חיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון בתהליך של ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית.

חל איסור מוחלט להחזיק, להעביר או להשמיד באופן בלתי חוקי מסמכים ומאגרי מסמכים; אסור לפגוע או לאבד מסמכים ומאגרי מסמכים במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון.

ב-19 במרץ 2025, פרסם משרד הפנים את הודעת הדו"ח הרשמי מס' 414/BNV-VTLTNN לוועדות העם של המחוזות והערים המרכזיות בנושא חיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון בתהליך ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית, בהתאם למסקנה מס' 127-KL/TW של הפוליטביורו.

חל איסור מוחלט להחזיק, להעביר או להשמיד באופן בלתי חוקי מסמכים ומאגרי מסמכים.

כדי להבטיח עבודה חלקה ורציפה של מסמכים וארכיונים, להבטיח ניהול בטוח של מסמכים לפני, במהלך ואחרי השלמת ארגון מחדש של המערכת הפוליטית בהתאם למסקנה מס' 127-KL/TW מיום 28 בפברואר 2025 של הפוליטביורו והמזכירות בנושא יישום מחקר והצעה להמשך ארגון מחדש של המערכת הפוליטית, תוך ביצוע האחריות לניהול מסמכים וארכיונים על ידי המדינה, משרד הפנים מבקש מיו"ר הוועדה העממית של המחוז או העיר המנוהלת באופן מרכזי להורות בדחיפות על יישום מספר משימות דחופות לחיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיונים בתהליך ארגון מחדש של מנגנון השלטון המקומי כדלקמן:

ראשית, יש לעמוד באופן מלא ותקין בתקנות החוק בנוגע למסמכים וארכיונים, תוך עמידה בדרישות הבאות:

ראשית, כל המסמכים ומסדי הנתונים שנוצרו במהלך פעילותן של סוכנויות וארגונים חייבים להיות מנוהלים באופן מרכזי, אחיד ומאובטח בהתאם לכל ארכיון; מסמכים ומסדי נתונים של כל סוכנות או ארגון חייבים להיספר ולאסוף בהתאם לארכיון של אותו סוכנות או ארגון.

שנית, הסוכנות או הארגון יסגרו את ארכיוניהם החל ממועד סיום הפעילות. הסוכנות או הארגון לא ינפיקו מסמכים מנהליים תחת סמכותם החל ממועד כניסתה לתוקף של החלטת הרשות המוסמכת על מיזוג או סיום הפעילות.

שלישית, לפני ובמהלך ההסדר הארגוני, יש להמשיך ולשמור מסמכים ומסדי נתונים בארכיונים של הארכיון ההיסטורי המחוזי וארכיון הסוכנות (או במקום בו הם נשמרים) של היחידה המנהלית לפני ההסדר.

רביעית, חל איסור מוחלט להחזיק, להעביר או להשמיד באופן בלתי חוקי מסמכים ומאגרי מסמכים; אסור לפגוע או לאבד מסמכים ומאגרי מסמכים במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון.

שנית, הארכיונים ההיסטוריים המחוזיים אחראים על קליטה ותיאום עם ראשי הסוכנויות, הארגונים והיחידות המנהליות על מנת להמשיך ולשמר באתר או לשמר באופן זמני את כל המסמכים הארכיוניים ומסדי הנתונים במחוז ולמסור מסמכים בהתאם לסמכות הניהול שלהם לסוכנויות, לארגונים וליחידות המנהליות החדשות לאחר ההסדר הארגוני.

שלישית, מסירת מסמכים ומאגרי מסמכים לאחר ביצוע הסידור הארגוני בהתאם להוראות החוק בנושא סמכות ניהול ארכיונים.

רביעית, יש ליישם בקפדנות תקנות חוקיות בנוגע לניהול ושימוש בחותמות ותעודות חתימה דיגיטלית לשירות הציבורי; להגן על סודות מדינה ולהבטיח את אבטחת המידע, המסמכים והנתונים בעת ביצוע משימות סטטיסטיות, אריזתם, מסירתם, שימורם ושימושם בתהליך ארגון מחדש של המנגנון.

הנפקת מסמכים המסדירים את רשימת קודי הזיהוי למסמכים, רשומות וסמלי טקסט של סוכנויות וארגונים חדשים

עבור ועדות העם של המחוזות והערים המנוהלות על ידי משרד הפנים, משרד הפנים ממליץ כי יו"ר ועדת העם המחוזית יהיה אחראי כראש יישום ניהול הארכיונים הממלכתי באזור, במסגרת תפקידיו וסמכויותיו; הבטחת בטיחותם של מסמכים ומאגרי המסמכים הנמצאים תחת סמכותם לניהולם, בהתאם להוראות החוק, לאורך כל תהליך ארגון מחדש של המנגנון.

להוציא בדחיפות את הנחיית יו"ר ועדת העם המחוזית לחיזוק ניהול מסמכים וארכיונים על ידי המדינה.

לפתח תוכנית לארגון מחדש של הארכיונים ההיסטוריים של המדינה ברמה המחוזית במסגרת הפרויקט לארגון מחדש של יחידות מנהליות בכל הרמות ולבניית מודל ארגון דו-שלבי של ממשל מקומי, ולהגישה לרשויות המוסמכות לצורך הערכה ויישום.

מיד לאחר השלמת הסידור הארגוני, יש לבצע באופן מיידי את המשימות הבאות:

ראשית, יש להוציא מסמך המסדיר את רשימת קודי הזיהוי עבור מסמכים, רשומות וסמלי טקסט של סוכנויות וארגונים חדשים תחת ניהולם.

שנית, להורות לראשי הסוכנויות והארגונים החדשים לקבל מסמכים ומאגרי מידע הנמצאים תחת סמכותם הניהולית; לראשי היחידות המנהליות החדשות לקבל מסמכים בחדרים ובמחסנים באזור הניהול המנוהלים באופן זמני על ידי הארכיון ההיסטורי המחוזי.

שלישית, להורות ליחידה המנהלת ומפעילה את המערכת ליישם פתרונות טכניים כדי להבטיח המשכיות והמשך פעילויות הנפקת מסמכים ויישוב עבודה של סוכנויות וארגונים תחת ניהולה.

רביעית, לכוון את פיתוח הפרויקטים והתוכניות לניהול ועיבוד הפעילות העסקית עבור מסמכים שנאספו בעבר.

חמישית, יש להבטיח משאבים לביצוע משימות פקידותיות וארכיוניות בצורה בטוחה וחלקה לפני, במהלך ואחרי הסידור הארגוני.

שישית, דווח על סטטוס היישום למשרד הפנים כדי שמשרד הפנים יסנתז וידווח לממשלה .

פרסום התוכנית ליישום הנחיית יו"ר ועדת העם המחוזית לחיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון.

עבור משרד הפנים, לייעץ ליו"ר ועדת העם המחוזית להוציא הנחיה לחיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון בתהליך ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית המקומית.

להוציא תוכנית ליישום הנחיית יו"ר ועדת העם המחוזית לחיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון בתהליך ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית המקומית.

הארכיון ההיסטורי המחוזי מקצה פקידים לארגון קבוצות עבודה לסוכנויות, ארגונים ויחידות כדי לקבל, לתאם שימור מסמכים באתר ולתחום את מסד הנתונים של המסמכים במערכת.

להורות לארכיון ההיסטורי המחוזי לנקוט באופן יזום צעדים לאיסוף רשומות שנשמרו לצמיתות ונערכו במלואן בסוכנויות ובארגונים המהווים את מקור המסמכים המוגשים לארכיון ההיסטורי המחוזי.

לייעץ ליו"ר ועדת העם המחוזית לארגן משאבים מספיקים כדי להבטיח את שלומם של מסמכים ומסדי נתונים של מסמכים בחדרים ובמחסנים שאושרו ונחתמו על ידי הארכיון ההיסטורי המחוזי עד למסירתם לסוכנות הניהול או הארגון האחראי לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

מיד לאחר השלמת הסידור הארגוני, יש לבצע באופן מיידי את המשימות הבאות:

לייעץ ליו"ר ועדת העם המחוזית לפרסם בהקדם רשימה של קודי זיהוי עבור מסמכים, רשומות וסמלי טקסט של סוכנויות וארגונים שהוקמו לאחר ארגון מחדש של המנגנון תחת ניהולו.

להגיש לוועדת העם המחוזית תוכניות ופרויקטים לניהול ועיבוד מסמכים של סוכנויות וארגונים לפני ארגון מחדש של המנגנון.

לתאם עם יחידת ניהול ותפעול המערכת לפיתוח תוכנית מסירה, לשילוב מסמכים ומסדי נתונים של מסמכים במערכת.

במידת הצורך, יש להתייעץ עם מחלקת הרישומים והארכיונים של המדינה בנוגע לתוכנית הניהול והעיבוד של בלוק המסמכים ומאגר המסמכים שנאספו לפני ארגון המבנה הארגוני.

להדריך ולענות באופן קבוע על שאלות של סוכנויות, ארגונים ויחידים בנוגע למסמכים וארכיונים לפני, במהלך ואחרי ארגון מחדש ארגוני.

אישור מסירת מסמכים ומאגרי מסמכים של סוכנויות וארגונים לפני ארגון מחדש של המנגנון

עבור ארכיונים היסטוריים מחוזיים, משרד הפנים ממליץ להסדיר פקידים שידריכו את הספירה, הסידור, האריזה, האיטום, אישור הנפח והמצב של מסמכי נייר ומסמכים על גבי נשאי מידע אחרים (אם קיימים), וקבלת ותיאום שימור באתר או שימור מרכזי זמני של מסמכים של סוכנויות וארגונים.

לתאם עם יחידת הניהול והתפעול של המערכת כדי לקבוע את מספר המסמכים הדיגיטליים ולתחום את מסד הנתונים של המסמכים במערכת של כל סוכנות, ארגון ויחידה מנהלית.

ערכו רשימה של כל המסמכים ומסדי הנתונים השמורים כעת בארכיון ההיסטורי המחוזי; המשיכו להבטיח את הבטיחות, השלמות והשימושיות של המסמכים ומסדי הנתונים בארכיון ההיסטורי המחוזי עד למסירת המסמכים ומסדי הנתונים לסוכנויות וארגונים מוסמכים לאחר ארגון מחדש של המבנה הארגוני.

סינתזת כמות ומצב המסמכים, מסד נתונים של המסמכים ודווחה למשרד הפנים כדי לדווח למשרד הפנים.

מיד לאחר השלמת הסידור הארגוני, יש לבצע באופן מיידי את המשימות הבאות:

נקודת המוקד מארגנת ומאשרת את מסירת המסמכים ומסדי הנתונים של סוכנויות וארגונים לפני ההסדר הארגוני לסוכנות או לארגון הניהול המוסמך לאחר ההסדר הארגוני.

לייעץ למשרד הפנים לפתח תוכניות ופרויקטים לניהול וטיפול במסמכים ובמאגרי המסמכים שנאספו על ידי סוכנויות וארגונים לפני ארגון מחדש של המנגנון.

לתאם עם סוכנויות וארגונים רלוונטיים כדי לארגן את יישום הפרויקטים והתוכניות לניהול ועיבוד מסמכים ומסדי נתונים שנאספו לפני ארגון מחדש של המנגנון.
איסוף קבצים בעלי תקופת שימור קבועה אשר עברו עריכה מלאה בעבר בסוכנויות ובארגונים המהווים את מקור המסמכים המוגשים לארכיון ההיסטורי המחוזי. במקרה שאין ארכיון ייעודי, הארכיון ההיסטורי המחוזי ייעץ למשרד הפנים לארגן חדרים ומחסנים כדי להבטיח את שלומם של המסמכים שנאספו במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון.

הירשמו לפתיחת חשבונות חדשים או פתיחה מחדש של חשבונות של ארגונים, מנהיגים ומזכירות במערכת כדי להבטיח הנפקה וקבלת מסמכים.

עבור ראשי סוכנויות, ארגונים ויחידות מנהליות, משרד הפנים דורש מראשי סוכנויות, ארגונים ויושבי ראש ועדות עם ברמות המחוז והקומונות להיות אחראים להבטחת בטיחות המסמכים ומאגרי המסמכים הנמצאים תחת סמכותם הניהולית, בהתאם להוראות החוק, במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון עד למסירת המסמכים ומאגרי המסמכים לארכיון ההיסטורי המחוזי ולסוכנויות וארגונים מוסמכים לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

להורות ליחידים וליחידים לאסוף ולארוז רשומות ומסמכים על עבודה שהושלמה ורשומות ומסמכים על עבודה שלא הושלמה (ליצור רשימה של עבודות שלא הושלמו של כל יחידה).

להקצות יחידות ואנשים לסנתז וליצור רשימה של עבודות לא גמורות של הסוכנות או הארגון; צרפו קבצים ומסמכים, ארוזים בנפרד ונאספים להגשה לארכיון הסוכנות.

לנהל את ארכיון הלשכה הסטטיסטית, לארוז מסמכים בארכיונים ולהדריך יחידות ואנשים פרטיים לאסוף ולארוז קבצים ומסמכים שלא הוגשו בארכיונים; לקבל קבצים ומסמכים מיחידות ואנשים פרטיים ולאסוף אותם בארכיונים ובחדרי אחסון מרכזיים ומחסנים. יש לשים לב, לאסוף בנפרד ולקיים רישומים ברורים עבור קבצים ומסמכים על עבודות שלא גמורות.

יש לארגן את המחסנים, הציוד ומשאבי האנוש הדרושים כדי להגן ולשמור בבטחה על מסמכים עד למסירתם לרשות או לארגון המוסמך לניהול לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

להנחות את היחידה המנהלת ומפעילה את המערכת הסטטיסטית כדי לאשר את מספר המסמכים ומסדי הנתונים של עבודה שהושלמה ולא הושלמה; לתחום נתונים במערכת או לחלץ אותם להתקני אחסון ולהבטיח את בטיחותם ושלמותם של מסמכים ומסדי הנתונים עד למסירתם לארכיונים ההיסטוריים המחוזיים או לסוכנויות וארגונים מוסמכים לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

יו"ר ועדת העם המחוזית ממנה את משרד הפנים לייעץ בנוגע לסידור מחסנים וציוד הכרחי לאיסוף ושימור מרכזי של מסמכים של סוכנויות מיוחדות תחת ועדת העם המחוזית; לארגן כוחות להגנה על בטיחות המסמכים עד למסירתם לסוכנות הניהול או הארגון המוסמך לאחר סידור הארגון.

מיד לאחר השלמת ההסדר הארגוני, ראש הסוכנות, הארגון או היחידה המנהלית החדשה צריך להורות באופן מיידי ל:

הרשמה לפתיחת חשבונות חדשים או פתיחה מחדש של חשבונות של ארגונים, מנהיגים ומזכירות במערכת כדי להבטיח הנפקה וקבלת מסמכים; הרשמה להנפקת חותמות ותעודות חתימה דיגיטלית עבור שירות ציבורי מיוחד בהתאם לתקנות.

לתאם עם הארכיון ההיסטורי המחוזי, יחידת ניהול ותפעול המערכת ויחידות ואנשים רלוונטיים כדי לקבל מסמכים ומסדי נתונים של מסמכים על עבודה לא גמורה תחת סמכותם הניהולית לצורך פתרון נוסף.

קבלת מסמכים, מאגרי מידע של מסמכים תחת סמכות ניהול ומסמכים בחדרים ובמחסנים באזור הניהול; תיאום עם הארכיון ההיסטורי לפיתוח תוכניות עיבוד עסקיות עבור בלוק מסמכים זה.

לספור, לאטום ולאחסן בבטחה מסמכים בארכיונים ובמחסנים של הסוכנות.

עבור ארכיוני הסוכנות, מחלקת ארכיוני הסוכנות או האדם שהוקצה לארכיון בסוכנות, בארגון או ביחידה יבצע את המשימות הבאות:

להורות ליחידות ולאנשים לאסוף ולארוז קבצים ומסמכים ולמסורם מראש לחדרי אחסון ומחסנים מרכזיים; להכין מחסנים ותנאים נחוצים לשמירה בטוחה על מסמכים שהתקבלו מיחידות ומאנשים.

לספור, לאטום ולשמור בבטחה מסמכים במשרד או בארכיון של הסוכנות או הארגון עד למסירת המסמכים לארכיון ההיסטורי המחוזי או לסוכנות או לארגון המוסמך לאחר ארגון מחדש של המבנה הארגוני.

לתאם עם יחידת הניהול והתפעול של המערכת הסטטיסטית כדי לאשר את מספר המסמכים ומסדי הנתונים של סוכנויות וארגונים במערכת.

קבלה ושמירה נפרדת של קבצים ומסמכים של עבודות לא גמורות בהתאם לרשימה.

להגיש או לאסוף, לארוז בנפרד רשומות שהושלמו בעבר ונשמרו לצמיתות כהכנות להגשה לארכיון ההיסטורי.

הגישו את המסמכים והקבצים הארוזים ואת רשימת העבודות הבלתי גמורות במצבן המקורי.

עבור עובדי מדינה, עובדי ציבור ועובדים, יש לאסוף ולארוז רשומות ומסמכים על עבודה שהושלמה ורשומות ומסמכים על עבודה שלא הושלמה; עבור עבודה שלא הושלמה, יש צורך לערוך רשימה ולציין בבירור: שם העבודה; שם האדם שהוקצה לטיפול בה; מספר המסמכים והחומרים הקיימים; מועד אחרון לטיפול (אם קיים).

שמור סטטיסטיקות של רשומות ומסמכים על עבודה שהושלמה ורשומות ומסמכים על עבודה שלא הושלמה במערכת; צור רשימה של רשומות עבודה או רשימה של מסמכים על עבודה שלא הושלמה במערכת.

יש להגיש את החבילה המקורית של מסמכים וקבצים ואת רשימת העבודה הלא גמורה במערכת לארכיון הסוכנות או היחידה, או לאדם האחראי על איסוף המסמכים במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון.

מיד לאחר השלמת הסידור הארגוני, יש לתאם באופן מיידי עם ארכיון הסוכנות והיחידה המנהלת ומפעילה את המערכת כדי למסור רשומות ומסמכים על עבודה שלא גמורה ליחידה או לאדם האחראי על המשך הטיפול בה.

סגירת חשבונות של ארגונים ויחידים עבור סוכנויות וארגונים המפסיקים את פעילותם מיד לאחר קבלת החלטה על ארגון מחדש ארגוני.

באשר ליחידה המנהלת ומפעילה את המערכת, משרד הפנים דורש לזהות ולתחום את היקף המסמכים ומסדי הנתונים במערכת בהתאם לכל חשבון של הסוכנות, הארגון והפרט; תוך קביעת היקף הנתונים, בהתבסס על רשימת העבודות הלא גמורות של היחידות והפרטים, ויצירת רשימת חשבונות של ארגונים ופרטים עם עבודה לא גמורה; הכנת תוכנית מסירה בהתאם להנחיות.

לאסוף ולדווח לוועדת העם המחוזית ולמשרד הפנים על מערכת קודי זיהוי המסמכים, קודי הקבצים וסמלי המסמכים המשמשים כיום במערכת, כדי לשמש כבסיס לקביעת קודי זיהוי מסמכים, קודי קבצים וסמלי מסמכים של סוכנויות וארגונים לאחר ארגון מחדש של המנגנון באופן מאוחד ומסונכרן, תוך הימנעות מכפילויות.

מיד לאחר השלמת הסידור הארגוני, יש לבצע באופן מיידי את המשימות הבאות:

עדכון מערכת קודי זיהוי המסמכים, קודי הקבצים וסמלי הטקסט של סוכנויות וארגונים חדשים כדי להבטיח שהמערכת תפעל בצורה חלקה.

פתיחת חשבונות עבור סוכנויות, ארגונים ויחידים חדשים, תוך הבטחת חיבור למסמכים ומסדי נתונים קשורים בעבר, על מנת להבטיח אי הפרעה בעיבוד העבודה במערכת.
לחלץ ולארוז מסמכים ומסדי נתונים של סוכנויות, ארגונים ויחידות לא פעילים ולמסור אותם לארכיון ההיסטורי המחוזי או לסוכנויות וארגונים מוסמכים לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

יש לגבש תוכנית לשימוש במסמכים ובמאגרי מידע במערכת כדי לשרת את הצרכים הדחופים של סוכנויות, ארגונים ויחידים במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון.
אנא עיינו בטקסט המלא של מסמך רשמי מס' 414/BNV-VTLTNN בקובץ המצורף:

[מודעה_2]
מקור: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987