רפורמה בהליכים מנהליים, תוך שימוש בטכנולוגיה ככלי מרכזי

לאחרונה, המדינה כולה משקיעה מאמצים למימוש מנהל ציבורי ושקוף בצעדים מוצקים, תוך התמקדות בטרנספורמציה דיגיטלית; שינוי דרסטי של אופן השירות לאנשים ולעסקים בעידן החדש, תרומה לשיפור יעילות הניהול וקידום פיתוח חברתי -כלכלי.

על פי משרד המדע והטכנולוגיה , זוהי הדגמה חיה של היישום המעשי של החלטה מס' 57-NQ/TW בנושא פריצות דרך בפיתוח מדע וטכנולוגיה, חדשנות וטרנספורמציה דיגיטלית לאומית.

מהפרקטיקה המקומית

מחוז חאן הואה מקדם טרנספורמציה דיגיטלית בסוכנויות מנהליות, לקראת מנהל מודרני ויעיל, המשרת את הציבור והעסקים. לאחר המיזוג, המחוז רואה בכך משימה מרכזית לשיפור יעילות הניהול והפיתוח החברתי-כלכלי.

חאן הואה מגדיל את הצוות המקצועי ממחלקות וסניפים ועד למרכז השירות של המינהל הציבורי ולרמות הקהילות והרובעים כדי לעבד מסמכים.

מערכת משרד אלקטרוני עם כלי להערכת KPI, השוואת מסמכים אוטומטית מסייעת לחסוך זמן ולהפחית שגיאות. נהלים אדמיניסטרטיביים מקודדים QR, מה שמקל על אנשים לחפש ולהגיש מסמכים באופן מקוון. בנוסף, בינה מלאכותית, עוזרים חכמים וניתוח נתונים מיושמים באופן נרחב לשיפור היעילות.

מרכז השירותים למנהל הציבורי במחוז חאן הואה (2 מתקנים בעיר נה טראנג ובמחוז פאן ראנג) פועל תחת המודל של "יעד אחד - שירותים רבים", ומטפל בהליכים רבים בנושאי קרקעות, רישום משקי בית, עניינים פנימיים, בנייה, מיסים...

המרכז אוסף משאבי אנוש מ-16 מחלקות וסניפים, מעבד רשומות ישירות ותומך ברמות הקהילה והמחלקה ביישום סביבה מקוונת.

במקביל, המרכז מתאם עם משטרת המחוז ועם חברת התקשורת חאן הואה כדי להבטיח את אבטחת המידע; ועם איגוד הנוער המחוזי כדי לארגן חברי איגוד ובני נוער להדריך אנשים.

לדברי יו"ר ועדת העם המחוזית חאן הואה, טראן קווק נאם, תנועות כמו "יום ללא נייר" ו"שבוע עבודה ללא מסמכי נייר" (15 ביולי - 15 באוגוסט 2025) הושקו במטרה לבנות "ממשלה ללא נייר". נכון להיום, 100% מהמסמכים של המחוז חתומים דיגיטלית ומונפקים באופן מקוון (למעט מסמכים חסויים).

בקאן טו, הממשלה המקומית יישמה בנחישות גם הליכים מנהליים "לא טריטוריאליים", המאפשרים לאנשים לבצע הליכים בכל מרכז מנהלי ציבורי, ללא קשר למקום מגוריהם או למקום בו הונפקו המסמכים המקוריים.

כדי להבטיח סנכרון וחלקות בפעילות הממשל הדו-שכבתי, פרסה מחלקת המדע והטכנולוגיה של העיר קאן טו 17 מערכות מידע, כולל מערכת ליישוב הליכים מנהליים המחברת 120 יחידות, 14 מחלקות, סניפים ו-103 קומונות ורובעים, עם 8,851 חשבונות (5,615 פקידים, 3,167 אזרחים, 69 מפעלים). אלפי הליכים מנהליים ברמת הקומונה והרובע של קאן טו חוברו לפורטל השירות הציבורי הלאומי.

מר נגו אן טין, מנהל מחלקת המדע והטכנולוגיה של העיר קאן טו, אמר כי אנשים מכל היישובים בעיר יכולים לבצע הליכים מנהליים בכל מרכז שירותים מנהליים ציבוריים על פי המודל "הלא טריטוריאלי".

התוצאות משני היישובים חאן הואה וקאן טו מראות כי טרנספורמציה דיגיטלית בשירותי המנהל הציבורי אינה רק מטרה, אלא הפכה לפעולה קונקרטית, המסייעת בבניית מנהל מודרני ושקוף המתמקד בשביעות רצון האנשים.

שימוש בטכנולוגיה ככלי מרכזי

על פי מידע מהסוכנות הלאומית לטרנספורמציה דיגיטלית, משרד המדע והטכנולוגיה, בשנים האחרונות, טרנספורמציה דיגיטלית במנהל הציבורי הפכה לתנועה נרחבת, אשר מיומנת על ידי מחוזות וערים רבות באמצעות תוכניות פעולה מפורטות. המוקד הוא על רפורמה בהליכים מנהליים, תוך שימוש בטכנולוגיה ככלי מרכזי להפחתת טרחה, הגברת השקיפות וקידום שביעות רצון הציבור.

אחד הצעדים החשובים הוא שמרכזי שירות רבים של המינהל הציבורי הקימו דלפקי מידע משלהם, מה שמקל על אנשים להתחבר ולהשתמש בפורטל הלאומי לשירות הציבורי. זוהי נקודת גישה מרכזית שבה אנשים יכולים לבצע את רוב ההליכים המנהליים, לעקוב אחר התקדמות הבקשה, לבצע תשלומים מקוונים ולהעריך את שביעות רצונם באמצעות התחברות אחת בלבד (Single-Sign-On).

יחד עם זאת, יישובים רבים פרסו יישומי טכנולוגיה כגון: מערכות תור אוטומטיות, מסכי מגע לחיפוש מידע, מחשבים המחוברים לאינטרנט וסורקי מסמכים לתמיכה בדיגיטציה של מסמכים.

בפרט, מקומות מסוימים בדקו והשתמשו בעוזרים וירטואליים ורובוטים של בינה מלאכותית כדי לסייע במענה על שאלות, להפחית את הלחץ על הצוות ולשפר את חוויית השירות הציבורי.

לא רק התמקדות בטכנולוגיה, יישובים שמים דגש גם על שיפור היכולות הדיגיטליות של אנשים. תנועת "חינוך דיגיטלי לעם" נפרסה באופן נרחב, עם קורסים מקוונים רבים, הוראות מפורטות כיצד להשתמש בשירותים ציבוריים מקוונים ודיגיטציה של רשומות. זה עוזר לאנשים, אפילו באזורים כפריים, מרוחקים ומבודדים, להתרגל בהדרגה לסביבה הדיגיטלית, תוך הגבלת התלות במדריכים ישירים.

מאמצים סינכרוניים אלה תרמו ליישום החלטה מס' 57-NQ/TW של הפוליטביורו הלכה למעשה, והפכו את "ממשל דיגיטלי" מרעיון למודל פעולה ספציפי ומעשי.

אנשים לומדים על תהליך ביצוע הליכים אדמיניסטרטיביים במרכז המנהל הציבורי של קהילת ג'יאו מין, במחוז נין בין. (צילום: תאי טואן/VNA)

עם זאת, משרד המדע והטכנולוגיה הצביע גם על אתגרים כגון ההבדלים בתשתיות, בציוד ובמערכות המידע בין יישובים שונים, במיוחד ברמת הקומונות והרובעים. מקומות רבים טרם סנכרנו פלטפורמות טכנולוגיות, מה שמקשה על חיבור נתונים.

המשרד ממליץ כי הרשויות המקומיות יתמקדו במספר פתרונות מרכזיים. בנוגע למערכת המידע, יש צורך לבחון ולמטב את תהליך הטיפול בהליכים מנהליים ברמה המחוזית; לפרוס טפסים אלקטרוניים אינטראקטיביים קלים לשימוש, להפחית את הניירת; להאיץ את התקדמות הדיגיטציה של רשומות; לחזק קשרים ולנצל נתונים ממאגרי מידע לאומיים, משרדים וסניפים.

בפרט, בניית מחסן נתונים אלקטרוני עבור ארגונים ויחידים תסייע בשימוש חוזר בנתונים, תצמצם משמעותית כפילויות בהליכים ותחסוך זמן לאנשים ולעובדי ציבור.

בנוגע לתשתיות וציוד, על ועדות העם של הפרובינציות לתאם עם הבנקים כדי לפתוח יותר נקודות כספומטים בקהילות מוחלשות, ולהבטיח של-100% מהקהילות והרובעים תהיה לפחות נקודת משיכת מזומנים אחת. בנוסף, ניתן יהיה לפרוס פתרונות פיננסיים חלופיים כגון נקודות משיכת מזומנים בסניפי דואר, תחנות בריאות, סוכני ViettelPay ו-VNPTPay כדי לענות על צרכי האנשים.

במקביל, יש צורך לבחון ולארגן באופן סביר את המתקנים והציוד ברמת הקהילה כדי להבטיח יעילות, למנוע בזבוז, לשפר את איכות השירות והמקצועיות של מרכז השירות של המינהל הציבורי.

מתוך גישה עקבית של התייחסות לאנשים ולעסקים כמרכז השירות, משרד המדע והטכנולוגיה ממליץ שכל יישוב, בהתאם לתנאים הספציפיים, יצטרך ליישם טכנולוגיות חדשות בגמישות, אך חייב להבטיח את עקרונות הסנכרון, השקיפות והנוחות המרבית לאנשים.

על פי הסוכנות הלאומית לטרנספורמציה דיגיטלית, כאשר פתרונות אלה ייפרסו באופן סינכרוני, מערכת המנהל הציבורי תפעל בצורה חלקה, שקופה ויעילה יותר. וחשוב מכך, היא בונה אמון חברתי, מחזקת את הקונצנזוס בין המדינה לעם, והופכת את המטרה של "ממשלה דיגיטלית, חברה דיגיטלית" למציאות.

(TTXVN/וייטנאם+)

מקור: https://www.vietnamplus.vn/cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-lay-cong-nghe-lam-cong-cu-then-chot-post1063132.vnp