Sucursal Aduanera Región II: Un punto brillante en digitalización y reforma procesal

En la Aduana de la Región II la mayoría de los trámites se han realizado de manera electrónica, ahorrando significativamente tiempo y costos para las empresas.

Promoviendo la transformación digital integral

Un representante de una empresa de importación y exportación compartió con un reportero del Diario de Industria y Comercio que, en la Sucursal de Aduanas de la Región II (Ciudad Ho Chi Minh ), el actual proceso de despacho de aduanas ha cambiado mucho en comparación con antes.

En lugar de tener que cargar con pilas de papeles y pasar por muchos mostradores para completar los procedimientos, las empresas solo necesitan sentarse frente a la computadora, iniciar sesión en el sistema VNACCS/VCIS para poder manejar casi todo el proceso en un entorno digital.

Sucursal Aduanera Región II: Un punto brillante en digitalización y reforma procesal.

Las declaraciones aduaneras se realizan en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana, las firmas digitales sustituyen a las manuscritas, y los impuestos y tasas se pagan a través del portal electrónico. Todos los pasos son cómodos y rápidos. Gracias a ello, el tiempo de tramitación de las declaraciones del canal verde se calcula en tan solo minutos, mientras que el de las declaraciones del canal amarillo se reduce a unas pocas horas, cuando antes tardaba varios días. Los trámites duplicados y engorrosos que solían aburrir a las empresas también se están reduciendo gradualmente.

De acuerdo con la evaluación de la Dirección General de Aduanas de la Región II, este resultado es resultado de los esfuerzos y enfoque en impulsar la transformación digital del sector Aduanero en general y de la unidad en particular en los últimos tiempos, con el objetivo de una digitalización extensiva, optimizando las operaciones con base en datos y tecnología inteligente.

Además del ahorro de tiempo, la ventaja de la digitalización electrónica es la mayor transparencia. Todas las operaciones se registran en el sistema, lo que facilita a las autoridades aduaneras la comprobación y recuperación de información para realizar inspecciones posteriores al despacho y gestionar infracciones cuando sea necesario.

El jefe de la Sección Aduanera de la Región II afirmó que, en paralelo con el VNACCS/VCIS, la Sección también opera el sistema VASSCM, un sistema automatizado de gestión y supervisión aduanera que establece una "infraestructura digital" que conecta a las aduanas con las empresas en tiempo real. Esta es la base para la adopción gradual del modelo de gestión moderno de los sistemas aduaneros avanzados en la región.

Otro paso importante en la digitalización de las aduanas es la implementación de la ventanilla única nacional. Si bien antes las empresas debían crear registros separados para cada organismo, como el de impuestos, cuarentena, control de calidad, etc., ahora solo necesitan enviar los datos a través de un portal de información unificado.

Las agencias reciben y procesan documentos en el mismo sistema, lo que reduce la duplicación de documentos y los tiempos de espera. En la Aduana de la Región II, este mecanismo se implementa con la estrecha coordinación de unidades de inspección especializadas, lo que ayuda a las empresas a presentar una sola vez y usarla para múltiples propósitos y a monitorear el progreso del procesamiento de documentos en línea.

Los dirigentes de la unidad afirmaron que, siguiendo la orientación de la Decisión No. 628/QD-TTg, hasta el momento la mayoría de los procedimientos administrativos en materia de licenciamiento e inspección especializada de mercancías exportadas, importadas y en tránsito en el Departamento se realizan a través del Mecanismo de Ventanilla Única Nacional; el 100% de los procedimientos administrativos con alta demanda son atendidos con servicios públicos en línea de nivel 4, implementados en múltiples dispositivos de acceso e integrados al Portal Nacional de Atención Pública.

La legislación aduanera nunca antes había sido tan accesible para las empresas. Las regulaciones y procedimientos son completamente públicos, transparentes, fáciles de consultar y supervisar en cualquier momento y lugar, y ya no son un mar de regulaciones de difícil acceso como antes.

Funcionarios de la Dirección General de Aduanas de la Región II participaron en un curso de capacitación sobre transformación digital y aplicación práctica de IA en el trabajo de la administración pública.

La Dirección de Aduanas de la Región II no solo ha mejorado el proceso digital a nivel externo, sino que también es pionera en una profunda transformación interna. El sistema centralizado de gestión aduanera HCAS se considera el "cerebro digital" que gestiona las operaciones de la unidad, con 22 subsistemas funcionales que incluyen gestión documental, registros, bases de datos de precios, análisis de riesgos, estadísticas e informes, por lo que la mayor parte de la gestión interna se ha digitalizado.

De esta manera, el almacenamiento y la recuperación de información se vuelven más rápidos y precisos, lo que ayuda a que las instrucciones de liderazgo se comuniquen con prontitud y fluidez a cada departamento y a cada funcionario.

Por otro lado, el 100% de los funcionarios y empleados públicos del Departamento cuentan ahora con firma digital personal, lo que permite procesar su trabajo íntegramente en el entorno electrónico, sin depender de registros en papel. Los líderes del Departamento animan a los jóvenes funcionarios a proponer iniciativas proactivas, mejorar procesos y aplicar nuevas tecnologías en el proceso de transformación digital, con el lema "considerar la satisfacción de las personas y las empresas como una medida de la calidad del servicio".

Tras un período de transformación, la eficiencia del despacho aduanero en la Aduana de la Región II ha mejorado significativamente. El sistema de gestión de riesgos ahora utiliza algoritmos de análisis de datos para clasificar automáticamente las declaraciones en flujos Verde, Amarillo y Rojo.

Hasta finales del tercer trimestre de 2025, la tasa de declaraciones sujetas a inspección física (canal rojo) será solo del 5% para las importaciones y casi del 2% para las exportaciones, lo que supone una fuerte disminución de varias decenas de por ciento en comparación con el mismo período del año pasado.

Las autoridades aduaneras pueden entonces concentrar sus recursos en los envíos de alto riesgo, mientras que las empresas que cumplen las leyes disfrutan de un proceso de despacho de aduanas simplificado, lo que reduce los costos de almacenamiento y depósito y minimiza el riesgo de demoras en la entrega.

Consejos para reducir los atascos y ahorrar costes a las empresas

Recientemente, la Dirección General de Aduanas de la Región II ha participado en numerosos proyectos estratégicos, orientados a optimizar la cadena logística y reducir la congestión en importantes centros de tránsito.

Un ejemplo típico es el Proyecto "Facilitación del Comercio: Procedimientos aduaneros en logística y prevención de congestiones en el Puerto de Cat Lai". Mediante este proyecto, el Departamento ha propuesto una solución para construir un sistema moderno de servicios públicos, con el objetivo de reducir hasta un 70 % el tiempo de despacho de aduanas, ahorrando aproximadamente 5 billones de dongs en costos anuales para las empresas y la sociedad. Al despachar las mercancías más rápido, los camiones portacontenedores no tienen que esperar mucho tiempo y la presión sobre la infraestructura de tráfico regional también se reduce significativamente.

Además, se implementó el sistema electrónico de recaudación de tasas portuarias en Ciudad Ho Chi Minh, que automatiza todo el proceso de recaudación de tasas por el uso de la infraestructura portuaria y se integra con los datos de las declaraciones aduaneras. Este sistema tiene capacidad para procesar hasta 15 millones de declaraciones al año, lo que ayuda a la ciudad a recaudar aproximadamente 3 billones de dongs anuales para reinvertir en el desarrollo de la infraestructura portuaria.

Además, el cobro electrónico de peajes también ayuda a ahorrar costos de recursos humanos, reducir el contacto directo, previniendo así la negatividad y aumentando la transparencia en la aplicación de la ley.

Aplicación de tecnologías innovadoras

A pesar de haber alcanzado muchos resultados impresionantes, la Dirección General de Aduanas de la Región II determinó que lo disponible actualmente es sólo el primer paso en el camino hacia un modelo de Aduanas inteligente para el año 2030.

En el contexto de la Revolución Industrial 4.0, se recomienda a las autoridades aduaneras de todos los países aplicar ampliamente tecnologías innovadoras como inteligencia artificial (IA), big data, Internet de las cosas (IoT), blockchain... en las etapas centrales del negocio.

Ante esta tendencia, el Departamento ha elaborado un plan para la transición a un sistema aduanero digital y un modelo aduanero inteligente para el período 2025-2030, con el objetivo de reemplazar gradualmente el sistema VNACCS/VCIS por una nueva plataforma que aplica ampliamente los avances de la tecnología 4.0. Se espera que la IA y el Big Data respalden el sistema de gestión de riesgos para analizar el comportamiento e identificar anomalías en las declaraciones y los registros comerciales de forma más automática y precisa.

El IoT puede utilizarse para monitorizar el tránsito transfronterizo de mercancías y vehículos en tiempo real. La tecnología blockchain facilita un intercambio de datos transparente y fiable con las autoridades aduaneras de los países, garantizando la integridad de documentos como licencias y certificados de origen.

En el futuro, también se podrán investigar y aplicar tecnologías como los drones para patrullar y monitorear las zonas fronterizas o la realidad virtual (RV) en la capacitación del personal profesional, para continuar construyendo una fuerza aduanera más profesional, moderna y regular.

Desde una perspectiva cautelosa, ante el problema crucial de la seguridad de la red y la información en el contexto de la digitalización extensiva, la Dirección de Aduanas de la Región II presta especial atención a la creación de un equipo de expertos, en estrecha coordinación con las unidades funcionales para fortalecer el escudo de seguridad y hacerlo cada vez más sólido, neutralizando los ataques. Todas las nuevas soluciones tecnológicas se someten a pruebas exhaustivas antes de su puesta en funcionamiento, con una fase de ejecución en paralelo con el sistema anterior para evitar interrupciones en el despacho aduanero y garantizar los derechos legítimos de las empresas.

Fuente: https://congthuong.vn/chi-cuc-hai-quan-khu-vuc-ii-diem-sang-trong-so-hoa-cai-cach-thu-tuc-431892.html