Les comptables, les ressources humaines et les employés doivent savoir

Si un employé prend 14 jours de congé ou plus sans salaire dans un mois, doit-il payer des cotisations d'assurance sociale, d'assurance maladie, d'assurance chômage et signaler une réduction du nombre d'employés ? - Lecteur Thuy Anh

Người lao động nghỉ việc 14 ngày trở lên: Kế toán, nhân sự, NLĐ cần biết

Quelques points à connaître lorsque les employés sont absents du travail pendant 14 jours ou plus. (Source Internet)

Les employés qui sont absents du travail pendant 14 jours ou plus doivent-ils payer des cotisations d'assurance sociale, d'assurance maladie et d'assurance chômage ?

Conformément aux dispositions des clauses 4, 5 et 6 de l'article 42 de la décision 595/QD-BHXH du 14 avril 2017, dans le cas où un employé est absent du travail pendant 14 jours ou plus :

- Cas 1 : Si un salarié prend 14 jours ouvrables ou plus de congés au cours d'un mois et reçoit néanmoins un salaire versé par l'employeur, le salarié et l'employeur doivent payer les cotisations d'assurance sociale et d'assurance maladie conformément à la réglementation.

- Cas 2 : Si un employé prend un congé de maladie pendant 14 jours ouvrables ou plus dans un mois, l'employé et l'employeur ne sont pas tenus de payer les cotisations d'assurance sociale et d'assurance maladie ; mais l'employé bénéficiera toujours des prestations d'assurance maladie.

- Cas 3 : Si une salariée prend un congé de maternité de 14 jours ouvrables ou plus dans un mois, la salariée et l'employeur doivent :

+ Il n’est pas nécessaire de payer d’assurance sociale ; mais cette période est toujours comptée comme période de participation à l’assurance sociale pour calculer les prestations d’assurance sociale pour les employés.

+ Il n’est pas nécessaire de payer une assurance maladie, mais l’agence d’assurance sociale paiera l’assurance maladie des employés.

- Cas 4 : Si un salarié est absent du travail et ne reçoit pas de salaire pendant 14 jours ouvrables ou plus dans un mois, le salarié et l'employeur ne sont pas tenus de payer les cotisations d'assurance sociale ; cette période n'est pas comptabilisée pour les prestations d'assurance sociale du salarié.

Les salariés absents pendant 14 jours ou plus doivent-ils déclarer une réduction d’effectifs ?

Conformément aux dispositions des articles 4, 5 et 6 de l'article 42 de la décision 595/QD-BHXH du 14 avril 2017 :

Les salariés qui ne travaillent pas et ne perçoivent pas de salaire pendant 14 jours ouvrables ou plus par mois ne cotisent pas à la sécurité sociale pour ce mois. Cette période n'est pas prise en compte pour le calcul des prestations sociales.

- Les salariés qui prennent un congé de maladie de 14 jours ouvrables ou plus par mois conformément aux dispositions de la loi sur l'assurance sociale ne sont pas tenus de payer l'assurance sociale, l'assurance maladie, l'assurance chômage, l'assurance accidents du travail et l'assurance maladies professionnelles, mais ont toujours droit aux prestations d'assurance maladie.

Si une salariée prend un congé maternité de 14 jours ouvrables ou plus par mois, ni l'employeur ni la salariée ne sont tenus de payer les cotisations de sécurité sociale, d'assurance chômage, d'assurance accidents du travail et d'assurance maladies professionnelles. Cette période est considérée comme la période de cotisation de sécurité sociale, et non celle de l'assurance chômage, et l'assurance maladie de la salariée est prise en charge par l'organisme de sécurité sociale.

En outre, conformément aux dispositions de la décision 896/QD-BHXH de 2021, les entreprises doivent déclarer les augmentations, les diminutions et les ajustements des cotisations d'assurance sociale, d'assurance maladie, d'assurance chômage, d'assurance accidents du travail et maladies professionnelles dans les cas suivants :

- Augmenter la nouvelle main d'oeuvre ;

- Rapport sur la réduction de l'effectif en cas de départ des salariés, de démission, de résiliation des contrats de travail, de contrats de travail ;

- Rapport de réduction en raison de prestations d'assurances sociales (retraite, réservation, maladie, maternité) ;

- Déclarer une réduction en raison d'un congé sans solde, d'une suspension du contrat de travail ou d'une suspension de travail sans salaire pendant 14 jours ouvrables ou plus dans un mois ;

- Ajustement des cotisations sociales (les salariés modifient leur salaire de cotisations sociales).

Ainsi : Dans le cas où un employé ne travaille pas, ne reçoit pas de salaire ou prend un congé de maladie ou de maternité pendant 14 jours ouvrables ou plus dans un mois, l'entreprise doit déclarer une réduction d'effectifs pour éviter de payer les cotisations d'assurance sociale pour ce mois.

Si un employé ne travaille pas, ne reçoit pas de salaire ou prend un congé de maladie ou de maternité pendant moins de 14 jours ouvrables par mois, l'entreprise n'a pas besoin de déclarer une réduction des effectifs et participe toujours à l'assurance sociale conformément à la réglementation.

Quels principes doivent être suivis lors du versement des salaires aux employés qui sont absents du travail pendant 14 jours ou plus ?

Conformément à l'article 94 du Code du travail de 2019, les employeurs sont tenus de verser le salaire directement, intégralement et ponctuellement aux salariés. Si le salarié ne peut percevoir son salaire directement, l'employeur peut le verser à une personne légalement autorisée par le salarié.

Les employeurs ne doivent pas restreindre ni entraver le droit des employés à décider comment dépenser leur salaire; ils ne doivent pas forcer les employés à dépenser leur salaire pour acheter des biens ou utiliser des services de l'employeur ou d'autres unités désignées par l'employeur.

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