Τυποποίηση συστημάτων πληροφοριών - Μια βιώσιμη βάση για την τοπική αυτοδιοίκηση δύο επιπέδων

Στο πλαίσιο της διαδικασίας βελτιστοποίησης του μηχανισμού σύμφωνα με το μοντέλο διακυβέρνησης δύο επιπέδων, η αναβάθμιση και η τυποποίηση του συστήματος πληροφοριών που εξυπηρετεί τις λειτουργίες (ηλεκτρονικό σύστημα εγγράφων, διαδικτυακές συναντήσεις, επίσημο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, λογισμικό διαχείρισης στελεχών, δημοσίων υπαλλήλων και υπαλλήλων του δημοσίου - CBCCVC) δεν αποτελεί μόνο τεχνικό έργο αλλά και επείγουσα απαίτηση για τη διασφάλιση της συνεχούς, διαφανούς και αποτελεσματικής λειτουργίας του κρατικού μηχανισμού. Αυτές οι δραστηριότητες υλοποιούνται ταυτόχρονα, με σαφή οδικό χάρτη, με την προληπτική συμμετοχή του τομέα της Επιστήμης και της Τεχνολογίας και των αρμόδιων φορέων.

Κατά την εφαρμογή ενός μοντέλου διακυβέρνησης δύο επιπέδων, η οργανωτική δομή, η ιεραρχία καθηκόντων και τα διοικητικά όρια ενδέχεται να αλλάξουν, γεγονός που απαιτεί την άμεση προσαρμογή του συστήματος πληροφοριών για την αποφυγή κατακερματισμένων δεδομένων και «πτώσεων» αρχείων μεταξύ των τμημάτων. Επομένως, η τυποποίηση δεδομένων, ο συγχρονισμός των δέντρων μονάδων και η ενσωμάτωση των API μεταξύ των εσωτερικών συστημάτων λογισμικού και της εθνικής βάσης δεδομένων αποτελούν θεμελιώδη βήματα. Το έγγραφο που καθοδηγεί την εφαρμογή του Σχεδίου Αρ. 02-KH/BCĐTW ανέφερε σαφώς τις απαιτήσεις για την αναθεώρηση, την αναβάθμιση του λογισμικού και την προσαρμογή της βάσης δεδομένων ώστε να ταιριάζει στο νέο οργανωτικό μοντέλο, ενώ παράλληλα συνδέεται και συγχρονίζεται με τα εθνικά API.

Στη σύγχρονη διοίκηση, τα έγγραφα δεν είναι πλέον απλώς έντυπα έγγραφα, τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τα επίσημα ηλεκτρονικά μηνύματα έχουν γίνει τα κύρια μέσα μεταφοράς οδηγιών, ανάθεσης εργασιών και αποθήκευσης αρχείων. Η αναβάθμιση του επαρχιακού συστήματος ηλεκτρονικών εγγράφων, η σύνδεση με την εθνική πύλη εγγράφων, συμβάλλει στη διασφάλιση της νομιμότητας, της ιχνηλασιμότητας και στη μείωση του χρόνου επεξεργασίας. Παράλληλα, το επίσημο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τυποποιημένο όσον αφορά τη διαχείριση λογαριασμών, την εξουσιοδότηση, την αποθήκευση και την ασφάλεια, βοηθώντας τους υπαλλήλους να λειτουργούν ομαλά στο ψηφιακό περιβάλλον.

Η εμπειρία κατά τη διάρκεια της πανδημίας έχει αποδείξει ότι οι διαδικτυακές συσκέψεις αποτελούν ένα αποτελεσματικό εργαλείο στη δημόσια διοίκηση. Ωστόσο, για να γίνουν οι διαδικτυακές συσκέψεις ένα επίσημο και ασφαλές κανάλι διαχείρισης, είναι απαραίτητο να αναβαθμιστεί η πλατφόρμα συσκέψεων ώστε να πληροί τα πρότυπα ασφάλειας πληροφοριών, τη δυνατότητα αποθήκευσης πρακτικών, καταγραφής και ενσωμάτωσης με το ηλεκτρονικό σύστημα εγγράφων για την αποδοχή και ανάθεση εργασιών απευθείας στη συνάντηση. Πολλές τοπικές αρχές έχουν αρχίσει να τυποποιούν την υποδομή τηλεδιάσκεψης, να δημιουργούν κανονισμούς για την οργάνωση διαδικτυακών συσκέψεων συμβατούς με τους νομικούς κανονισμούς, ώστε να διασφαλίζεται η διαφάνεια και η λογοδοσία.

Η διαχείριση των δημοσίων υπαλλήλων και των δημοσίων υπαλλήλων αποτελεί βασικό περιεχόμενο. Για την ορθή λειτουργία του μοντέλου δύο επιπέδων, το Υπουργείο Εσωτερικών έχει κατευθύνει την εφαρμογή της Εθνικής Βάσης Δεδομένων για τους Δημοσίους Υπαλλήλους και τους Δημόσιους Υπαλλήλους σύμφωνα με το νέο οργανωτικό μοντέλο, απαιτώντας από το λογισμικό διαχείρισης σε υπουργεία, παραρτήματα και τοπικές αρχές να ενημερώνει, να υπογράφει ψηφιακά αρχεία και να συγχρονίζει δεδομένα σύμφωνα με το πρότυπο API. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι όλες οι αλλαγές σε θέσεις, καθήκοντα, συμβάσεις και αποτελέσματα αξιολόγησης αντικατοπτρίζονται άμεσα στην κοινόχρηστη βάση δεδομένων, εξυπηρετώντας το έργο της κινητοποίησης, της εναλλαγής και της αξιολόγησης της απόδοσης της δημόσιας υπηρεσίας.

Το Υπουργείο Εσωτερικών ολοκλήρωσε τη δημιουργία της Εθνικής Βάσης Δεδομένων για τους Δημόσιους Υπαλλήλους και τους Δημόσιους Υπαλλήλους.

Καθώς το σύστημα αναβαθμίζεται και τυποποιείται, οι τοπικές αυτοδιοικήσεις θα δουν τρεις ξεχωριστές επιπτώσεις: (1) Αυξημένη ταχύτητα επεξεργασίας εργασιών καθώς τα έγγραφα και τα αρχεία κυκλοφορούν ηλεκτρονικά· (2) Βελτιωμένη διαφάνεια και λογοδοσία μέσω της ιχνηλασιμότητας και του ιστορικού δημόσιας προόδου· (3) Βελτιωμένη εμπειρία πολιτών και επιχειρήσεων με λιγότερη γραφειοκρατία και ταχύτερα αποτελέσματα που παρέχονται μέσω ηλεκτρονικών πλατφορμών. Αυτά τα αποτελέσματα αποτελούν απόδειξη ότι η τεχνολογία, όταν διαχειρίζεται σωστά, μπορεί πραγματικά να εξυπηρετεί τους ανθρώπους αντί να αποτελεί διοικητικό βάρος.

Η πορεία προς την τυποποίηση δεν είναι χωρίς προκλήσεις: Οι τηλεπικοινωνιακές υποδομές σε απομακρυσμένες περιοχές εξακολουθούν να είναι περιορισμένες· παλαιό λογισμικό, μη τυποποιημένα δεδομένα· διαφορετικές τεχνολογικές δυνατότητες των ομάδων βάσης· πρέπει να διασφαλιστούν απόλυτες απαιτήσεις ασφάλειας και προστασίας. Για να ξεπεραστούν αυτές οι προκλήσεις, είναι απαραίτητο να επικεντρωθούμε στα εξής: (i) Επένδυση σε κοινόχρηστες υποδομές και πλατφόρμες cloud· (ii) τυποποίηση δεδομένων, ανάπτυξη τυποποιημένων API και χαρτών δεδομένων· (iii) εκπαίδευση και μετασχηματισμός της ικανότητας του προσωπικού· (iv) τελειοποίηση του νομικού πλαισίου για την αποθήκευση, την κοινή χρήση και την προστασία δεδομένων.

Η αναβάθμιση και η τυποποίηση του πληροφοριακού συστήματος που εξυπηρετεί τη διοίκηση δύο επιπέδων διακυβέρνησης δεν είναι μόνο έργο του τεχνολογικού μηχανισμού, αλλά και δέσμευση ολόκληρου του πολιτικού συστήματος απέναντι στους πολίτες και τις επιχειρήσεις: Δέσμευση για τη διασφάλιση συνεχούς, διαφανούς, υπεύθυνης και αποτελεσματικής λειτουργίας. Όταν τα έγγραφα, οι διαδικτυακές συναντήσεις, τα ηλεκτρονικά μηνύματα και τα δεδομένα του προσωπικού τυποποιηθούν και διασυνδεθούν, η κυβέρνηση όχι μόνο θα «λειτουργεί» αλλά και θα «υπηρετεί» πιο επαγγελματικά.

Κέντρο Επιστημονικής και Τεχνολογικής Επικοινωνίας

Πηγή: https://mst.gov.vn/chuan-hoa-he-thong-thong-tin-nen-tang-ben-vung-cho-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-19725101215075674.htm