ניהול קפדני של רשומות ומסמכים בעת עריכת סידורים.

בהתאם להנחיית יו"ר ועדת העם המחוזית, בעת יישום ההסדר והארגון מחדש, על הסוכנויות והיחידות לסגור את הארכיונים לפני מסירת הרשומות והמסמכים ליחידה החדשה. יש להגיש מסמכים בעלי ערך שימור קבוע למרכז הארכיונים ההיסטוריים, משרד הפנים, תוך 45 יום ממועד החלטת ההסדר. מסירת הרשומות והמסמכים חייבת לעמוד בהוראות בחוזר מס' 16/2014/TT-BNV של משרד הפנים .

חילופי שירותי ארכיון ברובע הונג טאן, עיר טויאן קוואנג .

עבור מסמכים הכפופים לארכיוני הסוכנות, היחידה הישנה אחראית על מסירתם ליחידה החדשה המקבלת את המטה להמשך ניהולם. במקרה שהיחידה החדשה לא מקבלת את המטה הישן, ניהול המסמכים יבוצע על ידי הגוף המקבל, אשר נושא ברוב הפונקציות והמשימות. יש לוודא שהקבצים והמסמכים, בעת מסירתם, מכילים את כל הרכיבים והתכולה כפי שנקבע.

בפרט, קבצים ומסמכים הקשורים לעבודה המטופלת, כולל קבצי נייר וקבצים אלקטרוניים, יועברו ישירות ליחידה החדשה להמשך עיבוד. הוועדה העממית המחוזית הטילה על חברת Tuyen Quang Telecommunications לתאם עם הסוכנויות הרלוונטיות להעברת נתונים אלקטרוניים ליחידה המקבלת, תוך הבטחה שלא יופרעו עבודות האחסון והתפעול.

משרד הפנים אחראי על ניטור וקידום יישום ניהול רשומות ומסמכים בהתאם לתקנות הנוכחיות. משרד המידע והתקשורת מנחה סוכנויות ויחידות בניצול נתוני טקסט ומסמכים מאוחסנים לאחר ארגון מחדש של המנגנון, ובמקביל תומך בהמרה בזמן של נתוני רשומות אלקטרוניות.

ראשי מחלקות, סניפים ויחידות חייבים ליישם זאת ברצינות כדי להבטיח המשכיות ושקיפות בניהול רשומות ומסמכים, ולתרום לשיפור היעילות התפעולית של המנגנון המנהלי לאחר סידור וארגון מחדש.

מקור: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html