توابع پایه اکسل برای کمک به شمارش و محاسبه مبالغ برای کارمندان اداری

توابع پایه در اکسل مانند محاسبات اکسل و توابع آماری، برای کسانی که اغلب مجبور به کار با صفحات گسترده اکسل هستند، به خصوص در زمینه‌های حسابداری و مدیریت منابع انسانی، بسیار مفید هستند.

با استفاده از برنامه اکسل، ما باید مرتباً با توابع اساسی کار کنیم. آنها به محاسبه مستقیم داده‌ها روی صفحه گسترده سریع‌تر و راحت‌تر کمک می‌کنند.

اکسل با بهره‌گیری کامل از توابع ارائه شده در اکسل، تعداد زیادی تابع برای تجزیه و تحلیل، حسابرسی و محاسبه داده‌ها ارائه می‌دهد. این توابع بسیار راحت‌تر از عبارات هستند.

تابع شمارش

تابع COUNT در اکسل تعداد مقادیر عددی را برمی‌گرداند. مقادیر عددی شامل اعداد منفی، درصد، تاریخ، زمان، کسر و فرمول‌هایی هستند که اعداد را برمی‌گردانند. سلول‌های خالی و مقادیر متنی نادیده گرفته می‌شوند.

نحو: COUNT(value1, [value2], ...)

تابع COUNT دارای آرگومان‌های زیر است:

مقدار ۱: (الزامی) اولین آیتم، مرجع سلول یا محدوده‌ای که می‌خواهید اعداد آن را بشمارید.

مقدار۲، ...: (اختیاری) حداکثر ۲۵۵ مورد اضافی، ارجاع سلولی یا محدوده‌ای که می‌خواهید اعداد آنها را بشمارید.

توجه داشته باشید، آرگومان‌ها می‌توانند شامل یا به انواع داده‌های مختلفی اشاره کنند، اما فقط اندیس شمارش می‌شود.

اگر می‌خواهید مقادیر منطقی، متن یا مقادیر خطا را بشمارید، از تابع COUNTA استفاده کنید (COUNT تعداد سلول‌های دارای مقادیر عددی را محاسبه می‌کند، در حالی که COUNTA تعداد سلول‌های دارای داده‌های غیر خالی را پیدا می‌کند).

اگر فقط می‌خواهید اعدادی را بشمارید که معیارهای خاصی را برآورده می‌کنند، از تابع COUNTIF یا COUNTIFS استفاده کنید.

برای مثال، اگر نیاز به شمارش از سلول B1 تا B10 دارید، عبارت ``COUNT(B10:B10=` را تایپ کنید.

برای جمع کردن سلول‌ها بر اساس چندین شرط (مثلاً آبی و سبز)، از تابع SUMIFS زیر استفاده کنید (اولین آرگومان، محدوده صفحه‌گسترده برای جمع زدن است).

برای جمع کردن سلول‌ها بر اساس یک معیار (مثلاً سبز)، از تابع SUMIF با سه آرگومان استفاده کنید (آخرین آرگومان، محدوده‌ای است که باید جمع شود).

تابع COUNTBLANK برای شمارش سلول‌های خالی

تابع COUNTBLANK در دسته توابع آماری اکسل قرار می‌گیرد. از این تابع زمانی استفاده می‌کنید که نیاز به شمارش سلول‌های خالی دارید.

در تحلیل مالی، این تابع می‌تواند در برجسته کردن یا شمارش سلول‌های خالی در یک محدوده مشخص مفید باشد.

سینتکس تابع به صورت زیر است:

=COUNTBLANK(بازه صفحه گسترده برای شمارش)

در آنجا:

محدوده‌ی صفحه‌گسترده برای شمارش، محدوده‌ی سلول‌هایی را مشخص می‌کند که می‌خواهید سلول‌های خالی را در آن‌ها بشمارید.

به عنوان یک تابع برگه کاری، COUNTBLANK را می‌توان به عنوان بخشی از یک فرمول در یک سلول از برگه کاری وارد کرد.

در صورت تمایل، می‌توانید از قالب‌بندی شرطی برای برجسته کردن ردیف‌هایی با سلول‌های خالی با استفاده از تابع COUNTBLANK استفاده کنید. محدوده مورد نظر و قالب‌بندی شرطی انتخاب شده را انتخاب کرده و تابع COUNTBLANK() را اعمال کنید. سپس این کار تمام سلول‌های خالی در محدوده مورد نظر را برجسته می‌کند.

تابع COUNTA برای شمارش سلول‌های غیر خالی

تابع COUNTA برای شمارش تعداد سلول‌هایی که حاوی هرگونه محتوایی شامل اعداد، حروف یا نمادها هستند، یا به عبارت دیگر، برای شمارش سلول‌های غیر خالی استفاده می‌شود.

نحو:

=COUNTA(محدوده صفحه گسترده برای شمارش).

تابع COUNTA سلول‌هایی را که حاوی مقادیری از جمله اعداد، متن، مقادیر منطقی، خطاها و متن خالی ("") هستند، شمارش می‌کند. COUNTA سلول‌های خالی را شمارش نمی‌کند.

تابع COUNTA تعداد مقادیر موجود در لیستی از آرگومان‌های ارائه شده را برمی‌گرداند.

تابع COUNTA چندین آرگومان به شکل value1، value2، value3 و غیره دریافت می‌کند. آرگومان‌ها می‌توانند مقادیر کدگذاری شده‌ی منفرد، ارجاعات سلولی یا محدوده‌هایی تا مجموع ۲۵۵ آرگومان باشند.

تمام مقادیر، از جمله متن، اعداد، درصدها، خطاها، تاریخ‌ها، زمان‌ها، کسرها، شمرده می‌شوند و فرمول‌هایی که رشته‌های خالی ("") یا سلول‌های خالی را برمی‌گردانند، نادیده گرفته می‌شوند.

تابع جمع (SUM)

تابع SUM در اکسل مقادیر عددی را در طیف وسیعی از سلول‌ها، که به عنوان توابع ریاضی و مثلثاتی طبقه‌بندی می‌شوند، جمع می‌کند.

این تابع با تایپ کردن عبارت "=SUM" و به دنبال آن نوشتن مقادیری که باید جمع شوند، وارد می‌شود. مقادیر ارائه شده به تابع می‌توانند عدد، ارجاع سلول یا محدوده باشند.

فرمول SUM به طور خودکار هنگام وارد کردن یا حذف یک مقدار توسط کاربر، به‌روزرسانی می‌شود. همچنین شامل تغییرات ایجاد شده در محدوده‌ای از سلول‌های موجود نیز می‌شود. علاوه بر این، این تابع سلول‌های خالی و مقادیر متنی را نیز نادیده می‌گیرد.

برای مثال، می‌خواهید اعداد سلول‌های A2 و B2 را با هم جمع کنید و سپس نتیجه را در سلول B3 نمایش دهید.

برای انجام این کار، کافیست به سلول B3 بروید و عبارت "=SUM" را تایپ کنید و تابع =SUM را که در لیست بازشو ظاهر شده است، انتخاب کنید.

سپس، کلید Ctrl را همراه با کلیک روی سلول‌های A2 و B2 فشار دهید و در نهایت کلید Enter را فشار دهید.

جمع دو عدد در سلول‌های A2 و B2 که انتخاب کرده‌اید، بلافاصله در سلول B3 ظاهر می‌شود.

شما می‌توانید با انتخاب سلول‌های لازم در محتویات تابع، از تابع SUM برای محاسبه مجموع دو یا چند سلول استفاده کنید.

تابع SUMIF با شرط‌ها

تابع SUMIF سلول‌هایی را که معیارهای داده شده را برآورده می‌کنند، جمع می‌کند. این معیارها می‌توانند بر اساس تاریخ، عدد و متن باشند. این تابع از عملگرهای منطقی مانند (>، , =) و همچنین کاراکترهای wildcard (*، ?) پشتیبانی می‌کند.

فرمول کلی تابع SUMIF در اکسل به صورت زیر است:

=SUMIF(محدوده، معیارها، [sum_range])

استدلال‌ها:

محدوده: (آرگومان الزامی) این محدوده سلول‌هایی است که می‌خواهید معیارها را روی آنها اعمال کنید.

معیارها: (آرگومان الزامی) این معیاری است که برای تعیین اینکه کدام سلول‌ها باید اضافه شوند، استفاده می‌شود.

آرگومان معیار می‌تواند یکی از موارد زیر باشد: یک مقدار عددی (می‌تواند عدد صحیح، اعشاری، تاریخ، زمان یا مقدار منطقی باشد)، یک رشته متنی، یک عبارت

sum_range: (آرگومان اختیاری) این آرایه‌ای از مقادیر عددی (یا سلول‌هایی که حاوی مقادیر عددی هستند) است که اگر ورودی محدوده مربوطه معیارهای ارائه شده را برآورده کند، با هم جمع می‌شوند.

اگر آرگومان [sum_range] حذف شود، مقادیر آرگومان range به جای آن جمع می‌شوند.

برای مثال، برای جمع کردن سلول‌ها بر اساس یک شرط (مثلاً بزرگتر از ۹)، از تابع SUMIF زیر (دو آرگومان) استفاده کنید.

تابع میانگین

تابع =AVERAGE دقیقاً همان کاری را انجام می‌دهد که از نامش پیداست، یعنی میانگین مقادیر اعداد انتخاب شده را برمی‌گرداند. برای محاسبه میانگین، اکسل تمام مقادیر عددی را جمع کرده و بر تعداد آنها تقسیم می‌کند.

تابع AVERAGE می‌تواند تا ۲۵۵ آرگومان مجزا را مدیریت کند، که می‌تواند شامل اعداد، ارجاعات سلولی، محدوده‌ها، آرایه‌ها و ثابت‌ها باشد.

سینتکس تابع AVERAGE به صورت زیر است:

= میانگین (شماره ۱، [شماره ۲]، ...)

در آنجا:

number1 : یک شماره یا مرجع سلولی که به مقادیر عددی اشاره دارد.

number2: (اختیاری) یک شماره یا مرجع سلولی که به مقادیر عددی اشاره دارد.

تابع AVERAGE مقادیر منطقی و اعداد وارد شده به صورت متن را نادیده می‌گیرد. اگر نیاز دارید که این مقادیر را در میانگین لحاظ کنید، به تابع AVERAGEA مراجعه کنید.

اگر مقادیر ارائه شده برای AVERAGE حاوی خطا باشند، AVERAGE یک خطا برمی‌گرداند. می‌توانید از تابع AGGREGATE برای نادیده گرفتن خطاها استفاده کنید.

برای مثال، اگر می‌خواهید میانگین مقدار را از سلول A10 تا سلول J10 محاسبه کنید، کافیست عبارت =AVERAGE(A10:J10) را تایپ کرده و Enter را بزنید. نتیجه در سلول K10، میانگین مقدار بین سلول‌های A10 تا J10 است.

تابع AVERAGE میانگین اعداد ارائه شده به عنوان آرگومان را محاسبه می‌کند.

همچنین می‌توانید از نشانگر ماوس برای کشیدن و رها کردن و انتخاب ناحیه داده استفاده کنید یا می‌توانید همزمان کلید Ctrl را فشار داده و سپس روی هر سلول جداگانه کلیک کنید (در صورتی که سلول‌ها مجاور یکدیگر نیستند).

با این حال، توجه داشته باشید که مقدار صفر (0) در C5 در میانگین لحاظ شده است، زیرا یک مقدار عددی معتبر است. برای حذف مقادیر صفر، به جای آن از AVERAGEIF یا AVERAGEIFS استفاده کنید.

توابع حداقل و حداکثر

برای یافتن کمترین مقدار (کوچکترین عدد) در مجموعه‌ای از مقادیر، از تابع MIN استفاده کنید.

تابع MIN آرگومان‌های زیر را در سینتکس خود دارد:

شماره ۱: مورد نیاز

از شماره ۲ تا شماره ۲۵۵: اختیاری

برای هر آرگومان، می‌توانید یک عدد، نام، آرایه یا مرجع برگه کاری که شماره در آن ذخیره شده است را وارد کنید.

اگر آرگومان یک مرجع یا آرایه باشد، هنگام محاسبه حداقل مقدار، هرگونه سلول خالی، مقادیر منطقی (درست یا نادرست) یا مقادیر متنی نادیده گرفته می‌شوند.

اگر محدوده شامل هیچ مقدار عددی نباشد، فرمول MIN صفر را برمی‌گرداند.

اگر می‌خواهید کوچکترین عدد را در یک محدوده از داده‌ها پیدا کنید، تابع =MIN می‌تواند این کار را انجام دهد. کافیست عبارت =MIN(D3:J13) را تایپ کنید و اکسل کوچکترین عدد را در آن محدوده برمی‌گرداند.

برخلاف تابع =MIN که قبلاً ذکر شد، تابع =MAX عددی را که بزرگترین مقدار را در محدوده مورد نیاز دارد، برمی‌گرداند.

سینتکس این تابع مشابه تابع =MIN است، که شامل آدرس سلول اول تا آخرین سلول می‌شود. تابع MAX اکسل آرگومان‌های زیر را در سینتکس خود دارد:

شماره ۱: مورد نیاز

از شماره ۲ تا شماره ۲۵۵: اختیاری

برای هر آرگومان، می‌توانید یک عدد، نام، آرایه یا مرجع برگه کاری که شماره در آن ذخیره شده است را وارد کنید.

اگر آرگومان یک مرجع یا آرایه باشد، هنگام محاسبه حداکثر مقدار، هرگونه سلول خالی، مقادیر منطقی یا متن نادیده گرفته می‌شود.

اگر محدوده شامل هیچ مقدار عددی نباشد، نتیجه فرمول MAX برابر با ۰ است.

در اکسل ۲۰۱۹ یا اکسل برای آفیس ۳۶۵، می‌توانید از توابع MINIFS و MAXIFS برای یافتن حداقل یا حداکثر مقدار بر اساس یک یا چند معیار استفاده کنید. در نسخه‌های قبلی اکسل، توابع MINIFS و MAXIFS در دسترس نیستند.

وو هوین (سنتز)

مفید
احساسات
خلاق
منحصر به فرد

منبع: https://vtc.vn/ham-excel-co-ban-giup-dem-va-tinh-tong-cho-dan-van-phong-ar745951.html