Szigorúan kezelje a nyilvántartásokat és a dokumentumokat a megállapodások megkötésekor.

A Tartományi Népi Bizottság elnökének utasítása szerint az átszervezés és átszervezés végrehajtásakor a hivataloknak és egységeknek le kell zárniuk a levéltárat, mielőtt átadnák az iratokat és dokumentumokat az új egységnek. A tartós megőrzési értékkel bíró dokumentumokat a rendezési döntés keltétől számított 45 napon belül be kell nyújtani a Belügyi Minisztérium Történeti Levéltárának Központjába. Az iratok és dokumentumok átadásának meg kell felelnie a Belügyminisztérium 16/2014/TT-BNV számú körlevelében foglalt utasításoknak.

Levéltári szolgáltatások cseréje Tuyen Quang város Hung Thanh kerületében.

Az ügynökségi irattárba tartozó dokumentumok esetében a régi egység felelős azok átadásáért az új egységnek a további kezelés érdekében, amely átveszi a központot. Abban az esetben, ha az új egység nem kapja meg a régi központot, a dokumentumkezelést az átvevő intézmény végzi, a funkciók és feladatok nagy részével együtt. Az átadott iratoknak és dokumentumoknak meg kell felelniük az előírt összetevőknek és tartalomnak.

Különösen a munkával kapcsolatos akták és dokumentumok, beleértve a papír alapú és az elektronikus fájlokat is, közvetlenül az új egységnek kerülnek átadásra további feldolgozásra. A Tartományi Népi Bizottság megbízta a Tuyen Quang Telekommunikációt, hogy koordinálja az illetékes szervekkel az elektronikus adatok átvevő egységbe történő továbbítását, biztosítva, hogy a tárolási és üzemeltetési munka ne zavartalanul történjen.

A Belügyi Minisztérium felelős az irat- és dokumentumkezelés hatályos szabályozásoknak megfelelő végrehajtásának ellenőrzéséért és ösztönzéséért. Az Információs és Kommunikációs Minisztérium az apparátus átszervezése után útmutatást nyújt a hivataloknak és egységeknek a szöveges adatok és az archivált dokumentumok hasznosításában, egyúttal támogatja az elektronikus iratadatok időben történő konvertálását.

A főosztályok, fiókok és egységek vezetőinek komolyan kell ezt megvalósítaniuk az iratok és dokumentumok kezelésének folytonosságának és átláthatóságának biztosítása érdekében, hozzájárulva az igazgatási apparátus működési hatékonyságának javításához az átszervezés és reorganizáció után.

Forrás: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html