Instructions sur l'utilisation des chatbots IA pour assister les fonctionnaires et agents de la fonction publique dans leur travail.

Image illustrative. (Source : Ministère des Sciences et de la Technologie )

Afin de remplir sa fonction de gestion étatique de la recherche scientifique , du développement technologique et de l'innovation, et de répondre aux exigences pratiques de l'application de la technologie de l'intelligence artificielle (IA) dans les agences étatiques, le ministère des Sciences et de la Technologie a publié des lignes directrices sur certains principes généraux pour les fonctionnaires, les employés du secteur public et les travailleurs des agences étatiques utilisant de grands modèles de langage (chatbots IA) à des fins professionnelles.

Ce guide vise à fournir aux fonctionnaires, aux employés du secteur public et aux travailleurs des agences gouvernementales des principes généraux et faciles à comprendre pour utiliser les grands modèles de langage (chatbots d'IA) afin de soutenir leur travail de manière efficace et sûre.

Les organisations et les services qui souhaitent utiliser des chatbots d'IA dans leurs activités sont invités à consulter ce document et à l'utiliser pour le mettre en œuvre et le diffuser en interne, en fonction de leurs besoins spécifiques. Ce document contribue à garantir une utilisation sûre de l'IA et des avantages concrets.

Le directeur général Mai Xuan Thanh, accompagné du vice-président du Comité populaire de Hanoï , Ha Minh Hai, du directeur général adjoint Vu Manh Cuong, de la présidente de l'Association vietnamienne de conseil fiscal, Nguyen Thi Cuc, et du directeur adjoint du département des impôts de Hanoï, Phan Tien Hoa, a procédé à la cérémonie de lancement de l'application « Assistant virtuel d'aide aux contribuables ».

Le ministère des Sciences et des Technologies énonce clairement les principes suivants concernant la fourniture de données et l'utilisation des chatbots d'IA : aucune donnée ni aucun document classé secret d'État, ni aucune information sensible telle que des données personnelles, des documents internes ou des données susceptibles de porter atteinte à la sécurité ou à l'organisation, ne doit être communiqué au chatbot d'IA. Il convient de s'assurer que les données ou informations fournies au chatbot d'IA ne contreviennent pas aux traditions historiques, à la culture, à l'éthique, à la géographie, aux opinions politiques, à la souveraineté territoriale ni aux coutumes du Vietnam. De plus, aucun contenu portant atteinte aux droits d'auteur, aux droits de propriété intellectuelle ou à tout autre droit connexe ne doit être utilisé.

Lors de l'utilisation de chatbots IA, évitez de créer des comptes avec des identifiants ou mots de passe identiques à ceux de vos comptes officiels (messagerie professionnelle, systèmes internes, etc.) afin de garantir la sécurité des informations. Utilisez les chatbots IA avec prudence, efficacité et responsabilité. Avant toute utilisation, vérifiez et évaluez attentivement les résultats fournis par le chatbot. Assurez-vous que les informations sont exactes, pertinentes dans le contexte professionnel et qu'elles n'entraînent ni malentendus ni erreurs lors de leur application. Ne vous fiez pas entièrement aux chatbots IA ; combinez leur utilisation avec vos connaissances et votre expérience personnelles pour prendre des décisions éclairées.

Il est nécessaire, pour les agences et les unités, de diffuser l'information et de former les responsables, les fonctionnaires et les employés à l'utilisation des chatbots d'IA, en fonction de leurs fonctions, de leurs attributions, de leurs pouvoirs et de leurs spécificités. L'accent doit être mis sur la cybersécurité.

La responsabilité de l'utilisation des chatbots IA incombe au responsable de l'agence ou de l'organisation. Ce dernier est chargé de la gestion et de la sécurité du compte du chatbot ; en cas de compromission ou d'usurpation du compte de l'agence ou de l'unité, celle-ci doit en informer l'unité de déploiement des chatbots IA afin que des mesures soient prises sans délai.

La gestion des accès et des autorisations dans les chatbots IA doit être cohérente avec les fonctions, les tâches et l'autorité des participants utilisant le chatbot IA.

Lorsque des fonctionnaires, agents de la fonction publique ou employés du secteur public démissionnent ou sont mutés à un autre poste, l'agence ou l'unité doit récupérer la clé de sécurité (le cas échéant) ou supprimer le compte utilisateur du chatbot IA afin de garantir la sécurité et une gestion stricte.

Constituez progressivement votre propre base de connaissances, puis mettez en place des chatbots spécialisés pour servir les opérations de votre agence ou unité.

Il convient de surveiller et d'évaluer régulièrement et rapidement l'utilisation des chatbots d'IA par les responsables, les fonctionnaires et les employés placés sous leur autorité. L'unité déployant le chatbot d'IA est chargée de fournir des manuels d'utilisation détaillés et un soutien technique régulier afin de garantir une utilisation fluide et sécurisée.

Les fonctionnaires et employés doivent gérer eux-mêmes et assumer la responsabilité de la protection des informations personnelles déclarées sur les plateformes et systèmes d'information de l'agence ou de l'unité ; ils ne doivent pas divulguer leurs identifiants de connexion ni établir de connexions non autorisées entre les plateformes et systèmes d'information de l'agence et le chatbot d'IA.

Lorsque vous utilisez des chatbots en général, et des chatbots IA en particulier, sur des points d'accès Internet publics, ne sauvegardez absolument pas vos mots de passe. Ne communiquez aucune donnée personnelle, information d'identité ou autre information sensible vous concernant ou concernant autrui au chatbot IA. N'utilisez pas les chatbots en général, et les chatbots IA en particulier, à des fins illégales, contraires aux bonnes mœurs, ou pour des activités telles que le piratage informatique, la création de deepfakes ou la fraude.

Au cours du processus de mise en œuvre, si des difficultés, des obstacles ou des problèmes majeurs surviennent lors de l'utilisation de chatbots IA, les agences et les unités doivent contacter le Département national de la transformation numérique du ministère des Sciences et de la Technologie pour obtenir de l'aide.

Le ministère des Sciences et des Technologies développerait un programme national de transformation par l'IA afin d'appliquer l'IA dans tous les domaines et de construire une infrastructure informatique partagée dédiée à l'IA.

Le programme national de transformation par l'IA doit refléter une approche « nationale » et « globale », visant à ce que chaque citoyen et fonctionnaire dispose d'un assistant virtuel.

En conséquence, la date limite pour soumettre le Programme national de transformation de l'IA au Premier ministre en vue de sa promulgation est fixée à mai 2025, et un assistant virtuel doit être mis à la disposition des citoyens d'ici novembre 2025.