Πώς να βελτιστοποιήσετε το Outlook για πιο αποτελεσματική διαχείριση email από το Gmail.

Κατακτήστε αυτές τις 10 συμβουλές προσαρμογής του Outlook για να καθαρίζετε αυτόματα τα εισερχόμενά σας, να αποκλείετε την παρακολούθηση και να χρησιμοποιείτε συντομεύσεις Gmail για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας.

Παρόλο που το Gmail ηγείται αυτήν τη στιγμή της αγοράς, το Microsoft Outlook εξακολουθεί να διαθέτει πολλές ισχυρές λειτουργίες που μπορούν να βελτιστοποιήσουν σημαντικά τις ροές εργασίας. Ωστόσο, πολλά χρήσιμα εργαλεία στο Outlook δεν είναι ενεργοποιημένα από προεπιλογή, με αποτέλεσμα οι χρήστες να χάνουν ευκαιρίες να μετατρέψουν ένα γεμάτο εισερχόμενο σε έναν επαγγελματικό χώρο εργασίας. Παρακάτω θα βρείτε μερικές σημαντικές συμβουλές για να βελτιώσετε την εμπειρία διαχείρισης email σας.

Βελτιώστε το απόρρητο και αποκλείστε την παρακολούθηση.

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συχνά κρυφά "pixel παρακολούθησης" σε email για να γνωρίζουν πότε τα ανοίγετε. Για να προστατεύσετε το απόρρητό σας στο Outlook.com, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις (εικονίδιο γραναζιού) > Αλληλογραφία > Ανεπιθύμητη αλληλογραφία . Στην ενότητα Επιλογές ασφαλείας , επιλέξτε Αποκλεισμός συνημμένων, εικόνων και συνδέσμων από οποιονδήποτε δεν βρίσκεται στη λίστα μου "Ασφαλείς αποστολείς και τομείς" . Αυτό βοηθά στην αποτροπή μυστικής παρακολούθησης και προσπαθειών ηλεκτρονικού "ψαρέματος" (phishing).

Επιπλέον, μπορείτε να μεταβείτε στην ενότητα Αλληλογραφία > Διάταξη για να απενεργοποιήσετε την επιλογή "Να μην εμφανίζονται εικόνες αποστολέα" και στην καρτέλα Χειρισμός μηνυμάτων , να καταργήσετε την επιλογή εμφάνισης λογότυπων αποστολέα που σχετίζονται με αγορές. Για να διασφαλίσετε ότι τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα χαθούν, προσθέστε αξιόπιστες διευθύνσεις στους Ασφαλείς αποστολείς στο ίδιο μενού ρυθμίσεων.

Καθαρίστε αυτόματα τα εισερχόμενά σας με τη λειτουργία σάρωσης.

Η λειτουργία σάρωσης είναι ένα ισχυρό εργαλείο που αυτοματοποιεί τον καθαρισμό των email από συγκεκριμένους αποστολείς. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook ώστε να διατηρεί μόνο τα email τραπεζικών συναλλαγών των τελευταίων 10 ημερών και να αρχειοθετεί αυτόματα τα παλαιότερα email.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ένα email, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και επιλέξτε Σάρωση . Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με τέσσερις κύριες επιλογές επεξεργασίας:

Αυτή η διεπαφή σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε τη λειτουργία σάρωσης για αυτόματη μετακίνηση ή διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με έναν καθορισμένο κανόνα.

• Μετακίνηση όλων των μηνυμάτων εκτός των Εισερχομένων.
• Μετακίνηση όλων των τρεχόντων και μελλοντικών μηνυμάτων.
• Κρατήστε μόνο τα πιο πρόσφατα μηνύματα.
• Αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων παλαιότερων των 10 ημερών.

Επιταχύνετε την επεξεργασία με χειρονομίες σάρωσης και συντομεύσεις Gmail.

Στην εφαρμογή για κινητά, μπορείτε να προσαρμόσετε την κίνηση σάρωσης προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά για να διαγράψετε, να αρχειοθετήσετε ή να επισημάνετε email, μεταβαίνοντας στις Ρυθμίσεις > Email > Επιλογές σάρωσης . Για χρήστες υπολογιστών που είναι εξοικειωμένοι με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου της Google, το Outlook επιτρέπει την εναλλαγή στις συντομεύσεις πληκτρολογίου του Gmail στις Ρυθμίσεις > Γενικά > Προσβασιμότητα > Συντομεύσεις πληκτρολογίου .

Ένα χαρακτηριστικό που αξίζει να σημειωθεί είναι τα Γρήγορα Βήματα. Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να συνδυάσετε πολλαπλές ενέργειες με ένα μόνο κλικ, όπως η επισήμανση ενός email ως αναγνωσμένου και η μετακίνησή του στον φάκελο αρχειοθέτησης. Μπορείτε να το ρυθμίσετε στο Mail > Γρήγορα Βήματα .

Ελέγξτε την Τεχνητή Νοημοσύνη και τις συμπληρωματικές λειτουργίες.

Εάν θέλετε απόλυτη ασφάλεια δεδομένων και δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Copilot AI, μπορείτε να μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Copilot για να απενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία. Επιπλέον, στην ενότητα Απόρρητο και δεδομένα , θα πρέπει να απενεργοποιήσετε τις επιλογές για τη συλλογή διαγνωστικών δεδομένων και την ανάλυση περιεχομένου, ώστε να διασφαλίσετε ότι η Microsoft δεν συλλέγει πληροφορίες από τα email σας.

Τέλος, ενεργοποιήστε τη λειτουργία Αναίρεσης αποστολής στο Mail > Σύνταξη και απάντηση . Μπορείτε να ορίσετε ένα χρονικό όριο έως και 30 δευτερολέπτων για να μπορείτε να ανακαλείτε τα εσφαλμένα ή λανθασμένα email πριν από την αποστολή τους.

Διαφήμιση

Πηγή: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html