Bac Ninh: Sincronización de la infraestructura digital, gestión conveniente

Para el funcionamiento del sistema gubernamental de dos niveles, la transformación digital se considera fundamental para la correcta gestión de todos los procesos y procedimientos, facilitando así la administración y los servicios a ciudadanos y empresas. En la etapa inicial, aún existen obstáculos y cuellos de botella que deben resolverse cuando el tráfico del sistema aumenta repentinamente. El Departamento de Ciencia y Tecnología de la provincia de Bac Ninh se centra en la modernización de la infraestructura digital para satisfacer las necesidades.

Estandarizar los sistemas de información compartidos

Según el Sr. Nguyen Gia Phong, Subdirector del Departamento de Ciencia y Tecnología, desde la implementación de la política de fusión de unidades administrativas, los Departamentos de Ciencia y Tecnología de las provincias de Bac Ninh (antigua) y Bac Giang revisaron proactivamente la situación y asesoraron al Comité Permanente del Comité Provincial del Partido de Bac Giang sobre la creación de un Equipo de Digitalización de Documentos y la interconexión de datos compartidos. Asimismo, acordaron el plan para implementar 17 sistemas informáticos compartidos y 95 sistemas informáticos especializados tras la fusión de las provincias. Paralelamente, se modernizó el Sistema de Información para la gestión de trámites administrativos en 99 comunas y barrios, extendiendo su alcance a áreas no administrativas, e implementando software y un sistema compartido de videoconferencias.

El Centro de Servicios de Administración Pública Provincial de Bac Ninh funciona sin problemas tras la fusión.

Para los dos sistemas clave, el Sistema Ejecutivo de Gestión Documental y el Sistema de Información de Procedimientos Administrativos, además de organizar cursos de capacitación presenciales e intensivos, el Departamento también dirigió la organización de cursos de capacitación en línea adicionales (a través de salas de reuniones de Zoom) para cada grupo de usuarios, creando grupos de apoyo a través de Zalo, Teamview, Ultraview y teléfono; enviando personal altamente calificado para inspeccionar y apoyar directamente a las comunas y barrios que aún tienen problemas.

Durante la fase de implementación, a partir del 1 de julio, el promedio de conexiones simultáneas fue de aproximadamente 6000 usuarios (cuatro veces más que antes de la fusión de la provincia), llegando a alcanzar un máximo de 12 300. Esto provocó que, en ocasiones, los documentos no se pudieran leer correctamente y que el sistema se bloqueara al firmarlos. El Sr. Vu Van Hanh, subdirector del Departamento de Software del Centro de Aplicación de Ciencia y Tecnología N.° 2 de Bac Ninh, declaró: «En algunas unidades y localidades se produjeron errores básicos debido a la falta de comprensión por parte de los usuarios, como el uso incorrecto del nombre de usuario o la contraseña, lo que alargó considerablemente el tiempo de procesamiento del soporte. Actualmente, esta situación ha mejorado y se encuentra en una fase más estable».

Mejorar la calidad del servicio

Tras la reorganización de la unidad administrativa, el distrito de Van Ha gestiona a más de 60.000 personas. El número de trámites administrativos que se realizan diariamente en el Centro de Servicios de la Administración Pública local es muy elevado. La Sra. Nguyen Thi Luyen, funcionaria judicial y del registro civil, quien trabaja directamente con el software, comentó: «En una ocasión, mientras ayudábamos a las personas a realizar los trámites de registro de matrimonio, aunque la información estaba completamente actualizada en el Portal Nacional de Servicios Públicos, en el último paso, el de confirmar la finalización del trámite, el sistema se bloqueó durante un largo rato. Tuvimos que entregarles copias impresas de los certificados de matrimonio y actualizarlos en el sistema posteriormente».

Mientras renovaba las instalaciones y se centraba en facilitar los trámites a la ciudadanía, el Centro de Servicios de Administración Pública del Distrito de Dao Vien registró un día de máxima afluencia, con casi 200 solicitudes recibidas. El Sr. Do Huy Quang, subdirector del Centro, explicó: «En la primera fase, se celebraron reuniones periódicas para actualizar las instrucciones de los niveles central, provincial y comunal. Instalamos un sistema de videoconferencia en línea en tres salas de reuniones del Comité del Partido, el Comité Popular y salas de reuniones especializadas. Para agilizar la gestión y la tramitación de los trámites, se instalaron con urgencia el sistema de red y el sistema de gestión documental en ordenadores con 40 certificados digitales; además, se habilitaron 60 cuentas de correo electrónico oficiales para directivos y funcionarios. Sin embargo, debido a la fusión de tres unidades administrativas, la infraestructura informática no estaba sincronizada, muchos ordenadores eran antiguos y su configuración no cumplía los requisitos. Algunos sistemas y programas compartidos aún no estaban conectados, lo que impedía acceder a los datos y actualizar la normativa interna con la debida antelación».

Para superar las deficiencias y mejorar la calidad del servicio, el Departamento de Ciencia y Tecnología coordinó con el Centro Provincial de Servicios de Administración Pública la asignación y organización del personal para la realización de tareas. En coordinación con Bac Ninh Telecommunications, se envió personal al 100% de los centros de servicios de administración pública de las comunas y distritos desde el principio, con el objetivo de brindar apoyo integral y demostrar capacidad de trabajo. Se creó un grupo de Zalo que conecta al Departamento de Ciencia y Tecnología, al Centro Provincial de Servicios de Administración Pública y a 99 comunas y distritos para brindar asistencia inmediata al personal en la resolución de dificultades y problemas relacionados con el sistema informático, las cuentas, el inicio de sesión de VNeID y los servicios públicos interconectados. Se coordinó activamente con departamentos, dependencias y sectores para desarrollar procesos internos y electrónicos vinculados al software, así como para estandarizar los procesos operativos. Asimismo, se orientó a las comunas y distritos en la revisión y registro de sus necesidades de maquinaria y equipo, y se propuso al Departamento de Finanzas la asignación de fondos para la adquisición de equipos de acuerdo con la normativa vigente.

En el futuro próximo, el Departamento de Ciencia y Tecnología seguirá sintetizando las dificultades y recomendaciones de la ciudadanía para orientar la gestión directa y asesorar al Comité Popular Provincial en la implementación de soluciones que aceleren el progreso, modernicen el sistema de información compartida para convertirlo en un sistema multiuso; continúen mejorando la infraestructura técnica y sincronizando los sistemas de bases de datos. Se impartirá capacitación integral y se mejorarán las competencias en tecnologías de la información para los funcionarios, especialmente para los del Centro de Servicios de Administración Pública a nivel comunal, con el fin de que puedan servir a la ciudadanía y a las empresas con la máxima eficacia, maximizando así el potencial del gobierno digital.

Según el Departamento de Ciencia y Tecnología de Bac Ninh

Fuente: https://mst.gov.vn/bac-ninh-dong-bo-ha-tang-so-thuan-loi-quan-ly-197251011101418991.htm