsularische Beglaubigungen und konsularische Legalisationen reichen ihre Anträge online auf folgende Weise ein:

- Melden Sie sich mit einem elektronischen Identifikationskonto gemäß dem Gesetz zur elektronischen Identifizierung und Authentifizierung bei Ihrem Konto auf dem Nationalen Öffentlichen Dienstportal an; geben Sie Informationen in einem interaktiven elektronischen Formular an, laden Sie elektronische Kopien von Dokumenten und Dokumenten hoch, für die eine konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisierung beantragt wird.

- Bei Anträgen auf konsularische Legalisierung muss der Antragsteller eine elektronische Kopie der Übersetzung der zur konsularischen Legalisierung angeforderten Dokumente und Unterlagen ins Vietnamesische oder Englische hochladen, wenn die Dokumente und Unterlagen nicht in den oben genannten Sprachen verfasst sind.

2. Nach Abschluss des Antrags erhält der Antragsteller einen Verwaltungsaktencode, um den Fortschritt des Antrags zu verfolgen, abzurufen oder auf Anfrage der zuständigen Behörde zur konsularischen Beglaubigung oder konsularischen Legalisierung auf den Antrag zuzugreifen und ihn zu vervollständigen. Der Antragsteller ist für die Aufbewahrung und Geheimhaltung des Verwaltungsaktencodes verantwortlich.

3. Nach Eingang des Online-Antrags auf konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisation prüft die zuständige konsularische Beglaubigungs- und Legalisationsbehörde den Antrag noch am selben Werktag auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

a) Falls das Dossier unvollständig oder ungeeignet ist, muss der Antragsteller die erforderlichen Unterlagen gemäß dem Formular „Antrag auf Ergänzung und Vervollständigung des Dossiers“ ergänzen und vervollständigen.

b) Falls das Dossier vollständig ist und nicht in einen der beiden Fälle fällt (Fälle, die von der konsularischen Legalisierung befreit sind; Fälle, in denen Papiere und Dokumente nicht konsularisch beglaubigt oder legalisiert sind), senden Sie dem Antragsteller unverzüglich eine Zahlungsaufforderung per E-Mail oder senden Sie ihm eine SMS auf sein Mobiltelefon oder nutzen Sie die Funktion zum Senden einer Nachricht an den Antragsteller des Nationalen öffentlichen Serviceportals.

c) Bewerbungsunterlagen werden erst dann offiziell zur Bearbeitung und Ausstellung einer Unterlagenquittung und eines Ergebnistermins auf dem unter Punkt b genannten Weg entgegengenommen, wenn sie vollständig ausgefüllt, ergänzt, auf Vollständigkeit und Angemessenheit geprüft und die vorgeschriebene Gebühr entrichtet wurde.

Klausel 5, Artikel 11 legt fest, dass die Bearbeitungszeit für Fälle mit 1–4 Unterlagen und Dokumenten einen Werktag ab dem Datum des Eingangs eines vollständigen und gültigen Dossiers beträgt. Bei Fällen mit 5–9 Unterlagen und Dokumenten darf die Bearbeitungszeit zwei Werktage nicht überschreiten. Bei Fällen mit 10 oder mehr Unterlagen und Dokumenten kann die Bearbeitungszeit länger sein, darf jedoch vier Werktage nicht überschreiten.

Die Abwicklungsfrist ist in Klausel 5, Artikel 11 dieses Dekrets festgelegt und wird ab dem Zeitpunkt der Absendung des Antragseingangs und des Termins zur Ergebnisübermittlung bzw. der Absendung einer Nachricht an den Antragsteller mit einem Termin zur Ergebnisübermittlung berechnet.

d) Fällt die elektronische Kopie der Unterlagen und Dokumente unter die in den Artikeln 9 und 10 dieser Verordnung genannten Fälle, verweigert die die Akte empfangende Stelle die Annahme unter Angabe der Gründe in Form einer Ablehnung der Bearbeitung der Akte und sendet diese dem Antragsteller in der unter Punkt b) genannten Weise zu.

d) Falls eine Überprüfung, Verifizierung oder Klärung erforderlich ist oder die Ergebnisse aus anderen Gründen nicht fristgerecht zurückgegeben werden können, sendet die die Unterlagen entgegennehmende Stelle eine Entschuldigung und legt den Termin für die Rückgabe der Ergebnisse gemäß Punkt b fest. Die die Unterlagen entgegennehmende Stelle führt den Verifizierungsprozess gemäß den entsprechenden Bestimmungen in Absatz 6, Artikel 11, Absatz 4, Artikel 13, Absatz 5, Artikel 14, Absatz 5, Artikel 15 dieser Verordnung durch.

4. Die konsularische Beglaubigung und die elektronische Legalisierung von Dokumenten erfolgen auf der Grundlage von:

a) Überprüfen Sie die Echtheit der elektronischen Signatur der zuständigen Behörde oder Organisation Vietnams auf der elektronischen Kopie der Papiere und Dokumente, für die eine konsularische Beglaubigung beantragt wird, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu elektronischen Transaktionen, digitalen Signaturen und digitalen Zertifikaten. oder

b) Überprüfen Sie die Echtheit der elektronischen Signatur der diplomatischen Vertretung, der konsularischen Vertretung oder einer anderen zur Wahrnehmung konsularischer Aufgaben befugten Agentur eines anderen Landes in Vietnam, die auf diplomatischem Wege notifiziert oder offiziell eingeführt wurde, auf der elektronischen Kopie der Papiere und Dokumente, mit denen bei der zuständigen Behörde des Landes eine konsularische Legalisierung beantragt wird, oder überprüfen Sie die Echtheit der elektronischen Signatur des Außenministeriums oder einer anderen zuständigen Behörde des anderen Landes, in dem sich die Vertretung oder gleichzeitige Vertretung befindet, die auf diplomatischem Wege notifiziert oder offiziell eingeführt wurde, auf der elektronischen Kopie der Papiere und Dokumente, mit denen bei der Vertretung im Ausland eine konsularische Legalisierung beantragt wird; oder

c) Die Überprüfungsergebnisse der zuständigen vietnamesischen Behörden und Organisationen bestätigen die Echtheit der digitalen Signatur auf der elektronischen Kopie der zur konsularischen Beglaubigung angeforderten Dokumente und Unterlagen, oder die Antwortergebnisse der zuständigen ausländischen Behörden bestätigen die Echtheit der digitalen Signatur auf der elektronischen Kopie der zur konsularischen Legalisierung angeforderten Dokumente und Unterlagen.

5. Die Person, die die konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisierung im elektronischen Umfeld beantragt, erhält das Ergebnis als elektronische Kopie des Dokuments oder Papiers mit einem elektronischen Beglaubigungsstempel und einer digitalen Signatur der zuständigen Behörde für konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisierung per E-Mail, über das elektronische Datenverwaltungslager dieser Organisation oder Einzelperson oder über eine geeignete Datenübertragungsmethode, die die Informationssicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet, an ein digitales Gerät gesendet.

6. Die digitale Signatur der zur Beglaubigung und Legalisierung konsularischer Dokumente befugten Behörde oder Person muss den gesetzlichen Bestimmungen über digitale Signaturen für spezialisierte öffentliche Dienste entsprechen.

7. Die Formulare für den Dokumentenempfang und die Terminvereinbarung zur Ergebnisübermittlung, die Anforderung zusätzlicher Dokumente, die Dokumentenvervollständigung, die Dokumentenablehnung, die Entschuldigung und das Umplanungsformular zur Ergebnisübermittlung müssen den gesetzlichen Bestimmungen zur Umsetzung des One-Stop- und One-Stop-Mechanismus bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren entsprechen.

Das Dekret Nr. 196/2025/ND-CP tritt am 3. August 2025 in Kraft. Die Bestimmungen zur konsularischen Beglaubigung und elektronischen konsularischen Legalisierung gelten ab dem 1. Januar 2026.

Phuong Nhi

Quelle: https://baochinhphu.vn/quy-dinh-moi-ve-thu-tuc-chung-nhan-lanh-su-hop-phap-hoa-lanh-su-dien-tu-102250704184805687.htm