Instructions pour l'utilisation du chatbot IA pour soutenir les fonctionnaires et les agents de l'État dans leur travail

Photo d'illustration. (Source : Ministère des Sciences et de la Technologie )

Dans le cadre de la fonction de gestion étatique des activités de recherche scientifique , de développement technologique et d'innovation, répondant aux exigences pratiques de l'application de la technologie de l'intelligence artificielle (IA) dans les agences de l'État, le ministère des Sciences et de la Technologie a publié des lignes directrices sur un certain nombre de principes généraux à l'intention des fonctionnaires, des employés publics et des employés des agences de l'État utilisant de grands modèles linguistiques (chatbots IA) pour leur travail.

Le document d’orientation vise à fournir des principes généraux et faciles à comprendre aux fonctionnaires, aux employés publics et aux travailleurs des agences d’État pour utiliser de grands modèles linguistiques (chatbots IA) afin de soutenir leur travail de manière efficace et sûre.

Les agences et unités devant utiliser des chatbots d'IA dans leur travail sont encouragées à prendre l'initiative d'apprendre et d'utiliser ce document afin de le déployer et de le diffuser au sein de leurs organisations de manière adaptée à la réalité. Ce document contribue à garantir la sécurité des applications d'IA et à apporter des avantages concrets.

Le directeur général Mai Xuan Thanh, le vice-président du Comité populaire de Hanoi Ha Minh Hai et le directeur général adjoint Vu Manh Cuong, la présidente de l'Association vietnamienne de conseil fiscal Nguyen Thi Cuc, le directeur adjoint du département des impôts de Hanoi Phan Tien Hoa ont procédé à la cérémonie de lancement de l'application « Assistant virtuel pour aider les contribuables »

Le ministère des Sciences et des Technologies a déclaré que le principe de communication de données et d'utilisation des chatbots IA est le suivant : ne pas partager sur les chatbots IA de données ou de documents classés secrets d'État, ni d'informations sensibles telles que des informations personnelles, des documents internes ou des données susceptibles de compromettre la sécurité de l'organisation. Veiller à ce que les données ou informations fournies aux chatbots IA ne portent pas atteinte à la souveraineté historique, culturelle, éthique, géographique, politique, territoriale ou aux coutumes du Vietnam. De même, s'abstenir d'utiliser des contenus violant les droits d'auteur, les droits de propriété intellectuelle ou autres droits connexes.

Lorsque vous utilisez des chatbots IA, évitez de créer des comptes dont les noms ou mots de passe sont identiques à ceux de vos comptes officiels (comptes de messagerie professionnels, systèmes internes, etc.) afin de garantir la sécurité des informations. Utilisez les chatbots IA avec prudence, efficacité et responsabilité. Vérifiez et évaluez attentivement les résultats fournis par les chatbots IA avant de les utiliser. Assurez-vous que les informations sont exactes, adaptées au contexte professionnel et qu'elles ne génèrent ni malentendus ni erreurs. Ne vous fiez pas entièrement aux chatbots IA, mais combinez-les avec vos connaissances et votre expérience personnelles pour prendre des décisions.

Pour les agences et unités, il est nécessaire de diffuser et d'orienter les cadres, les fonctionnaires, les employés et les travailleurs vers l'utilisation des chatbots IA, conformément à leurs fonctions, tâches, pouvoirs et caractéristiques. Il est particulièrement important de veiller à la sécurité et à la sûreté du réseau.

La responsabilité de l'utilisation des chatbots IA incombe au responsable de l'agence ou de l'organisation. Il est responsable de la gestion et de la sécurisation des comptes utilisant les chatbots IA ; en cas de perte de contrôle ou de falsification du compte de l'agence ou de l'unité, l'agence ou l'unité doit en informer l'unité déployant le chatbot IA afin qu'elle intervienne rapidement.

La gestion et l’autorisation d’accès dans le chatbot IA doivent être cohérentes avec les fonctions, les tâches et les pouvoirs des participants utilisant le chatbot IA.

Lorsqu'un agent, un fonctionnaire ou un employé public quitte ou change d'emploi, l'agence ou l'unité doit révoquer la clé de sécurité (le cas échéant) ou annuler le compte utilisateur du chatbot AI pour garantir la sécurité et une gestion stricte.

Constituez progressivement votre propre base de connaissances, à partir de laquelle vous pourrez mettre en place des chatbots spécialisés pour servir les activités de votre agence ou unité.

Suivre régulièrement et comprendre rapidement l'utilisation des chatbots IA par les cadres, les fonctionnaires, les agents publics et les agents sous tutelle. L'unité chargée de la mise en œuvre des chatbots IA est chargée de fournir des instructions détaillées et un support technique régulier pour garantir un processus d'utilisation fluide et sécurisé.

Pour les cadres, les fonctionnaires, les employés publics et les travailleurs, il est nécessaire de s'autogérer et d'assumer la responsabilité de la protection des informations personnelles déclarées sur les plateformes et les systèmes d'information des agences et des unités ; de ne pas divulguer les comptes de connexion ou d'établir des connexions non autorisées aux plateformes et aux systèmes d'information des agences et des unités aux chatbots IA.

Lors de l'exploitation et de l'utilisation de chatbots en général, et de chatbots IA en particulier, sur des points d'accès Internet publics, n'activez absolument pas le mode de stockage des mots de passe. Ne fournissez pas de données personnelles, d'informations d'identité ni d'autres informations sensibles vous concernant ou concernant d'autres personnes aux chatbots IA. N'utilisez pas les chatbots en général, et les chatbots IA en particulier, à des fins illégales, contraires à la morale publique, ou pour des actes tels que le piratage, la création de deepfakes et la fraude.

Au cours du processus de mise en œuvre, si des difficultés, des problèmes ou des problèmes majeurs sont découverts lors de l'utilisation des chatbots IA, les agences et les unités doivent contacter le Département national de la transformation numérique du ministère des Sciences et de la Technologie pour obtenir de l'aide.

Il est connu que le ministère des Sciences et de la Technologie élabore un programme national de transformation de l’IA pour appliquer l’IA dans tous les domaines ; en construisant une infrastructure informatique d’IA partagée.

Le programme national de transformation de l'IA doit s'inscrire dans une démarche globale et inclusive. L'objectif est que chaque citoyen et chaque fonctionnaire dispose d'un assistant virtuel.

En conséquence, la date limite pour soumettre le programme national de transformation de l'IA au Premier ministre est mai 2025 et d'ici novembre 2025, il doit y avoir un assistant virtuel pour les personnes.