Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Dienste der Organisation und Ausgestaltung des politischen Systems in der Stadt.

(Haiphong.gov.vn) – In Umsetzung der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros und des Sekretariats vom 28. Februar 2025 zur weiteren Förderung der Neuorganisation des politischen Systems, damit es rationalisiert wird und effektiv und effizient funktioniert, hat das Volkskomitee der Stadt gerade den Plan 100/KH-UBND zur Stärkung der Dokumenten- und Archivarbeit herausgegeben, um einen reibungslosen, kontinuierlichen Betrieb und die Dokumentensicherheit während des gesamten Neuorganisationsprozesses zu gewährleisten.

Báo Hải Phòng•15/05/2025

Dies ist eine dringende und wichtige Aufgabe von großer Bedeutung für die Bewahrung und Pflege von Verwaltungsdokumenten – wertvollen Dokumenten von Behörden und Organisationen. Gleichzeitig wird die Vererbung und die rechtzeitige Betreuung von Management, Leitung und Betrieb in der Übergangsphase sichergestellt. Der Plan wird mit dem Ziel erstellt, Arbeitsinhalte, Zeitplan, Fertigstellungszeit und spezifische Verantwortlichkeiten jeder Agentur und Einheit klar zu definieren. Dementsprechend ist die strikte Umsetzung der offiziellen Mitteilung Nr. 414/BNV-VTLTNN vom 19. März 2025 des Innenministeriums und der Richtlinie Nr. 06/CT-UBND vom 2. April 2025 des Vorsitzenden des städtischen Volkskomitees eine zwingende Voraussetzung und schafft eine Grundlage für eine effektive und wissenschaftliche Verwaltung staatlicher Dokumente.

Das Volkskomitee der Stadt fordert die Abteilungen, Zweigstellen, Sektoren, Bezirks- und Gemeindevolkskomitees sowie die entsprechenden Agenturen, Organisationen und Gewerkschaften auf, die Propaganda, Verbreitung und das Verständnis des Inhalts der Richtlinie 06/CT-UBND bei Kadern, Beamten und öffentlichen Angestellten zu verstärken. Dadurch werden das Bewusstsein und das Verantwortungsbewusstsein in der Dokumenten- und Archivarbeit gestärkt – insbesondere im Kontext vieler organisatorischer und personeller Veränderungen.

Einer der wichtigsten Inhalte des Plans ist die Anforderung, den Arbeitsinhalt mit den Funktionen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten jeder Behörde, Einheit und Einzelperson zu verknüpfen, die mit der Leitung der entsprechenden Einheiten betraut ist, und sich zur effektiven Umsetzung eng mit ihnen abzustimmen. Um Überschneidungen oder fehlende Aufgaben zu vermeiden, muss für jeden Schritt in der Roadmap eine bestimmte Fertigstellungszeit festgelegt sein. Datenbanken, Aufzeichnungen und Verwaltungsdokumente müssen überprüft, klassifiziert, vollständig dokumentiert und gemäß den Vorschriften übertragen werden, insbesondere bei der Fusion, Konsolidierung oder Auflösung von Behörden und Einheiten. Dokumente von historischem Wert müssen gemäß dem Gesetz unverzüglich dem Stadthistorischen Archiv vorgelegt werden.

Im Zuge der Umstrukturierung des Staatsapparats ist die Dokumentenaufbewahrung nicht nur eine verwaltungstechnische, sondern auch eine strategische Anforderung. Ziel ist es, die Nachfolge in der Staatsführung sicherzustellen und die Funktionsfähigkeit despolitischen Systems nicht zu unterbrechen. Das gesamte System aus Dokumenten, Aufzeichnungen, elektronischen Daten usw. muss seriös verwaltet, vertraulich und absolut sicher sein.

Der Plan betont auch die Notwendigkeit einer regelmäßigen Koordinierung zwischen Agenturen und Einheiten. Effektive Anwendung der Informationstechnologie in der Dokumenten- und Archivarbeit, wodurch die Qualität des elektronischen Dokumentenmanagements im digitalen Umfeld verbessert wird.

Dementsprechend führen Behörden und Organisationen eine Überprüfung aller unbearbeiteten Dokumente durch und eliminieren zunächst Dokumente, die nicht langfristig aufbewahrt werden müssen, wie Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Entwürfe, Nachschlagewerke usw. Gleichzeitig erstellen sie Statistiken und katalogisieren unerledigte Arbeitsdateien, ordnen und verpacken Dokumente in Gruppen: abgeschlossen und unerledigt; Dabei müssen unvollständige Aufzeichnungen gesondert gesammelt und deutlich gekennzeichnet werden.

Bei digitalisierten Papierdokumenten obliegt es den Stellen, die Daten auf Datenträgern zu sichern, zu versiegeln und zusammen mit der elektronischen Datenbank zu übergeben. Zur sicheren Aufbewahrung der Dokumente ist ein geeignetes Lager erforderlich, damit diese nicht verloren gehen oder beschädigt werden.

Nach Abschluss der organisatorischen Regelung wird das Innenministerium dem Volkskomitee der Stadt raten, ein Projekt zur Handhabung der verbleibenden Dokumente zu entwickeln und einzureichen und sich mit den zuständigen Behörden abzustimmen, um die Verwaltung, Speicherung und Nutzung der Dokumente nach der Regelung effektiv zu organisieren./.

Quelle: https://haiphong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tang-cuong-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-phuc-vu-sap-xep-to-chuc-bo-may-he-thong-chinh-tri-tr-748626