رفع موانع و مشکلات موجود در مراحل ثبت اسناد و املاک

زمانی حوزه‌ای که بسیاری از مردم به دلیل رویه‌های پیچیده، زمان طولانی پردازش و نیاز به سفرهای متعدد از آن می‌ترسیدند، رسیدگی به اسناد مربوط به زمین در استان کا مائو اکنون دستخوش تحول قابل توجهی شده است.

• برای اینکه مردم بتوانند اسناد ثبت زمین را آسان‌تر پردازش کنند.
• بهبود کیفیت رویه‌های اداری.
• تکمیل اصلاح رویه‌های اداری.
• ترویج کاهش و ساده‌سازی رویه‌های اداری.

در حالی که سیستم در سه ماهه اول امسال بیش از ۲۲۰۰ درخواست معوقه را ثبت کرده است، اکنون کل استان تنها ۱۸ درخواست معوقه دارد. این تغییر نه تنها نشان دهنده اثربخشی فرآیند تحول دیجیتال و پاکسازی داده‌های زمین است، بلکه عزم سازمان‌های مربوطه را برای تشدید نظم اداری در خدمت رسانی به مردم نیز نشان می‌دهد.

همگام‌سازی چندین راهکار

مدیریت زمین یک حوزه تخصصی است که هر پرونده نیاز به مراحل متعدد تأیید، ارجاع متقابل و هماهنگی بین سازمان‌های تخصصی مختلف دارد. حتی یک تأخیر یا عدم همگام‌سازی داده‌ها می‌تواند منجر به تأخیر در پردازش درخواست شود. به همین دلیل است که این حوزه سال‌هاست که به طور مداوم در میان رویه‌های اداری با بالاترین فشار پردازش قرار داشته است.

طبق گزارش وزارت کشاورزی و محیط زیست استان کا مائو، اکثر درخواست‌های با تأخیر در دوره گذشته ناشی از تأخیر در ارائه نتایج به شهروندان نبوده، بلکه عمدتاً ناشی از خطاهای سیستمی یا نقص نرم‌افزاری بوده است. از بیش از ۲۲۰۰ درخواست با تأخیر، ۱۹۱۰ مورد با توقف نرم‌افزار یا تأخیر در تکمیل فرآیند درخواست الکترونیکی مواجه شدند؛ ۷۷ درخواست، اگرچه به موقع پردازش شدند، اما همچنان به دلیل تأخیر چند دقیقه‌ای یا چند ساعته کارکنان پردازش در تکمیل سیستم، به عنوان درخواست با تأخیر ثبت شدند.

علاوه بر این، بسیاری از مشکلات به این دلیل ایجاد می‌شوند که شهروندان مدارک لازم را به طور کامل ارائه نکرده‌اند، تعهدات مالی خود را انجام نداده‌اند، یا به این دلیل که داده‌های بین مقامات مالیاتی و سیستم مدیریت زمین به طور کامل همگام‌سازی نشده است. گاهی اوقات، حتی با وجود اینکه مقامات مالیاتی اطلاعیه‌هایی مبنی بر تعهدات مالی صادر کرده‌اند، سیستم مدیریت زمین هنوز داده‌ها را دریافت نکرده است و این امر بر زمان پردازش درخواست‌ها تأثیر می‌گذارد.

بر اساس این واقعیت، مقامات مربوطه مجموعه‌ای جامع از راه‌حل‌ها را برای رسیدگی به مسئله تأخیرها اجرا کرده‌اند. علاوه بر رفع خطاهای فنی، واحدها کل فرآیند دریافت و رسیدگی به درخواست‌ها را بررسی کرده و در عین حال پاسخگویی هر افسر مسئول را نیز افزایش داده‌اند.

به لطف پاسخگویی سختگیرانه‌تر در پردازش و تسریع تحول دیجیتال، میزان درخواست‌های ثبت زمین که در کا مائو به موقع پردازش می‌شوند، به طور پیوسته در حال بهبود است.

در حال حاضر، تمام سوابق زمین در استان مستقیماً در یک سیستم نرم‌افزاری الکترونیکی ردیابی می‌شوند. هر سابقه به وضوح تاریخ دریافت، مهلت نتایج، وضعیت پردازش و مسئول رسیدگی به آن را نشان می‌دهد. سوابقی که به مهلت خود نزدیک می‌شوند، به طور پیشگیرانه یادآوری می‌شوند تا روند کار تسریع شود. در موارد تأخیر، علت بررسی و مسئولیت‌های خاص مشخص می‌شود.

داده‌ها همچنین به هم پیوسته و همگام‌سازی شده‌اند و مزایای بسیاری را ایجاد می‌کنند: از تاریخچه تغییر نقشه زمین و اطلاعات برنامه‌ریزی گرفته تا تعهدات مالی، که به طور قابل توجهی زمان پردازش را کوتاه می‌کند.

فرآیند پیوند دادن داده‌های زمین، رسیدگی به رویه‌های اداری را تا حد زیادی تسهیل کرده است. پیش از این، برخی از پرونده‌ها به زمان زیادی برای ارجاع متقابل بین واحدها و حتی بررسی دستی نیاز داشتند، بنابراین زمان پردازش طولانی می‌شد. اکنون، با داده‌های همگام‌سازی شده، جستجو و تأیید بسیار سریع‌تر انجام می‌شود و در نتیجه زمان پردازش برای شهروندان کاهش می‌یابد.

---

آقای تران تان هوا، رئیس اداره ثبت و صدور گواهی، اداره ثبت اسناد و املاک استان کا مائو.

تحول از پایه

این تحول در سطح مردمی نیز مشهود است. وقتی داده‌ها به هم پیوسته باشند، مقامات در سطح بخش می‌توانند از ابتدا به طور فعال اطلاعات را بررسی و پردازش را هماهنگ کنند و از این طریق، تعداد پرونده‌های معوقه را در مرحله نهایی کاهش دهند.

خانم کائو کام هانگ، کارمند دولت در بخش اقتصادی کمیته مردمی کمون وین فوک، گفت: «هنگام دریافت درخواست‌ها، مقامات می‌توانند به سرعت اطلاعات را جستجو کنند و در نتیجه خطاها در فرآیند پردازش را به حداقل برسانند. درخواست‌هایی که به مهلت‌های خود نزدیک می‌شوند نیز به طور فعال با واحدهای تخصصی هماهنگ می‌شوند تا از حل و فصل به موقع برای مردم اطمینان حاصل شود.»

قابل توجه‌ترین تغییر هنوز هم برداشت مردم است. آقای نگوین ون هوان، از هملت ۵، کمون خان آن، گفت که قبلاً، هر بار که مراحل مربوط به زمین را طی می‌کرد، مجبور بود مدت زیادی منتظر بماند زیرا اسناد باید از مراحل زیادی تأیید می‌شدند. در برخی موارد، او مجبور بود بارها و بارها برای تکمیل اسناد یا نظارت بر نتایج پردازش، به آنجا برود و برگردد. آقای هوان گفت: «اکنون، اطلاعات زمین بسیار پایدارتر است. من فقط باید برای انجام مراحل به دفتر کمون بروم و مقامات خیلی سریع من را راهنمایی می‌کنند. پردازش اسناد راحت‌تر از قبل است و دیگر وقت زیادی را برای رفت و آمد تلف نمی‌کنم.»

همگام‌سازی داده‌های زمین به کارکنان حرفه‌ای کمک می‌کند تا زمان صرف شده برای جستجو و تأیید اطلاعات را در طول فرآیند رسیدگی به درخواست‌ها کاهش دهند.

به گفته مقامات مربوطه، کاهش قابل توجه تعداد درخواست‌های ثبت زمین معوقه اخیراً نه تنها نتیجه ارتقاء نرم‌افزار، بلکه نتیجه پاکسازی داده‌های زمین نیز بوده است. هنگامی که داده‌ها استاندارد، کامل و دقیق باشند، ارتباط بین سازمان‌ها روان‌تر می‌شود و تعداد درخواست‌های در حال بررسی یا درخواست‌هایی که نیاز به چندین بار پردازش دارند، کاهش می‌یابد.

علاوه بر این، مسئولیت‌پذیری تیم اجرایی تشدید شده است. هر پرونده به یک مسئول خاص مرتبط است و پیشرفت پردازش به طور منظم در سیستم الکترونیکی رصد می‌شود. این امر به افزایش پیشگیرانه بودن در رسیدگی به وظایف کمک می‌کند و همزمان، تأخیر در پردازش پرونده‌ها به دلیل عوامل ذهنی را کاهش می‌دهد.

در شرایطی که اوضاع منطقه‌ای و جهانی بسیار پیچیده و غیرقابل پیش‌بینی است، این واقعیت که سه طرف جلسات سه‌جانبه را در بالاترین سطح برگزار می‌کنند، تعهد هر یک از طرفین را به حفظ و ارتقای سنت ویژه همبستگی و روابط نزدیک بین سه طرف، که پایه محکمی برای تضمین محیطی صلح‌آمیز، امن و مرفه برای هر کشور است، بیشتر تأیید می‌کند .

---

آقای بویی تو های، معاون مدیر اداره کشاورزی و محیط زیست استان کا مائو.

زمانی به عنوان یک "گلوگاه" در اصلاحات اداری در نظر گرفته می‌شد، اما اکنون رسیدگی به اسناد مربوط به زمین در کا مائو، تحولی آشکار به سمت شفافیت، مدرنیته و حرفه‌ای‌گری بیشتر را نشان می‌دهد. با داده‌های هماهنگ، رویه‌های پردازش کاملاً کنترل‌شده و افزایش پاسخگویی در بین مقامات، شهروندان نه تنها از کاهش زمان و هزینه‌های پردازش بهره‌مند می‌شوند، بلکه اعتماد بیشتری به اثربخشی اصلاحات اداری محلی نیز پیدا می‌کنند.

نگوین دائو - چی توک

منبع: https://baocamau.vn/go-diem-nghen-ho-so-dat-dai-a129218.html