"נקודת עצירה אחת" חדשה עבור אנשי הואה: שינוי נקודות הגשת מועמדות - שינוי חשיבה ניהולית

פתרון הליכים אדמיניסטרטיביים (TTHC) ללא קשר לגבולות גיאוגרפיים הוא לא רק צעד קדימה בטכניקות אדמיניסטרטיביות, אלא גם שינוי מהותי בתפיסת הציבור. מנקודות קבלה קטנות בסניפי דואר, מתעצבת בהדרגה מערכת אקולוגית אדמיניסטרטיבית ידידותית, קרובה לאנשים.

אנשים מבצעים הליכים אדמיניסטרטיביים בסניף הדואר (צילום: נגוק מין)

אין עוד מחסומים גיאוגרפיים

מר פאן שואן טאן, המתגורר בפונג פו ברובע פונג דין, הביא את מסמכיו וניירותיו לסניף הדואר בהיסוס מסוים. בפעמים הקודמות, הוא פנה לעתים קרובות לוועדת העם של רובע פונג פו כדי לבצע הליכים מנהליים, אך הפעם היה שונה, הוא נתקע בעבודה במחוז ת'ואן הואה ולכן עצר בסניף הדואר כדי לעבד את זה. "זו הפעם הראשונה שהלכתי לסניף הדואר כדי לבצע הליכים מנהליים, לא ציפיתי שזה יהיה כל כך קל ומהיר, והתוצאות היו אמורות להגיע למקום מגוריי", אמר מר טאן.

סיפורו של מר טאן הוא מקרה טיפוסי שנהנה מהמודל של "פתרון הליכים מנהליים ללא קשר לגבולות מנהליים" שהעיר הואה הטמיעה זה עתה. מודל חדש זה מאפשר לאנשים להגיש נהלים מנהליים בכל נקודת קבלה, ללא קשר למקום מגוריהם או לרישום משק הבית שלהם, ולקבל את התוצאות בחזרה למיקום הנכון.

בקומונות וברובעים רבים, הוקמו מערכות של סוכני שירות ציבורי ממש בסניפי דואר תרבותיים קהילתיים קיימים, והפכו ל"זרוע מורחבת" לקירוב השירותים הציבוריים לאנשים. מר לה ואן דואי, קצין בדימוס ברובע אן דונג, מחוז ת'ואן הואה, היסס לבצע הליכים מקוונים משום שלא היה בקיא בטכנולוגיה. כעת הוא יכול ללכת לסניף הדואר הסמוך לביתו ולקבל הדרכה צעד אחר צעד מהצוות. "אני רק צריך להביא את המסמכים המקוריים, הם יעשו אותם דיגיטליים וישלחו לי אותם. יהיו לי את התוצאות בעוד כמה ימים", אמר מר דואי.

מודל זה אינו נס שהופיע לפתע. זוהי תוצאה של תהליך שיתוף פעולה אסטרטגי בין הוועד העממי של העיר הואה לבין תאגיד הדואר הווייטנאמי.

כזכור, במרץ, בטקס חתימת הסכם שיתוף הפעולה בין שני הצדדים, הדגיש סגן מזכיר ועדת המפלגה העירונית, יו"ר ועדת העם של העיר הואה, נגוין ואן פואנג: "זו לא רק העברת עבודה אדמיניסטרטיבית אלא גם נקודת מפנה לבניית ממשלה פרואקטיבית ומשרתת".

נכון לעכשיו, בעיר הואה יש 9 סניפי דואר עיקריים המקבלים בקשות ללא קשר למיקום, יחד עם 136 סוכני שירות ציבורי המכסים את כל הקומונות והרובעים. צוות סניפי הדואר לא רק מקבל בקשות נייר, אלא גם מנחה אנשים להגיש בקשות באופן מקוון בפורטל השירות הציבורי הלאומי או בפורטל השירות הציבורי העירוני. הבקשות עוברות דיגיטציה ומועברות במהירות לרשות המוסמכת לעיבוד, והתוצאות מועברות לאחר מכן לנמען.

הדבר המיוחד הוא שכל התהליך מאובטח ומנוהל באמצעות תוכנה ייעודית. לאחר השלמת הדיגיטציה, המסמכים המקוריים עדיין מועברים במצבם המקורי לגוף המנהלי. זה לא רק מבטיח חוקיות ושקיפות, אלא גם עוזר לסוכנויות המדינה להפחית את האחסון, להקל על החיפוש וחשוב מכל: לייעל את המנגנון, להפחית את הלחץ על עובדי המדינה במחלקה המרכזית.

בנוסף ליעילות המעשית, המודל יוצר גם שינוי תודעה משני הצדדים, העם והממשלה. אם בעבר אנשים פחדו מהליכים מסורבלים, כעת הם מתחילים לבטוח ולגשת באופן יזום לשירותים ציבוריים מקוונים. באשר לממשלה, במקום לעשות הכל, היא העבירה חלק לעסקים בעלי יכולת ומקצועיות, ובכך מתמקדת יותר בבקרה, קביעת מדיניות ושירות.

שנה את הגישה שלך

החדשנות בסגנון השירות של מודל זה אינה טמונה רק ב"הזזת נקודת הגשת המסמכים" אלא בשינוי הגישה כולה בניהול המדינה. במקום לאלץ אנשים לפנות לממשלה, הממשלה באה לעם. זוהי ביטוי חי של רוח "שירות הממשלה", אותה הדגיש ראש הממשלה פאם מין צ'ין שוב ושוב.

כדי שהמודל הזה באמת יתממש, החשוב הוא לא רק התהליך, אלא גם כיצד המודל מיושם מהשטח. הצוות בנקודות הקבלה מורכב בעיקר מפקידי דואר, אשר "נוגעים" ישירות באנשים. יש לאמן אותם, לא רק במיומנויות מקצועיות אלא גם במיומנויות הקשבה והסבר כדי ליצור תחושת אמון וידידותיות. בנוסף, מערכת טכנולוגיית המידע חייבת לפעול ביציבות, ולחבר בצורה חלקה בין רמות ומגזרים. אם רק חוליה אחת רופפת, אנשים עלולים להמתין ימים רבים נוספים, מה שיפחית את ביטחונם ברפורמה.

וכמובן, גם הרגלי האנשים צריכים זמן להשתנות. ללכת לדואר כדי לבצע הליכים אדמיניסטרטיביים במקום ללכת למחוז או לקומונה זה דבר חדש. אם האנשים רוצים להשתמש בשירות באומץ, הממשלה והיחידות הקשורות צריכות להמשיך לתקשר, להדריך וללוות באופן מתמיד. כאשר האמון ייבנה במלואו, המנהל הציבורי יהיה באמת קרוב יותר לאנשים מכל גבול גיאוגרפי אחר.

לדברי מר צ'ו קוואנג האו, המנכ"ל של תאגיד הדואר הווייטנאמי, הואה היא אחת הרשויות המיישמות מודל זה ברצינות ובאופן שיטתי. "אנו מחויבים לגייס משאבים מרביים, להבטיח אבטחת רשת ונתוני מידע. התיאום החלק עם רשויות העיר הואה יסייע למודל להיות לא רק תקין מבחינה טכנית אלא גם לעמוד בדרישות החברתיות", שיתף מר האו בטקס החתימה בין הוועדה העממית של העיר הואה לתאגיד הדואר הווייטנאמי במרץ.

נכון לעכשיו, 39 מחוזות וערים ברחבי הארץ העבירו חלק ממשימות המנהל הציבוריות שלהן לסניף הדואר. העיר הואה היא היישוב שתכנן את המודל כדי לחבר באופן הדוק בין סניף הדואר לסוכנויות המדינה, לא רק ברמת העיר אלא גם ברמת הקומונות והרובעים - צעד בר-קיימא בתהליך של טרנספורמציה דיגיטלית אמיתית.

לה טו (huengaynay.vn)

מקור: https://vnpost.vn/vi/hanh-chinh-cong/mot-cua-moi-cua-nguoi-dan-hue-doi-diem-nop-ho-so-doi-ca-tu-duy-quan-ly