לקדם דיגיטציה של רשומות ותוצאות של יישוב הליכים מנהליים

[מודעה_1]

דיגיטציה של רשומות ותוצאות של יישוב הליכים מנהליים (TTHC) היא אחת המשימות המרכזיות והחשובות בבניית ממשלה דיגיטלית, התורמת להיווצרות הדרגתית של מאגר ניהול נתונים אלקטרוני של ארגונים ויחידים בפורטל השירות הציבורי. בכך, מסייעת בשיפור יעילות מתן השירות הציבורי של סוכנויות מנהליות ממלכתיות, ויוצרת את התנאים הנוחים ביותר עבור ארגונים ויחידים לבצע TTHC במהירות ובנוחות.

פקידי משרד התחבורה במחלקה "המרכזית" של מרכז שירותי המינהל הציבורי המחוזי מבצעים דיגיטציה של רכיבי קבצים. צילום: דונג צ'ונג

לצד קידום יישום שירותים ציבוריים מקוונים לאורך כל התהליך, לאחרונה, משרד התחבורה ביצע דיגיטציה פעילה של רשומות ותוצאות של יישוב הליכים מנהליים כדי להאיץ את התקדמות יישוב ההליכים המנהליים עבור אנשים, לשפר את יעילות ניהול המדינה ולתרום לבנייה ועדכון של מאגר נתונים אלקטרוני של ארגונים ויחידים בפורטל השירות הציבורי המחוזי.

בממוצע, בכל יום, מחלקת ה"נקודת עצירה אחת" של משרד התחבורה במרכז השירות של המינהל הציבורי המחוזי מקבלת כ-140 תיקי הליכים מנהליים, כאשר 100% מהם עוברים דיגיטציה על ידי פקידים ועובדי מדינה בהתאם לתקנות.

החבר הא טי מין נגוייט, קצין במחלקת התחבורה הממונה על הנחיית וקבלת הליכים מנהליים במרכז השירות למנהל הציבורי המחוזי, אמר: "כאשר אנו מקבלים מסמכים מארגונים ומאזרחים, אנו בודקים ומצלמים כל סוג מסמך, ממירים אותו לעותק אלקטרוני ומשתמשים בחתימה דיגיטלית אישית כדי לחתום על העותק האלקטרוני. לאחר מכן המסמכים מופקים מהנתונים, מוקצה להם קוד תוצאת דיגיטציה ומאוחסנים במחסן ניהול הנתונים האלקטרוני."

עם הדיגיטציה של רישומי הליכים מנהליים, מיד לאחר קבלתם ודיגיטציה של הרישומים, יכולים פקידים לשלוח אותם למחלקות ייעודיות כדי להמשיך בצעדים הבאים של טיפול בהליכים מבלי להמתין עד סוף היום כדי להחזיר את המסמכים כבעבר. הודות לכך, זמן הטיפול בהליכים מנהליים עבור ארגונים ואזרחים מהיר יותר. בנוסף, רישומים דיגיטליים גם מסייעים בשיפור יעילות הניהול, ומגבילים את מצב האובדן והנזק.

כדי להבטיח את יישום משימת הדיגיטציה של רשומות ותוצאות של הליכים מנהליים, משרד התחבורה צייד את כל הציוד והמכונות; הצוות המדריך ומקבל הרשומות השתתף בהכשרה בנושא דיגיטציה של רשומות. מתוך הבנת החשיבות והיתרונות של דיגיטציה של רשומות ותוצאות של הליכים מנהליים, כל צוות שהוקצה לו משתדל תמיד לבצע את משימותיו היטב.

במאי 2021, לאחר שזיהתה את היתרונות של דיגיטציה של רשומות ותוצאות של יישוב הליכים מנהליים, פרסמה ועדת העם המחוזית את תוכנית מספר 131 בנושא "דיגיטציה של תוצאות של הליכים מנהליים תחת סמכותן של סוכנויות מנהליות ממלכתיות במחוז".

ביישום הנחיית הוועדה העממית המחוזית, כל הרמות, המגזרים והרשויות הצטיידו בדחיפות בציוד וארגנו הכשרה לצוות "נקודת עצירה אחת" בנושא דיגיטציה של תוצאות הליכים מנהליים. בששת החודשים הראשונים של השנה, כלל המחוז קיבל יותר מ-204 אלף רשומות הליכים מנהליים, שיעור הדיגיטציה של רשומות ותוצאות של הליכים מנהליים הגיע ל-79.63%; שיעור הרשומות עם תוצאות אלקטרוניות הגיע ל-70.95%.

על פי ההערכה בפורטל השירות הציבורי הלאומי, מדד הדיגיטציה של רישומי וין פוק הגיע ל-11.1 נקודות, גבוה ב-1.8 נקודות מהממוצע הארצי. למרות שהושגו תוצאות ראשוניות, קצב הדיגיטציה של רישומים ותוצאות הטיפול בהליכים מנהליים במחוז לא עמדו ביעדים שנקבעו בתוכנית מס' 131 של ועדת העם המחוזית; השימוש החוזר בתוצאות דיגיטציה של טיפול בהליכים מנהליים עדיין נמוך.

הסיבה לכך היא שחלק מהיחידות והיישובים לא היו נחושים בהכוונת הדיגיטציה של רשומות ותוצאות של יישובי הליכים מנהליים; הכלים לתמיכה בדיגיטציה לא הובטחו, ליחידות רבות אין מספיק חתימות דיגיטליות, חלק מהיחידות ברמת המחוז והקומוניה לא הבטיחו חתימה דיגיטלית על תוצאות יישובי הליכים (סריקת עותקים מודפסים בלבד). בנוסף, ארגונים ואזרחים עדיין לא נוהגים להשתמש בעותקים אלקטרוניים כדי להגיש רשומות שירות ציבורי מקוונות...

כדי להמשיך ולהאיץ את התקדמות הדיגיטציה של רשומות ותוצאות של יישוב הליכים מנהליים, פרסמה לאחרונה ועדת העם המחוזית תוכנית ליישום הפרויקט "יישום מנגנון הקצאת ספקי שירותי דואר ציבוריים להנחיית, קבלת, דיגיטציה של רשומות והחזרת תוצאות של הליכים מנהליים במחוז, שלב 1".

בנוסף, המחוז מורה לסוכנויות וליחידות המקבלות ומטפלות בהליכים מנהליים, ולוועדות העם של המחוזות והערים, לעמוד בקפדנות בהוראות הניצול והשימוש בתוצאות הטיפול בהליכים מנהליים במערכת המידע לטיפול בהליכים מנהליים של המחוז, תוך הבטחה שאנשים ועסקים לא יצטרכו לספק מחדש תוצאות דיגיטליות במערכת.

במקביל, שדרוג ציוד טכנולוגיית המידע כדי לשרת את מטרת הטרנספורמציה הדיגיטלית והטיפול בהליכים מנהליים, תוך התמקדות בדיגיטציה של רכיבי הרשומות ותוצאות הטיפול בהליכים מנהליים; חיזוק ארגון ההכשרה, האימון והטיפוח לשיפור היכולת, המיומנויות והמודעות של קאדרים, עובדי מדינה ועובדי ציבור בנוגע לעבודת הקבלה, הטיפול בהליכים מנהליים והשימוש החוזר בתוצאות הטיפול בהליכים מנהליים בפורטל השירות הציבורי המחוזי.

חיזוק התעמולה, ההפצה וההכוונה לאזרחים להגשת בקשות באופן מקוון בפורטל השירות הציבורי המחוזי, על מנת שיוכלו לעשות שימוש חוזר בתוצאות של הליכים מנהליים דיגיטליים קודמים.

לה מו

[מודעה_2]
קישור למקור