Lean bedeutet nicht einfach

Ab dem 1. Juli wird der zweistufige lokale Verwaltungsapparat synchronisiert eingesetzt, um eine reibungslose Staatsführung und optimale Versorgung der Bevölkerung zu gewährleisten. (Foto: DINH TANG)

Das Innenministerium bittet um Stellungnahmen zu einem Verordnungsentwurf zur Aufteilung der Zuständigkeiten im Bereich der inneren Angelegenheiten. Im Fokus steht insbesondere der Vorschlag, 120 Aufgaben in acht Bereichen der Staatsverwaltung von der Bezirksebene auf die Gemeindeebene zu übertragen, den Staatsapparat zu reorganisieren, Aufgaben zuzuweisen, zu dezentralisieren und die Funktionsweise der Zwei-Ebenen-Regierung, insbesondere in neuen Stadtteilen und Gemeinden, zu organisieren – und zwar nicht nur die Verwaltungsarbeit. Dies stellt eine Bewährungsprobe für Reformdenken dar, eine Herausforderung für die Umsetzungsfähigkeit und eine Chance, jede Gemeinde und jeden Stadtteil zu einem wirklich effektiven „ersten Glied“ des öffentlichen Staatsapparats zu machen.

Die Geschichte, wie man das System effektiv betreibt, ist nicht neu, doch je mehr es in der Praxis angewendet wird, desto mehr Fragen tauchen auf, zum Beispiel: Die neue Kommune nach der Fusion hat ein größeres Gebiet und eine größere und vielfältigere Bevölkerung – wird die Verwaltungskapazität entsprechend steigen? Gibt es genügend Personal? Können die Zentrale, die Ausrüstung und das Informationssystem den Anforderungen der Bevölkerung gerecht werden?

Insbesondere bei der vorgeschlagenen Übertragung von 120 weiteren Inhalten von der Bezirksebene auf die Gemeindeebene werden der Gemeindeverwaltung zahlreiche Aufgaben übertragen, von Bevölkerungsmanagement, Versicherungswesen, öffentlichen Dienstleistungen, Wettbewerb und Belohnungen bis hin zu Verwaltungsreformen, Inspektionen, Religion und der Einstellung von Beamten...

Eine solche Realität erfordert eine sorgfältige und systematische Vorbereitung, nicht nur personell, sondern auch organisatorisch. Gemeinde- und Stadtteilbeamte können ein neues System nicht einfach mit der Einstellung „Hauptsache, die Arbeit wird erledigt“ betreiben. Ohne einen Mentalitätswandel bleiben selbst die besten Instrumente nutzlos.

Es ist leicht zu erkennen, dass es Gemeinden und Stadtteile gibt, die zwar mit Computern, Software zur Bevölkerungsverwaltung und elektronischen Bürgerservicezentren ausgestattet sind, Dokumente aber weiterhin papierbasiert oder teils elektronisch, teils manuell bearbeiten. Andere Orte haben zwar neue Strukturen geschaffen, konnten aber die Abläufe hinsichtlich klarer Aufgabenverteilung, Stärkung der Eigenverantwortung und Reduzierung von Zwischenschritten nicht wirklich verbessern.

In Ho-Chi-Minh -Stadt, einer der Vorreiterstädte, die seit dem 12. Juni in 102 Gemeinden und Stadtbezirken das Zwei-Ebenen-Regierungsmodell erprobt haben, leben nach den Zusammenlegungen in vielen Bezirken mehr als 50.000 Menschen. Der Bedarf an Bearbeitung von Verfahren und Beschwerden sowie an öffentlichen Dienstleistungen ist gestiegen, während die Personalstärke begrenzt ist. Die fehlende Synchronisierung der Datenverwaltungssysteme nach den Zusammenlegungen erschwert die Nutzung der Informationen. Hinzu kommen die psychische Belastung und die Anforderungen an die Anpassungsfähigkeit des Personals in den Bezirken und Gemeinden. Werden diese Probleme nicht umfassend gelöst, können sie die dringend zu beschleunigende Verwaltungsreform behindern.

Daher ist es jetzt am wichtigsten, nicht schnell ein Standardmodell herauszugeben und es dann breit anzuwenden, sondern die "Engpässe" bei der Implementierung richtig zu identifizieren, um eine synchrone Lösung zu erhalten.

Zunächst muss das Verhältnis zwischen Dezentralisierung, Dezentralisierung und Delegation in der Zwei-Ebenen-Regierung geklärt werden, um Situationen zu vermeiden, in denen „Arbeitsplätze übertragen werden, aber keine Macht“ oder „Macht übertragen wird, aber keine Personen“.

Die Übertragung von mehr Aufgaben auf die Gemeindeebene muss mit einer entsprechenden Verlagerung von Entscheidungsbefugnissen, Finanzmitteln und Personal einhergehen. Einige Regelungen, die das Organisationsmodell noch immer zu stark administrativ gestalten und es der Gemeindeebene nicht ermöglichen, ihre Strukturen flexibel an die lokalen Gegebenheiten anzupassen, müssen geändert werden.

Was jetzt am wichtigsten ist, ist nicht die schnelle Herausgabe eines Standardmodells und dessen breite Anwendung, sondern die korrekte Identifizierung der „Engpässe“ bei der Implementierung, um eine synchrone Lösung zu erhalten.

Im Gegenteil, auch die Gemeinde- und Stadtteilebene müssen proaktiv vorgehen und dürfen nicht passiv auf die Koordination von oben warten. Die Kommunalbehörden, insbesondere das Parteikomitee und die Führungskräfte, müssen die Prozesse der Aufnahme von Personen und der Arbeitsabwicklung so umstrukturieren, dass Verantwortlichkeiten klar definiert, Fristen und Verpflichtungen festgelegt und die Ergebnisse öffentlich zugänglich gemacht werden.

Darüber hinaus ist es notwendig, die Standardisierung der Kader auf Gemeindeebene zu fördern und Strategien zu entwickeln, um talentierte Menschen für die Arbeit an der Basis zu gewinnen. Die Kaderausbildung muss ein Prozess der Aktualisierung des Fachwissens, der Schulung der Fähigkeit zur Analyse und Bewertung von Situationen sowie der Umsetzung von Strategien nach neuen Methoden sein.

Die Zeit von jetzt bis zum 1. Juli ist ideal, um das Pilotmodell zu überprüfen, anzupassen und zu perfektionieren, damit man nicht in die Situation gerät, unvorbereitet zu operieren und den Folgen organisatorischer, personeller und technischer Abweichungen hinterherrennen zu müssen.

Eine ebenso wichtige Voraussetzung ist die Änderung der Art und Weise, wie die Leistungsfähigkeit der Gemeinde- und Bezirksbehörden bewertet wird. Sie darf sich nicht allein auf die Anzahl der bearbeiteten Fälle stützen, sondern muss mit der Zufriedenheit der Bevölkerung, der fristgerechten Bearbeitungsquote und der Effektivität bei der Erkennung und Behebung von Problemen in der Praxis verknüpft sein. Nur so wird der zweistufige Verwaltungsapparat reibungslos funktionieren – nicht wie zwei sich überschneidende Ebenen, sondern wie zwei präzise ineinandergreifende Zahnräder in einer modernen Verwaltungsmaschine, die sich am Wohl der Bevölkerung orientiert und Effizienz als Maßstab nimmt.

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