از یک «مرکز خدمات یکپارچه» تا یک سیستم «بدون کارمند».

VHO - دفاتر زائد پس از ادغام و ساده‌سازی، جابجایی دستگاه‌های اداری دولتی پس از تجدید ساختار... از مسائل مبرم پیش روی مناطق هستند. یکی از راه‌حل‌های مورد بررسی، استفاده از فناوری دیجیتال در دفاتر اداری است، الزامی دیرینه که اجرای آن به کندی صورت گرفته است.

خدمات عمومی... بدون کارمند.

یک مرکز خدمات جامع برای مدیریت عمومی می‌تواند با نصب صفحات نمایش کامپیوتری و نرم‌افزار هوش مصنوعی، نیاز به کارکنان حضوری را از بین ببرد.

وقتی شهروندان و مشاغل مراحل اداری را طی می‌کنند، فقط باید مدارک شناسایی خود را از طریق اسکنر ارائه دهند و نرم‌افزار هوش مصنوعی آنها را برای ادامه مراحل ثبت نام، درخواست اسکن اسناد مربوطه و غیره تشخیص می‌دهد.

این فرآیند کنترل شامل دریافت درخواست‌های شهروندان و انجام ممیزی‌های پس از آن است؛ شهروندان فقط باید اظهارات خود را تأیید و مسئولیت آن را بر عهده بگیرند.

آقای لونگ نگوک توان، متخصص فناوری اطلاعات (IT) و تحول دیجیتال در شهر هوشی مین ، اظهار داشت که این مرحله از کار با هوش مصنوعی اساساً 60 درصد از نیازهای رویه‌ای افراد را حل می‌کند.

شهروندان کدهای QR را اسکن می‌کنند تا هزینه‌های مربوط به مراحل اداری را در مرکز خدمات «یک مرحله‌ای» پرداخت کنند.

فقط رویه‌هایی که پیچیدگی دارند، اسناد مربوطه مفقود شده‌اند یا نیاز به تأیید متخصصان بخش دارند، نیاز به تماس تلفنی یا پیامکی با فرد مسئول دارند. در نهایت، اگر موضوع خیلی پیچیده باشد، متخصص مدیریت جلسه‌ای را با شهروند ترتیب می‌دهد.

عملیات اداری پشتیبانی‌شده توسط هوش مصنوعی بسیار ساده و کارآمد خواهد بود و از جنبه‌های منفی ارتباط حضوری جلوگیری می‌کند. مراکز خدمات اداری عمومی نیز به طور قابل توجهی حجم کار خود را کاهش می‌دهند و به دفاتری «عاری از انسان» تبدیل می‌شوند و در نتیجه هزینه‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهند.

آقای لونگ نگوک توان ارزیابی کرد: «اکنون که شرایط متفاوت است، سازمان‌های اداری باید این موضوع را مورد بررسی مجدد قرار دهند. آن‌ها می‌توانند هوش مصنوعی را در سطح بالاتری به کار گیرند و نرم‌افزارهای بیشتری را در خدماتی که مردم استفاده می‌کنند، مانند اشتراک تلویزیون کابلی و بسته‌های اینترنت فیبر نوری، ادغام کنند تا مردم بتوانند از خانه ثبت‌نام و مراحل اداری را انجام دهند.»

به گفته تیم مشاوره فناوری اتحادیه جوانان شهر هوشی مین، راهکارهای هوش مصنوعی یک الزام اساسی در فرآیند تحول دیجیتال ادارات دولتی است.

سطوح اداری استانی و شهری باید از این منظر به دیجیتالی شدن نزدیک شوند و با به‌کارگیری برنامه‌های هوشمند هوش مصنوعی، زمان صرف‌شده در رویه‌ها را کاهش دهند، بررسی‌ها و مراحل تأیید اضافی را به حداقل برسانند و از همه مهم‌تر، ناراحتی شهروندانی را که پشتیبانی کافی دریافت نمی‌کنند، کاهش دهند.

خدمات عمومی خودکار راهی برای ساده‌سازی رویه‌های اداری و افزایش ابتکار عمل و خوداتکایی شهروندان است؛ اگر شهروندان مطمئن نیستند، می‌توانند این را با استخدام خدمات پشتیبانی خصوصی ترکیب کنند.

افزایش بهره‌وری در ارائه خدمات به مردم.

به گفته مشاوران، امروزه تعداد زیادی از مردم، به ویژه در مناطق شهری، صاحب تلفن‌های هوشمند هستند، ابزاری که امکان تعامل آسان با هوش مصنوعی را فراهم می‌کند.

بنابراین، با سیاست‌هایی که استفاده از برنامه‌های هوش مصنوعی ادغام‌شده در نرم‌افزارهای مدیریت اداری از طریق تلفن‌های همراه را تشویق و هدایت می‌کنند، مردم خیلی سریع با محیط دیجیتال خدمات عمومی سازگار خواهند شد.

به ویژه با سیاست ارتقای مسئولیت مدنی شهروندان، از طریق ارتقای تأیید هویت با کارت شناسایی ملی که دولت مرکزی در حال هدایت آن است، مسئولیت‌ها و تعهدات شهروندان به طور فزاینده‌ای شفاف می‌شود.

ظهور دفاتر «بدون پرسنل» هنگام پیاده‌سازی فناوری دیجیتال ، باعث صرفه‌جویی بیشتر در زمان و تلاش می‌شود و نیاز به «اثبات خود» به مقامات را از بین می‌برد و در نتیجه کارایی مدیریت دولتی را به طور کامل بهبود می‌بخشد.

به همین ترتیب، برای کسب‌وکارها، دیجیتالی شدن از طریق ادغام هوش مصنوعی، زمان لازم برای انجام مراحل ثبت نام لازم را کوتاه می‌کند، که عمدتاً مستلزم خوداظهاری کسب‌وکارها و پذیرش مسئولیت فعالیت‌های تجاری و سرمایه‌گذاری آنها در برابر مقامات و قانون است.

بنابراین، کسب‌وکارها از انتظار منفعلانه برای دریافت مجوزها و پروانه‌ها از مقامات، به ثبت و انجام فعالیت‌های تجاری به صورت فعال تغییر رویه خواهند داد.

فعالیت‌های سرمایه‌گذاری شرکت‌ها، به‌ویژه در مورد تعهدات مالیاتی و مسئولیت اجتماعی، شفاف‌تر خواهد شد. بخش‌های منابع انسانی در کسب‌وکارها، مانند حسابداری و کنترل شرکت، به‌طور فزاینده‌ای ساده و کارآمد خواهند شد.

به گفته آقای لونگ نگوک توان، مانع اصلی دیجیتالی شدن و پیشرفت کاربرد هوش مصنوعی در دفاتر اداری امروز این است که آیا ظرفیت و آگاهی کارکنان و کارمندان دولت می‌تواند با این پیشرفت همگام شود یا خیر.

این موضوع در واقع توسط دولت مرکزی از طریق سیاست‌هایی مانند ساده‌سازی مدیریت، ادغام مناطق و ارتقای جایگاه واحدهای اداری مردمی ترویج می‌شود.

بنابراین، کارمندان دولت در استان‌ها، شهرها و وزارتخانه‌ها باید مسئولیت خود را در قبال مطالعه و بهبود خود به روشنی تشخیص دهند و قاطعانه طرز فکر خود را به سمت «خدمت به جای مدیریت» تغییر دهند.

وقتی این روحیه به طور کامل درک شود، دستگاه اداری در سطح محلی تغییر خواهد کرد، هم ساده و هم انعطاف‌پذیر می‌شود، در حالی که با الزامات عملی خاص هماهنگ است و برای منفعت مردم کار می‌کند.

زمانی که فناوری دیجیتال در دستگاه اداری نفوذ کند، ادارات دولتی دیگر محدود به دفتر مرکزی خود نخواهند بود و همچنین به قانون «۸ ساعت طلایی» نیز پایبند نخواهند بود. در عوض، آنها فعال و انعطاف‌پذیر خواهند بود و تضمین می‌کنند که هر فرد وظایف خود را برای خدمت به مردم به بهترین شکل انجام دهد. این معیار حیاتی ساده‌سازی اداری است.

منبع: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/tu-mot-cua-den-khong-nguoi-145482.html