Digitalisierung des Managements von Beherbergungsdienstleistungen.

Im Zuge der Erholung und des Wachstums der Tourismusbranche wird die digitale Transformation für Beherbergungsbetriebe unumgänglich. In Thanh Hoa – einem Ort mit derzeit rund 1.300 Beherbergungsbetrieben – trägt der Einsatz digitaler Technologien nicht nur zu einer effizienteren Betriebsführung bei, sondern verbessert auch die Servicequalität und erfüllt so die stetig steigenden Ansprüche der Touristen.

Die Rezeptionistin im Muong Thanh Thanh Hoa Hotel bearbeitet die Check-ins mithilfe der hoteleigenen Unterkunftsverwaltungssoftware.

Betriebsabläufe optimieren, Management standardisieren

Früher erfolgte die Gästebetreuung in vielen Hotels überwiegend manuell – von der Überprüfung der Ausweisdokumente über das Kopieren und Ausfüllen von Formularen bis hin zur Meldung an die Behörden. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und führte insbesondere in der touristischen Hochsaison zu Unannehmlichkeiten für Gäste und Hotelbetreiber.

Gerade aufgrund dieser praktischen Gegebenheiten hat sich der Einsatz von Hotelmanagement-Software als dringende Lösung erwiesen. In vielen Hotels der Provinz wurde der Check-in-Prozess deutlich vereinfacht, da das Rezeptionspersonal lediglich den QR-Code auf dem Personalausweis scannen muss und alle Kundendaten automatisch im System aktualisiert werden. Die Daten werden anschließend mit den zuständigen Behörden synchronisiert, wodurch die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet und Fehler minimiert werden.

Für Betriebe mit hohem Gästeaufkommen spart die Digitalisierung von Prozessen nicht nur Zeit, sondern entlastet auch das Personal erheblich. Anstatt jedes Dokument manuell zu bearbeiten, kann sich die Rezeption stärker auf die Gästebetreuung konzentrieren – ein im Wettbewerb immer wichtigerer Faktor. Frau Bui Thi Hoai Thuong, stellvertretende Leiterin der Unterkunftsabteilung im Muong Thanh Thanh Hoa Hotel, erklärt: „Früher war der Check-in-Prozess recht kompliziert, da die Mitarbeiter viele manuelle Schritte durchführen mussten, was zu Fehlern führte. Seit der Einführung der Unterkunftsverwaltungssoftware ist der Check-in-Prozess deutlich schneller, die Daten sind genauer und die Sicherheit ist gewährleistet. Auch die Gäste fühlen sich wohler, da sie deutlich weniger Papierkram erledigen müssen.“

Managementsoftware erfasst nicht nur Daten, sondern ermöglicht auch die Vernetzung und synchrone Steuerung aller betrieblichen Abläufe – von der Zimmerverwaltung und Belegungsüberwachung bis hin zu Umsatzstatistiken und Echtzeitberichten. Die Digitalisierung und Zentralisierung von Daten erleichtert Unternehmen zudem die Analyse und Prognose der Marktnachfrage und steigert so die betriebliche Effizienz.

Ursprünglich nur in großen Hotels implementiert, hat sich die digitale Transformation mittlerweile auf viele Beherbergungsbetriebe verschiedenster Segmente ausgeweitet. Dies verdeutlicht einen signifikanten Wandel in der Wahrnehmung der Rolle von Technologie durch Unternehmen – von einem unterstützenden Werkzeug hin zu einer zentralen Managementplattform. Neben der Verbesserung der internen Managementeffizienz ermöglicht die digitale Transformation auch grundlegende Veränderungen im Umgang von Beherbergungsbetrieben mit ihren Kunden und deren Betreuung.

Das Reiseerlebnis verbessern, hin zu intelligentem Tourismus.

Die Digitalisierung trägt zwar zu einem effizienteren Betrieb von Beherbergungsbetrieben bei, doch verändert die Technologie auch die Art und Weise, wie Reisende auf Dienstleistungen zugreifen und diese nutzen. Anstatt wie früher direkt zu buchen, bevorzugen immer mehr Reisende digitale Plattformen für die Suche, Buchung und Bezahlung. Dieser Trend zwingt Beherbergungsbetriebe, ihre Online-Präsenz – von sozialen Medien bis hin zu Buchungs-Apps – proaktiv anzupassen und auszubauen.

In Sam Son, dem touristischen Zentrum am Meer in der Provinz Thanh Hoa, ist dieser Prozess deutlich sichtbar. Angesichts der zahlreichen Unterkünfte und des hohen Betreuungsdrucks in der Hochsaison trägt der Einsatz von Technologie nicht nur zu einer höheren betrieblichen Effizienz bei, sondern schafft auch ein professionelleres und transparenteres Tourismusumfeld. Frau Nguyen Thao Du, Vertreterin des Hai Yen Hotels in Sam Son, erklärte: „Früher kamen die Gäste hauptsächlich direkt, um Zimmer zu buchen, was recht passiv war. Seit wir auf digitalen Plattformen werben, können Gäste proaktiv Zimmer buchen und über die App bezahlen. Dadurch erreichen wir mehr Kunden und können die Zimmer einfacher organisieren und verwalten.“

Tatsächlich hat der Anteil der Online-Buchungen in vielen Beherbergungsbetrieben deutlich zugenommen und erreicht in der Touristensaison potenziell 60–70 % der Gesamtgästezahl. Dies hilft den Betrieben nicht nur, ihren Markt zu erweitern, sondern verbessert auch die Professionalität im Service. Informationen zu Zimmern, Preisen und Leistungen sind im digitalen Umfeld öffentlich und transparent verfügbar, was den Kunden die Auswahl und Entscheidung erleichtert. Auch aus Managementsicht bietet die Digitalisierung von Beherbergungsdaten praktische Vorteile. Gästeinformationen werden in Echtzeit aktualisiert und unterstützen die Behörden bei der Überwachung, Verwaltung und Gewährleistung von Sicherheit und Ordnung, insbesondere in wichtigen Touristengebieten wie Sam Son.

Es ist offensichtlich, dass die digitale Transformation im Beherbergungsmanagement nicht nur eine technische Lösung darstellt, sondern sich zur neuen operativen Grundlage der Tourismusbranche entwickelt. Von der Standardisierung des Managements und der Optimierung von Geschäftsprozessen bis hin zur Verbesserung des Gästeerlebnisses und der Gewährleistung von Sicherheit trägt die Technologie zur Gestaltung eines intelligenten Tourismus-Ökosystems bei. Dies wird für Thanh Hoa ein Schlüsselfaktor sein, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und den Tourismus zukünftig professionell, modern und nachhaltig weiterzuentwickeln.

Text und Fotos: Hong Tu

Quelle: https://baothanhhoa.vn/so-hoa-quan-ly-dich-vu-luu-tru-281979.htm