Eficacia de la solución “Adjuntar imágenes con hipervínculos”

QTO - En el Banco de Política Social (CSXH) de la provincia de Quang Tri, cada año surgen decenas de iniciativas y soluciones prácticas que mejoran gradualmente la calidad, la productividad y la eficiencia del capital destinado a créditos para políticas públicas. Una de ellas es la "Solución para aplicar la función de adjuntar imágenes con hipervínculos en Microsoft Word para ilustrar evidencias en informes sobre la superación de problemas y errores existentes", desarrollada por el grupo de autores Ho Van Quan y Dao Nhat Khanh Quoc. Esta solución, de aplicación tecnológica sencilla, aporta beneficios prácticos a la gestión interna y la elaboración de informes.

Esta idea para mejorar el proceso de informes internos fue "concebida" a partir de las prácticas laborales del Sr. Ho Van Quan, Director de la Oficina de Transacciones, y del Sr. Dao Nhat Khanh Quoc, Jefe del Equipo de Síntesis del Banco de Política Social Huong Hoa.

Se sabe que desde finales de 2022, el Sr. Quoc está a cargo de la inspección y el control internos del Banco de Política Social de Huong Hoa, tras un período de consolidación de su labor en Ca Mau . Este puesto requiere que domine todos los registros y documentos de la unidad para sintetizarlos e informarlos a sus superiores.

Sin embargo, en la práctica, el proceso de reporte y corrección de errores tras la inspección aún presenta numerosas deficiencias. Si bien la unidad corrige rápidamente los errores y guarda las imágenes de respaldo, los archivos del informe de corrección y las imágenes ilustrativas suelen enviarse por separado. Esto genera importantes dificultades tanto para quien elabora el informe como para el personal que lo recibe, así como para la labor de seguimiento y verificación de los errores corregidos.

“A partir de esa situación, tanto el Sr. Quan como yo nos dimos cuenta de que necesitábamos una solución para optimizar el envío de informes de corrección de errores con imágenes ilustrativas, creando ciencia , lógica y aplicando tecnología para brindar comodidad, mejorar la productividad y la eficiencia del trabajo”, compartió el Sr. Quoc.

El grupo de autores intercambió opiniones y debatió las características de la iniciativa. - Foto: TP

La principal diferencia de esta iniciativa radica en el uso de la función de adjuntar fotos mediante hipervínculos, en lugar de insertarlas directamente. Este método permite que el archivo del informe sea ligero, fácil de enviar y almacenar, a la vez que garantiza la visualización: los usuarios solo tienen que pulsar Ctrl + clic para que la evidencia se muestre inmediatamente.

Utilizando la función de adjuntar imágenes por ruta en Microsoft Word, el grupo de autores insertó imágenes ilustrativas específicas para cada elemento y contenido, facilitando su visualización, comprensión, verificación y seguimiento. En concreto, tras corregir los errores, guardaron un documento de Word aparte en una carpeta con un nombre fácil de recordar. Al mismo tiempo, guardaron las imágenes que demostraban la corrección en una subcarpeta dentro de la carpeta recién creada. Finalmente, nombraron las imágenes de forma descriptiva para facilitar su búsqueda y adjuntarlas en el informe.

En los elementos corregidos del informe, seleccione el contenido, haga clic con el botón derecho, seleccione "Vincular", seleccione la imagen ilustrativa en el cuadro "Buscar en", seleccione la imagen correspondiente al contenido corregido y haga clic en "Aceptar". "Una vez completado, comprima la carpeta que contiene el documento del informe y la imagen ilustrativa y envíela. El receptor la guarda, la descomprime, abre el archivo y hace clic en cada elemento del informe para ver la imagen adjunta correspondiente", explicó el Sr. Quoc.

El Sr. Quan afirmó que esta iniciativa fue implementada por el grupo de autores en aproximadamente un mes y medio. Tras su puesta en marcha, permitió al Banco de Política Social de Huong Hoa supervisar el proceso de corrección de problemas y errores existentes mediante un sistema secuencial, claro y preciso. De este modo, resulta sencillo identificar qué contenido ha sido corregido y cuál no.

Gracias a esta iniciativa, el proceso de adjuntar la documentación justificativa al informe se vuelve más científico y transparente. El destinatario del informe corregido puede verificar fácilmente las pruebas corregidas, lo que contribuye a mejorar la productividad y la eficiencia laboral entre un 40 % y un 50 % en comparación con el proceso anterior. «Esta iniciativa no solo se aplica en el ámbito de la inspección y el control internos, sino también en otras áreas del Banco de Política Social de Huong Hoa, donde ha obtenido resultados notables. En el futuro, seguiremos alentando y motivando al personal de la unidad para que proponga iniciativas útiles y las aplique en la práctica, de modo que las operaciones del banco puedan desarrollarse día a día», afirmó el Sr. Quan.

Además de la iniciativa mencionada, en los últimos tiempos, numerosas soluciones e iniciativas de los funcionarios y empleados del Banco de Política Social han surgido y se han implementado ampliamente, contribuyendo a que el Banco Provincial de Política Social opere con mayor eficacia. Gracias a estas mejoras, la entidad ha logrado resultados positivos en la consecución de objetivos importantes, tales como: el aumento del saldo de crédito, la minimización de la morosidad y la deuda vencida, y la mejora de la eficacia de la comunicación y la gestión de los grupos de ahorro y préstamo.

Gracias a ello, se han otorgado préstamos preferenciales a hogares pobres y beneficiarios de políticas sociales de manera oportuna y eficaz, apoyándolos para invertir, desarrollar la economía y superar la pobreza de forma sostenible. Las iniciativas acertadas y adecuadas generan un fuerte impulso, motivando a los funcionarios y empleados de todo el sistema del Banco Provincial de Política Social a innovar constantemente y contribuir de manera significativa.

Truc Phuong

Fuente: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/