Les comptables, les ressources humaines et les employés doivent le savoir

Si un employé prend 14 jours ouvrables ou plus sans solde au cours d'un mois, doit-il payer les cotisations sociales, l'assurance maladie, l'assurance chômage et déclarer une réduction du nombre d'employés ? – Lectrice Thuy Anh

Người lao động nghỉ việc 14 ngày trở lên: Kế toán, nhân sự, NLĐ cần biết

Quelques points à savoir lorsque des employés sont en congé pendant 14 jours ou plus. (Source Internet)

Les employés qui sont en arrêt de travail pendant 14 jours ou plus doivent-ils payer des cotisations sociales, une assurance maladie et une assurance chômage ?

Conformément aux dispositions des clauses 4, 5 et 6 de l'article 42 de la décision 595/QD-BHXH du 14 avril 2017, en cas d'absence d'un salarié pendant 14 jours ou plus :

- Cas 1 : Si un employé prend 14 jours ouvrables ou plus de congé au cours d'un mois et continue de recevoir un salaire versé par l'employeur, l'employé et l'employeur doivent payer l'assurance sociale et l'assurance maladie conformément à la réglementation.

- Cas 2 : Si un employé prend un congé de maladie de 14 jours ouvrables ou plus dans un mois, l'employé et l'employeur n'ont pas à payer d'assurance sociale et d'assurance maladie ; mais l'employé bénéficiera toujours des prestations d'assurance maladie.

- Cas 3 : Si une employée prend un congé de maternité de 14 jours ouvrables ou plus au cours d’un mois, l’employée et l’employeur doivent :

+ Pas besoin de cotiser à l'assurance sociale ; mais cette période est tout de même comptabilisée comme période de cotisation à l'assurance sociale pour le calcul des prestations d'assurance sociale des salariés.

+ Vous n'aurez pas besoin de payer d'assurance maladie, car l'organisme de sécurité sociale prendra en charge l'assurance maladie des employés.

- Cas 4 : Si un employé est absent du travail et ne reçoit pas de salaire pendant 14 jours ouvrables ou plus au cours d'un mois, l'employé et l'employeur n'ont pas à payer d'assurance sociale ; cette période n'est pas prise en compte pour le calcul des prestations d'assurance sociale de l'employé.

Les employés absents pendant 14 jours ou plus doivent-ils déclarer une réduction des effectifs ?

Conformément aux dispositions des clauses 4, 5 et 6 de l’article 42 de la décision 595/QD-BHXH du 14 avril 2017 :

Les salariés qui ne travaillent pas et ne perçoivent pas de salaire pendant 14 jours ouvrables ou plus au cours d'un mois ne cotisent pas à la sécurité sociale pour ce mois. Cette période n'est pas prise en compte pour le calcul des prestations sociales.

- Les salariés qui prennent un congé maladie de 14 jours ouvrables ou plus par mois, conformément aux dispositions de la loi sur l'assurance sociale, ne sont pas tenus de payer l'assurance sociale, l'assurance maladie, l'assurance chômage, l'assurance accidents du travail et l'assurance maladies professionnelles, mais ont toujours droit aux prestations d'assurance maladie.

Si une salariée prend un congé maternité de 14 jours ouvrables ou plus au cours d'un même mois, l'employeur et la salariée sont exonérés de cotisations sociales, d'assurance chômage, d'assurance accidents du travail et d'assurance maladies professionnelles. Cette période est considérée comme une période de versement des cotisations sociales, et non comme une période de versement de l'assurance chômage. L'organisme de sécurité sociale prend en charge l'assurance maladie de la salariée.

En outre, conformément aux dispositions de la décision 896/QD-BHXH de 2021, les entreprises doivent déclarer les augmentations, les diminutions et les ajustements des cotisations d'assurance sociale, d'assurance maladie, d'assurance chômage, d'assurance accidents du travail et d'assurance maladies professionnelles dans les cas suivants :

- Augmenter la main-d'œuvre nouvelle ;

- Rapport sur la réduction de la main-d'œuvre en cas de déménagement des employés ; démission, résiliation des contrats de travail ;

- Déclarer la réduction due aux prestations d'assurance sociale (retraite, réserve, maladie, maternité) ;

- Signaler une réduction due à un congé sans solde, à une suspension de contrat de travail ou à une suspension de travail sans rémunération pendant 14 jours ouvrables ou plus dans un mois ;

- Ajustement des cotisations sociales (les salariés modifient leur salaire de cotisation sociale).

Ainsi : si un employé ne travaille pas, ne perçoit pas de salaire ou prend un congé maladie ou un congé maternité pendant 14 jours ouvrables ou plus au cours d'un mois, l'entreprise doit déclarer une réduction de ses effectifs pour éviter de payer les cotisations sociales pour ce mois.

Si un employé ne travaille pas, ne perçoit pas de salaire ou prend un congé maladie ou un congé maternité de moins de 14 jours ouvrables par mois, l'entreprise n'est pas tenue de déclarer une réduction de ses effectifs et continue de cotiser à l'assurance sociale conformément à la réglementation.

Quels principes doivent être respectés lors du versement des salaires aux employés absents du travail pendant 14 jours ou plus ?

Conformément à l'article 94 du Code du travail de 2019, les employeurs sont tenus de verser les salaires directement, intégralement et à temps aux salariés. Si le salarié ne peut percevoir son salaire directement, l'employeur peut le verser à une personne dûment mandatée par ce dernier.

Les employeurs ne doivent pas restreindre ni entraver le droit des employés de décider comment dépenser leur salaire ; ils ne doivent pas obliger les employés à dépenser leur salaire pour acheter des biens ou utiliser les services de l'employeur ou d'autres entités désignées par celui-ci.

Source