چگونه Outlook را برای مدیریت ایمیل کارآمدتر از Gmail بهینه کنیم؟

این 10 نکته‌ی سفارشی‌سازی اوت‌لوک را یاد بگیرید تا به‌طور خودکار صندوق ورودی خود را پاک کنید، ردیابی را مسدود کنید و از میانبرهای جیمیل برای به حداکثر رساندن بهره‌وری خود استفاده کنید.

اگرچه جیمیل در حال حاضر بازار را رهبری می‌کند، اما مایکروسافت اوت‌لوک هنوز هم دارای ویژگی‌های قدرتمند بسیاری است که قادر به بهینه‌سازی قابل توجه گردش کار هستند. با این حال، بسیاری از ابزارهای مفید در اوت‌لوک به طور پیش‌فرض فعال نیستند و باعث می‌شوند کاربران فرصت‌های تبدیل یک صندوق ورودی شلوغ به یک فضای کاری حرفه‌ای را از دست بدهند. در زیر چند نکته مهم برای بهبود تجربه مدیریت ایمیل شما آورده شده است.

افزایش حریم خصوصی و مسدود کردن ردیابی.

کسب‌وکارها اغلب از «پیکسل‌های ردیابی» پنهان در ایمیل‌ها استفاده می‌کنند تا بدانند چه زمانی آنها را باز می‌کنید. برای محافظت از حریم خصوصی خود در Outlook.com، به تنظیمات (آیکون چرخ‌دنده) > ایمیل > ایمیل‌های ناخواسته بروید. در زیر گزینه‌های امنیتی ، گزینه مسدود کردن پیوست‌ها، تصاویر و پیوندها از هر کسی که در فهرست فرستنده‌ها و دامنه‌های امن من نیست را انتخاب کنید. این به جلوگیری از ردیابی پنهان و تلاش‌های فیشینگ کمک می‌کند.

علاوه بر این، می‌توانید به مسیر Mail > Layout بروید تا گزینه «تصاویر فرستنده را نشان ندهید» را غیرفعال کنید و در تب مدیریت پیام‌ها ، گزینه نمایش لوگوهای فرستنده مربوط به خرید را غیرفعال کنید. برای اطمینان از گم نشدن ایمیل‌های مهم، آدرس‌های مورد اعتماد را در همان منوی تنظیمات به Safe senders اضافه کنید.

صندوق ورودی خود را با قابلیت Sweep به طور خودکار تمیز کنید.

ویژگی Sweep ابزاری قدرتمند است که به طور خودکار ایمیل‌های ارسالی از فرستندگان خاص را پاک می‌کند. برای مثال، می‌توانید Outlook را طوری تنظیم کنید که فقط ایمیل‌های تراکنش‌های بانکی 10 روز گذشته را نگه دارد و ایمیل‌های قدیمی‌تر را به طور خودکار بایگانی کند.

برای انجام این کار، یک ایمیل را انتخاب کنید، روی تب Home کلیک کنید و Sweep را انتخاب کنید. پنجره‌ای با چهار گزینه اصلی پردازش ظاهر می‌شود:

این رابط به شما امکان می‌دهد ویژگی Sweep را طوری تنظیم کنید که ایمیل‌ها را طبق یک قانون تعیین‌شده به‌طور خودکار جابجا یا حذف کند.

• همه پیام‌ها را از صندوق ورودی خارج کنید.
• همه پیام‌های فعلی و آینده را منتقل کنید.
• فقط جدیدترین پیام‌ها را نگه دارید.
• پیام‌های قدیمی‌تر از ۱۰ روز را به‌طور خودکار منتقل کنید.

با حرکات کشیدن انگشت و میانبرهای جیمیل، سرعت پردازش را افزایش دهید.

در برنامه تلفن همراه، می‌توانید با رفتن به تنظیمات > ایمیل > گزینه‌های کشیدن انگشت ، حرکت کشیدن انگشت به چپ یا راست را برای حذف، بایگانی یا علامت‌گذاری ایمیل‌ها سفارشی کنید. برای کاربران کامپیوتر که با میانبرهای صفحه کلید گوگل آشنا هستند، Outlook به شما امکان می‌دهد در تنظیمات > عمومی > دسترسی > میانبرهای صفحه کلید، به میانبرهای صفحه کلید جیمیل تغییر دهید.

یکی از ویژگی‌های قابل توجه، Quick Steps است. این ابزار به شما امکان می‌دهد چندین عمل را با یک کلیک ترکیب کنید، مانند علامت‌گذاری یک ایمیل به عنوان خوانده شده و انتقال آن به پوشه بایگانی. می‌توانید این را در Mail > Quick Steps تنظیم کنید.

هوش مصنوعی و ویژگی‌های تکمیلی را کنترل کنید.

اگر امنیت مطلق داده‌ها را می‌خواهید و نمی‌خواهید از Copilot AI استفاده کنید، می‌توانید به تنظیمات > Copilot بروید تا این ویژگی را خاموش کنید. علاوه بر این، در بخش حریم خصوصی و داده‌ها ، باید گزینه‌های جمع‌آوری داده‌های تشخیصی و تحلیل محتوا را غیرفعال کنید تا مطمئن شوید مایکروسافت از ایمیل‌های شما اطلاعات جمع‌آوری نمی‌کند.

در نهایت، ویژگی لغو ارسال را در مسیر Mail > Compose and reply فعال کنید. می‌توانید یک مهلت زمانی تا 30 ثانیه تنظیم کنید تا بتوانید ایمیل‌های ارسال نشده یا اشتباه را قبل از ارسال واقعی، بازیابی کنید.

تبلیغات

منبع: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html