Irányelvek a dokumentumok és iratok digitalizálásának egységesítéséhez a politikai rendszerben

A Tudományos és Technológiai Minisztérium kiadta a 7197/BKHCN-CĐSQG számú, 2025. november 29-i hivatalos közleményét, amely egységes iránymutatást nyújt a dokumentumok és iratok digitalizálására a politikai rendszerben. A dokumentum kiadásának célja a Tudományos, Technológiai Fejlesztési, Innovációs és Digitális Átalakítási Központi Irányító Bizottság által kijelölt feladatok végrehajtása, valamint a központi és helyi szintű ügynökségek számára a nemzeti digitális átalakulás folyamatában való egységes alkalmazás jogalapjának megteremtése.

Illusztrációs fotó

Az irányelvek a papír vagy archivált formájú iratok és dokumentumok digitális formába való átalakítására vonatkoznak a hatékony kezelés, tárolás és hasznosítás érdekében. A digitális iratok pontosságának, következetességének és biztonságának biztosítása érdekében a Tudományos és Technológiai Minisztérium 10 alapelvet határoz meg, amelyeket minden ügynökségnek és egységnek be kell tartania.

Ennek megfelelően a digitalizált dokumentumoknak biztosítaniuk kell az integritást, pontosan tükrözniük kell az eredeti tartalmat, és nem veszíthetik el jogi értéküket. A formátumoknak, az adatszerkezeteknek és a metaadatoknak meg kell felelniük a műszaki szabványoknak, biztosítva az adatok összekapcsolásának és megosztásának lehetőségét. A digitalizálásnak meg kell felelnie az információbiztonságra, az államtitkok és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírásoknak is. Minden szerkesztési és hozzáférési műveletet teljes mértékben nyomon kell követni. Ugyanakkor a nagy értékű vagy a közszolgáltatások irányítását és nyújtását közvetlenül szolgáló dokumentumok digitalizálása elsőbbséget élvez.

A dokumentum felvázolja a dokumentumkiválasztási folyamatot, a kockázatértékelést, a költségbecslést és a digitalizálási eljárásokat. Konkrétan:

1. Feljegyzések és dokumentumok kiválasztása: A digitalizálásra prioritást élvező dokumentumok közé tartoznak az állandó archívumok, a gyakran használt dokumentumok, a közigazgatási reformot szolgáló dokumentumok, illetve a közvetlen felhasználás során károsodás veszélyének kitett dokumentumok. Ezzel szemben azok a dokumentumok, amelyek már tartalmaznak digitális aláírással ellátott elektronikus dokumentumokat, ideiglenes dokumentumokat vagy olyan dokumentumokat, amelyek tárolási ideje lejárt, nem digitalizálhatók.

2. Kockázat- és költségértékelés: A dokumentumokat alacsony és nagyon magas kockázatú kategóriákba sorolják. A magas kockázatú dokumentumokat digitalizálás előtt szükség lehet restaurálásra, vagy akár nem is digitalizálják őket, csak az eredetit őrzik meg. Ezenkívül a digitalizálás költségeit (előkészítés, szkennelés, feldolgozás, tárolás, emberi erőforrások) gondosan fel kell mérni a befektetés hatékonyságának biztosítása érdekében.

3. 6 lépéses digitalizálási folyamat: A folyamat a következőket tartalmazza: előkészítés - számlálás - műszaki szabványok - szkennelés és OCR - metaadatok létrehozása - digitális aláírás - tárolás és biztonsági mentés - adatintegráció. Fontos, hogy a szkennelt képeknek legalább 300 dpi felbontásúnak kell lenniük, és TIFF/PNG formátumban kell menteni őket, a fő archívumnak PDF/A formátumúnak. A digitalizált dokumentumokat digitálisan aláírják, és egy olyan rendszeren tárolják, amely megfelel az információbiztonsági szabványoknak.

Az egységesség biztosítása érdekében az útmutató a DocCode azonosító struktúráját és fájlnevezését a CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT szabvány szerint határozza meg, segítve az ismétlődések elkerülését és a hosszú távú hasznosítást és kezelést.

Az egységes irányelvek kiadása a politikai rendszerben a nyilvántartások és dokumentumok digitalizálásáról nemcsak egyértelmű technikai és jogi keretet teremt, hanem hozzájárul az államigazgatás hatékonyságának javításához, az adatmegosztás előmozdításához és a nemzeti digitális átalakulás felgyorsításához is. Amikor a hivatalok és egységek szinkron módon és komolyan alkalmazzák ezeket a szabályozásokat, a digitalizációs folyamat professzionálisabbá, biztonságosabbá, gazdaságosabbá és fenntarthatóbbá válik. Ez fontos lépés egy modern, átlátható, adatalapú közigazgatás kiépítésében, amely a legkényelmesebb és leghatékonyabb módon szolgálja az embereket és a vállalkozásokat.

Forrás: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149