دیجیتالی کردن سوابق - کوتاه کردن زمان، افزایش کارایی

در مرکز خدمات عمومی استان، روند دریافت و انجام مراحل اداری در مقایسه با گذشته تغییرات قابل توجهی داشته است. از مرحله راهنمایی اولیه، شهروندان می‌توانند کدهای QR نمایش داده شده عمومی را اسکن کنند تا مراحل، مدارک مورد نیاز، زمان پردازش و هزینه‌های مربوطه را جستجو کنند. سیستم نوبت‌دهی خودکار، ازدحام و زمان انتظار را کاهش می‌دهد و یک محیط تراکنش اداری مدرن و متمدن ایجاد می‌کند.

مقامات مرکز خدمات اداری عمومی کمون خونگ لائو، ساکنان را در استفاده از کدهای QR برای جستجوی روند حل و فصل مراحل اداری راهنمایی می‌کنند.

مقامات این مرکز مرتباً به شهروندان در ارسال درخواست‌های آنلاین از طریق پورتال خدمات عمومی ملی یا درخواست شناسایی الکترونیکی VNeID کمک می‌کنند. به لطف ارتباط با پایگاه داده ملی جمعیت و سیستم‌های تخصصی، بسیاری از اطلاعات شخصی به طور خودکار همگام‌سازی شده‌اند و نیاز شهروندان به ارسال مجدد اسناد موجود در سیستم را به حداقل رسانده‌اند. رویه‌های مربوط به اقامت، کارت‌های شناسایی شهروندی، بیمه، برق و غیره، همگی از داده‌های الکترونیکی استفاده می‌کنند. این امر نیاز شهروندان به حمل چندین سند مانند قبل را از بین می‌برد و نیاز به ارسال مکرر اسناد را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

آقای نگوین دوی سی، ساکن منطقه مسکونی شماره ۱۸ (بخش تان فونگ)، گفت: «وقتی برای تمدید کارت شناسایی شهروندی‌ام به دلیل انقضای آن مراجعه کردم، فقط لازم بود اطلاعات شخصی‌ام را ارائه دهم تا مأمور در پایگاه داده الکترونیکی جستجو کند. کل فرآیند سریع و کارآمد بود و دیگر مجبور نبودم مانند قبل از بسیاری از اسناد کپی بگیرم و آنها را محضری کنم.»

مرکز خدمات عمومی استان همچنین پرداخت آنلاین انواع مختلف هزینه‌ها و کارمزدهای اداری را ترویج می‌دهد. شهروندان می‌توانند با اسکن کدهای QR در پیشخوان تراکنش یا روی دستگاه‌های تلفن همراه خود، از حساب‌های VNeID یا سایر روش‌های پرداخت الکترونیکی خود برای انجام تعهدات مالی خود استفاده کنند. به گفته خانم وو تی های، کارمند دولت در وزارت صنعت و تجارت، راهنمایی شهروندان برای ورود به حساب‌های شناسایی الکترونیکی، ارسال اسناد و انجام پرداخت‌های آنلاین به یک فرآیند آشنا تبدیل شده است. وقتی همه اسناد دیجیتالی می‌شوند، پردازش بین سازمان‌ها هماهنگ و سریع‌تر می‌شود و حجم کار مسئولان کاهش می‌یابد و کارایی هماهنگی بین سازمانی بهبود می‌یابد.

مقامات شرکت برق لای چائو، ساکنان را در مراحل اداری در مرکز خدمات عمومی استان راهنمایی می‌کنند.

نه تنها در سطح استانی، بلکه دیجیتالی کردن سوابق و اسناد در سطح مردمی نیز مؤثر بوده است. در مرکز خدمات عمومی در کمون خونگ لائو، ۱۰۰٪ از مقامات و کارمندان دولت امضاهای دیجیتال دریافت کرده‌اند و در انجام کارهای خود از آن استفاده می‌کنند. در آوریل ۲۰۲۶، این مرکز ۳۶۱ درخواست رویه اداری دریافت کرد که ۳۳۹ مورد آن به صورت آنلاین ارسال شده بود. نرخ دیجیتالی شدن به ۸۴.۵٪ رسید. نکته قابل توجه این است که میزان رضایت شهروندان در حل و فصل رویه‌های اداری به ۱۰۰٪ رسید.

آقای لی کووک هوی، کارمند دولت در مرکز خدمات عمومی کمون خونگ لائو، گفت: «پیش از این، بسیاری از اسناد باید روی کاغذ چاپ، مستقیماً امضا و سپس از طریق بسیاری از بخش‌های تخصصی ارسال می‌شدند که باعث اتلاف وقت و هزینه‌های چاپ می‌شد. با استفاده از امضاهای دیجیتال، اسناد مستقیماً در سیستم الکترونیکی تأیید و امضا می‌شوند. در نتیجه، زمان پردازش رویه‌ها به طور قابل توجهی کوتاه شده است و همه اسناد به طور همزمان در سیستم اطلاعاتی برای رسیدگی به رویه‌های اداری در تمام سطوح به‌روزرسانی می‌شوند.»

بر اساس این گزارش، از ابتدای سال تاکنون، کل استان 37110 درخواست آنلاین را پردازش کرده است که به 76.92٪ رسیده است. تنها در چهار ماه اول، سازمان‌ها و واحدها 62723 درخواست دریافت کرده‌اند که از این تعداد 56373 درخواست به صورت آنلاین ارسال شده است که 93.37٪ را تشکیل می‌دهد. نکته قابل توجه این است که از مجموع 60342 درخواست پردازش شده، 59809 درخواست به موقع یا زودتر از موعد پردازش شده‌اند که به نرخ 99.08٪ می‌رسد. نرخ درخواست‌های معوقه تنها 0.92٪ بوده است.

این استان در ادامه‌ی افزایش اثربخشی تحول دیجیتال، در دوره‌ی آتی بر بهبود زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و ارتقای مهارت‌های دیجیتال برای مقامات و کارمندان دولت در مراکز خدمات عمومی در تمام سطوح تمرکز خواهد کرد. همزمان، ارتباطات را تقویت کرده و جنبش «سواد دیجیتال برای مردم» را اجرا خواهد کرد و به مردم کمک خواهد کرد تا به تدریج به استفاده از خدمات عمومی آنلاین عادت کنند. انتظار می‌رود حفظ و گسترش دیجیتالی کردن سوابق و اسناد، پایه محکمی برای ایجاد یک دولت دیجیتال، ترویج تحول دیجیتال جامع و حرکت به سمت یک مدیریت مدرن، حرفه‌ای و شفاف ایجاد کند که به طور فزاینده‌ای نیازهای مردم را بهتر برآورده می‌کند.

منبع: https://baolaichau.vn/chinh-polit/so-hoa-ho-so-rut-ngan-thoi-gian-tang-hieu-qua-525923