اثربخشی راهکار «پیوست کردن تصاویر با هایپرلینک»

QTO - در بانک سیاست اجتماعی (CSXH) استان کوانگ تری، هر ساله ده‌ها ابتکار و راه‌حل عملی ارائه می‌شود که به تدریج کیفیت، بهره‌وری و کارایی سرمایه اعتباری سیاست را بهبود می‌بخشد. یکی از آنها «راهکار اعمال ویژگی پیوست تصاویر با لینک‌ها در مایکروسافت ورد برای نشان دادن شواهد در گزارش‌های مربوط به غلبه بر مشکلات و خطاهای موجود» است که توسط گروهی از نویسندگان هو ون کوان و دائو نات خان کواک ارائه شده است. این یک راه‌حل کاربردی فناوری ساده است، اما مزایای عملی در مدیریت داخلی و گزارش‌دهی به همراه دارد.

این ایده برای بهبود فرآیند گزارشگری داخلی، از تجربیات کاری آقای هو ون کوان، مدیر دفتر معاملات و آقای دائو نات خان کوک، رئیس تیم تلفیق، بانک سیاست اجتماعی هونگ هوا، "ایده" گرفته شده است.

مشخص است که از اواخر سال ۲۰۲۲، آقای کواک پس از یک دوره تقویت کارش در کا مائو ، به عنوان مسئول بازرسی و کنترل داخلی در بانک سیاست اجتماعی هونگ هوا منصوب شده است. این شغل مستلزم تسلط او بر تمام سوابق و اسناد واحد برای ترکیب و گزارش به مافوق است.

با این حال، در واقعیت، فرآیند گزارش و اصلاح خطاها پس از بازرسی هنوز کاستی‌های زیادی دارد. اگرچه این واحد به سرعت تصاویر پشتیبان را اصلاح و ذخیره کرده است، اما فایل‌های گزارش اصلاح و تصاویر گویا اغلب به صورت جداگانه و جداگانه ارسال می‌شوند. این امر مشکلات قابل توجهی را برای فرد گزارش دهنده، کارکنان دریافت کننده گزارش و کار نظارت و بررسی مجدد خطاهای اصلاح شده ایجاد می‌کند.

آقای کواک به اشتراک گذاشت: «از آن موقعیت، من و آقای کوان هر دو متوجه شدیم که به راهکاری برای بهینه‌سازی ارسال گزارش‌های تصحیح خطا با تصاویر گویا، خلق علم ، منطق و به‌کارگیری فناوری برای ایجاد راحتی، بهبود بهره‌وری و کارایی کار نیاز داریم.»

گروه نویسندگان در مورد ویژگی‌های این ابتکار تبادل نظر و بحث کردند - عکس: TP

تفاوت اصلی این ابتکار، استفاده از ویژگی پیوست کردن عکس‌ها از طریق هایپرلینک به جای درج مستقیم عکس‌ها است. این روش به کاهش حجم فایل گزارش، سهولت ارسال و ذخیره آن کمک می‌کند، اما همچنان بصری بودن آن را تضمین می‌کند، کاربران فقط باید Ctrl + Click را فشار دهند و «شواهد» بلافاصله نمایش داده می‌شوند.

با استفاده از ویژگی پیوست تصویر بر اساس مسیر در مایکروسافت ورد، گروه نویسندگان تصاویر گویای خاصی را برای هر مورد و محتوا به ساده‌ترین شکل ممکن برای مشاهده، درک، بررسی و پیگیری درج کردند. به طور خاص، پس از اصلاح خطاها، دستگاه یک سند ورد جداگانه را در پوشه‌ای با نامی که به راحتی قابل یادآوری باشد، ذخیره کرد. همزمان، تصاویر گویای اثبات اصلاح را در یک زیرپوشه در پوشه تازه ایجاد شده ذخیره کنید. در مرحله بعد، تصاویر را به روشی آسان برای فهمیدن نامگذاری کنید تا پیدا کردن و پیوست کردن آنها در سند گزارش آسان‌تر شود.

در موارد اصلاح‌شده در گزارش، محتوا را هایلایت (انتخاب) کنید، سپس کلیک راست کنید، «پیوند» را انتخاب کنید، تصویر نمایشی را در کادر «نگاه کنید» انتخاب کنید، سپس تصویر مربوط به محتوای اصلاح‌شده را انتخاب کنید، روی «تأیید» کلیک کنید. آقای کواک توضیح داد: «پس از تکمیل، پوشه حاوی سند گزارش و تصویر نمایشی را فشرده کرده و ارسال کنید. واحد گیرنده آن را ذخیره می‌کند، از حالت فشرده خارج می‌کند، سپس فایل را باز می‌کند و روی هر محتوا در گزارش کلیک می‌کند تا تصویر پیوست‌شده مربوطه را مشاهده کند.»

آقای کوان گفت که این ابتکار توسط گروه نویسندگان در حدود ۱.۵ ماه اجرا شد. پس از اجرا، به بانک سیاست اجتماعی هونگ هوا کمک کرد تا روند اصلاح مشکلات و خطاهای موجود را در یک سیستم متوالی، واضح و مشخص نظارت کند. از آنجا، تشخیص اینکه کدام محتوا اصلاح شده و کدام اصلاح نشده است، آسان است.

به لطف این ابتکار، فرآیند ارائه اسناد پشتیبان ضمیمه گزارش، علمی و شفاف می‌شود. دریافت‌کننده گزارش اصلاح‌شده می‌تواند به راحتی «شواهد» اصلاح‌شده را بررسی کند که در مقایسه با فرآیند قدیمی، به بهبود بهره‌وری نیروی کار و کارایی کار حدود ۴۰ تا ۵۰ درصد کمک می‌کند. آقای کوان تأیید کرد: «این ابتکار نه تنها در زمینه بازرسی و کنترل داخلی، در سایر حوزه‌های بانک سیاست اجتماعی هونگ هوا نیز اعمال می‌شود و به نتایج قابل توجهی دست یافته است. در آینده، ما به تشویق و ایجاد انگیزه در کارکنان این واحد ادامه خواهیم داد تا برای ارائه ابتکارات مفید و به‌کارگیری آنها در عمل تلاش کنند تا عملیات بانک روز به روز توسعه یابد.»

نه تنها ابتکار فوق، بلکه در سال‌های اخیر، بسیاری از راهکارها و ابتکارات مسئولان و کارکنان بانک سیاست اجتماعی، ابداع و به طور گسترده به کار گرفته شده‌اند و به بانک سیاست اجتماعی استانی کمک کرده‌اند تا به طور مؤثرتری عمل کند. به لطف این پیشرفت‌ها، این واحد در اجرای اهداف مهم، مانند موارد زیر، به نتایج مثبتی دست یافته است: افزایش رشد مانده اعتبار، به حداقل رساندن بدهی‌های معوق و بدهی‌های معوق، و بهبود اثربخشی ارتباطات و مدیریت گروه‌های پس‌انداز و وام...

از طریق آن، وام‌های ترجیحی به موقع و مؤثر به خانوارهای فقیر و ذینفعان سیاست ارائه شده و از آنها برای سرمایه‌گذاری، توسعه اقتصاد و فرار پایدار از فقر حمایت شده است. ابتکارات خوب و مناسب، نیروی محرکه قوی ایجاد می‌کند و مسئولان و کارمندان را در کل سیستم بانک سیاست اجتماعی استانی ترغیب می‌کند تا دائماً نوآوری کنند و برای مشارکت تلاش کنند.

تروک فونگ

منبع: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/